Как извлечь уроки из управления проектами

Независимо от успеха или неудачи проекта, каждый процесс преподает уроки. Анализ, сбор и документирование уроков для будущего использования — это небольшой шаг к успеху и росту. В статье документируется разбивка этих уроков на компоненты для глубокого понимания.

Опыт — великий учитель. Уроки, полученные в управлении проектами, могут быть изучены и использованы теми же или другими менеджерами проектов, чтобы понять, чего следует избегать. Выводы или шаги уроков можно разделить на категории: Идентификация, Документирование, Анализ, Хранение и Извлечение.

Какие уроки извлечены в области управления проектами?

Уроки, извлеченные в управлении проектами, относятся к встречам с проблемами и решениям, которые кандидаты использовали для их решения. Каждый урок дает знания, которые можно обсуждать на сессиях и документировать, чтобы сделать их пригодными для использования. Отчет, созданный таким образом на сессии, одновременно обучая других, может быть распространен в целях применимости. Он также может включать разработку различных разделов на основе типов проблем и перечисление использованных решений и альтернатив.

Преимущества уроков, полученных в ходе управления проектами

Проблемы могут быть похожими или нет. Однако участники проекта могут использовать решение. В определенных сценариях решение может быть настроено или стать зацепкой, пробуждая творческую сторону сотрудников. Кроме того, оно поощряет желание совершенствоваться и двигаться дальше после неудач. Вместо этого научитесь исправлять или решать проблемы. Изменение отношения — это шаг к росту.

Анализ извлеченных уроков при планировании проекта помогает распознавать области неэффективности, лучше разделять обязанности команды и устанавливать лучшие практики. Отчеты об извлеченных уроках являются отличным способом отслеживать рост проекта и его участников.

Различные типы сеансов извлечения уроков

Уроки, извлеченные из управления проектами, зависят от разных отделов: метода анализа и их мышления. Это может относиться к причине неудачи проекта, к оглядыванию на возникшие проблемы или к вскрытию в конце проектов. Независимо от названий, каждая сессия стремится извлечь максимально возможные данные для будущего использования.

Получите профессиональную сертификацию в области управления продуктомПрофессиональная сертификация в области управления продуктомИзучите программу

5 шагов к усвоению полученного урока

Разделите полученные уроки на пять категорий, чтобы лучше их понять и использовать.

1. Определить

Состоя из трех шагов, необходимо распознать возможные области, извлечь уроки и найти возможности для улучшения и акцентирования внимания при управлении проектом.

Шаг 1: Отправьте опрос об извлеченных уроках

Этот шаг включает отправку правильно оформленной анкеты, разделенной на категории, чтобы извлечь максимально возможный обобщенный подход к возникшим проблемам и извлеченным урокам. Категории могут включать технические, коммуникационные, проектирование и строительство, бизнес-процессы, ресурсы, управление проектами, внедрение и тестирование. Подходящее время — во время проекта и сразу после его окончания, когда опыт свеж и находится в памяти. Затем собранную информацию можно дополнительно обобщить и организовать для лучшего использования. Комментарии и рекомендации участников — самая важная часть, полученная в ходе этого опроса.

Шаг 2: Запланируйте сессию по извлеченным урокам

Необходимо обеспечить, чтобы фасилитатор сессии, кто-то другой, не из проекта, был приглашен для комфортной сессии. Следующим по важности является подготовка к опросу. Фасилитатор несет ответственность за то, чтобы участники пересмотрели спецификации проекта. Кроме того, организатор сессии по извлеченным урокам должен сообщить подробности о месте и времени.

Шаг 3: Проведите анализ извлеченных уроков

Мозговой штурм и интерактивная сессия дадут плодотворный результат в выявлении извлеченных уроков. Помимо вопросов по категориям, три вопроса должны быть сосредоточены на:

• самые лучшие, легкие и самые дружелюбные впечатления
• худший, резистентный и тяжелый опыт
• как последнее можно улучшить.

2. Документ

Шаг 1 сгенерирует достаточно данных для курирования отчета об извлеченных уроках, включая данные всех участников, которые присутствовали или отсутствовали на последней сессии. Поэтому важно перепроверить точность отчета, распространив его среди каждого участника. Отчет может быть разных типов в зависимости от целевой аудитории. Окончательный отчет должен храниться и обобщаться на основе следующего формата.

Формат отчета об извлеченных уроках

Краткое изложение, содержащее обзор, краткие выводы, указывающие, что пошло не так и что было правильно, а также слабые стороны проекта, обзор извлеченных уроков, который предоставит участникам информацию о перспективах проекта, а также подробные рекомендации, полученные от каждого участника.

3. Анализировать

Анализ имеет решающее значение для получения максимального результата от всех усилий. Он приносит наибольшую пользу, если выполняется во время проекта, поскольку является ключом к улучшению и возвращению проекта в нужное русло. Конечный анализ в равной степени полезен, поскольку указывает на ошибки, которых следует избегать при планировании нового проекта.

4. Магазин

Уроки, полученные в управлении проектами, могут быть полезны для любого проекта, независимо от отделов. Поэтому доступ должен быть открыт для всех членов организации.

5. Извлечь

Возможность поиска по ключевым словам или правильная маркировка вместе с кратким подробным описанием проекта могут обеспечить правильное использование и извлечение документов с извлеченными уроками.

Изучите основные навыки эффективного лидерстваПрограмма принципов исполнительного лидерстваИзучите программу

Проблемы с извлечением уроков из проектов

Что касается подготовки отчета и будущего использования извлеченных уроков, оба процесса могут столкнуться с рядом проблем, которые мы обсудили вместе с возможными решениями.

Будущая реализация

Все проекты разные, и решения тоже. Однако, обращение за помощью и поиск яркого аккорда помогут в этой ситуации. Кроме того, будет лучше визуализировать картину в целом, а не фокусироваться на более мелких фрагментах проблемы.

Управление временем

При большом количестве участников проекта просмотр каждого опроса и подведение итогов утомительны. Это требует дополнительного времени и усилий. В таких ситуациях будет полезно задать критерии или факторы для фильтрации.

Организация

Независимо от того, установлены критерии или нет, организация имеет важное значение для облегчения поиска данных. В случае отсутствия установленных критериев организации настоятельно рекомендуется избегать создания беспорядка.

Обвинять

Извлеченные уроки могут прийти вместе с обвинениями. Фасилитатор должен устранить любые обиды и выдвинуть различные аспекты ситуации, чтобы получить честную обратную связь.

Как извлечь уроки из управления проектами

Лучший метод и время для фиксации извлеченных уроков — во время проектов. Режим может быть любым, либо опрос, либо собрание по извлеченным урокам. Он предпочтителен в текущих проектах, так как может предотвратить проблемы. Его можно определить заранее и решить в конечном итоге. Опрос может быть сосредоточен на состоянии прогресса, текущих трудностях и лучшем опыте, а также на потребности в дополнительных ресурсах. Встречи могут быть основаны на схожих темах, но эта возможность может быть использована для открытого и подробного взаимодействия между членами относительно их опыта и взглядов.

Как провести собрание по извлеченным урокам

Рассматривайте это как возможность для сплочения команды и убедитесь, что вы пересмотрели цели проекта. Сделайте это совместным сеансом, где каждый человек получает время, чтобы выдвинуть свои ценные предложения. Сессия обсуждения будет очень полезна для решения некоторых проблем или их перераспределения. Хозяин должен обеспечить критический анализ обсуждаемых моментов для дальнейшего укрепления проекта и его участников. Кроме того, обязательными для обсуждения темами должны быть достижения, неудачи и требования к распределению для дальнейшего успеха проекта.

Как написать отчет об извлеченных уроках в управлении проектами

Следуйте указанным шагам, чтобы написать эффективный отчет с учетом различных требований.

Определите аудиторию для вашего отчета

Фокус отчета будет зависеть от целевой аудитории. Проблемы, с которыми сталкиваются участники проекта, не будут иметь значения для заинтересованных сторон, которые скорее ожидали бы более широкой картины. Сложность и техничность также будут определяться уровнем аудитории, что потребует различных фреймворков для каждого отчета.

Определите свою аудиторию

Категоризируйте опросы и результаты интерактивных сессий на основе отчетов для различных целевых аудиторий. Предоставьте аудитории требуемый материал соответствующим образом.

Обобщение извлеченных уроков

Убедитесь, что резюме включает сильные и слабые стороны. Попросите дать предложения и как их можно использовать, чтобы получить более реалистичные мнения.

Распространить и сохранить отчет

Распространение необходимо для использования предложений и упорной работы по созданию отчета. Хранение должно быть централизованно доступно.

Как поделиться полученными уроками?

На основе целевой аудитории должно быть создано несколько отчетов. Обмен должен осуществляться соответствующим образом. Однако в случае создания только одного отчета можно использовать другую перспективу для разделения информации.

Знай свою аудиторию

При написании и распространении отчета поймите, что значимость зависит от проблем в целом и их сложности. Заинтересованным сторонам нужен проект в целом с акцентом на финансовую часть проекта, достижение целей и задач. Однако члены команды будут озабочены ежедневными проблемами, касающимися ресурсов, инструментов, гибкости сроков, командной коммуникации и сплоченности, управления стрессом и общего успеха проекта. Убедитесь, что они знают результаты своих усилий, чтобы поощрить их.

Храните отчеты в центральном репозитории

Отчеты могут быть централизованно доступны через хранилище на диске или в облаке с возможностью простого извлечения.

6% рост рабочих мест в сфере ПМ к 2024 году – Upskill NowUMass PCP Project ManagementИзучить курс

Создайте список уроков проекта

Описание составляющих поможет определить значимость проекта и отчет на основе текущих ситуаций. Это даст обзор и будет подходящим для обмена между членами организации.

Каковы примеры уроков, извлеченных в ходе проекта?

Поскольку проект обрабатывается и работает над ним каждый участник, каждый из них получает определенные уроки. Они различаются для отдельных лиц в зависимости от их ответственности и положения. Например, менеджеры проектов узнают о последствиях четкой коммуникации, поддержки, оказываемой команде, и значимости похвалы. Члены команды знают, как важно принимать и следовать советам, регулярно обновлять свой статус и улучшать рабочее место. Уроки, извлеченные для роста и успеха компании, являются требованием определенных целей и ожиданий, анализа рисков и необходимости повышать квалификацию команды.

Почему извлеченные уроки важны в управлении проектами?

Прошлые ошибки — лучшие учителя. Избегание вероятных точек падения и путей, которые могут привести к снижению эффективности, вносит значительный вклад в успешность проекта и компании. Чтобы извлечь уроки из такого опыта, крайне важен сводный документ, содержащий глубокий анализ предыдущих проектов. Крайне важным является разделение отчетов на основе уровня пользователя.

Лучшие практики для извлеченных уроков в управлении проектами

Самый эффективный метод усвоения извлеченных уроков — чаще планировать встречи, а также собирать и документировать выводы организованным образом. Сделайте обязательным рассмотрение прошлых уроков вместе с командой. Избегайте обвинений в неправильных действиях, поскольку всегда есть другая точка зрения на фактическую первопричину. Если кто-то несет ответственность, просветите его с помощью корректирующих действий вместо того, чтобы делать его виновным.

Сделать карьеру в управлении проектами еще никогда не было так просто! Запишитесь на нашу программу последипломного образования по управлению проектами, чтобы начать сегодня!

Заключение

Уроки, полученные в управлении проектами, являются отличным способом обеспечить успех для отдельных лиц, команд, проектов и компаний. Это объединенные усилия, требующие немного упорной работы. Однако в долгосрочной перспективе преимущества документирования этого процесса многочисленны и достойны. Изучите все навыки и концепции управления проектами на нашем курсе сертификации PGP Project Management. Посещайте интерактивные онлайн-занятия, мастер-классы от UMass Amherst, тематические исследования Harvard Business Publishing и выпускные проекты. Зарегистрируйтесь сегодня!