Как использовать отслеживание встреч в Outlook, чтобы узнать, кто их принял

Microsoft Outlook позволяет организаторам собрания просматривать список людей, принявших приглашение на собрание. Это означает, что вы можете использовать отслеживание собраний Outlook, чтобы просмотреть список всех, кто ответил на ваше собрание, и в большинстве случаев вы можете увидеть, кто принял собрание, даже если вы не являетесь его организатором.

Мы рассмотрим, как ответы на собрания работают в Outlook и как просматривать отслеживание участников собрания в браузере, настольной и мобильной версиях, чтобы вы могли видеть, кто принял приглашение на собрание в Outlook.

Следует ли вам отправить ответ?

Получив приглашение на собрание, вы можете выбрать «Принять», «Под вопросом» или «Отклонить». Какой бы ответ вы ни выбрали, вы можете выбрать:

• Отредактируйте ответ перед отправкой
• Отправить ответ сейчас
• Не отправлять ответ

Если вы выберете третий вариант, то организатор встречи не получит электронное письмо с вашим ответом. Однако это не обязательно означает, что ваш ответ не будет отслеживаться. Если вы используете Outlook для Mac, Outlook в Интернете, Outlook для iOS или Outlook для Android, ваш ответ все равно будет отслеживаться, даже если вы выберете «Не отправлять ответ».

Кроме того, если вы являетесь пользователем Microsoft 365 и решаете принять, предварительно принять или отклонить приглашение на собрание без отправки ответа, организатор собрания и другие участники, которые являются пользователями Microsoft 365, по-прежнему смогут видеть ваш ответ.

Microsoft для Windows – исключение. Если вас пригласили на собрание и вы выбрали «Не отправлять ответ», то ни организатор собрания, ни другие участники не смогут просмотреть ваш ответ на приглашение. Хотя, возможно, так будет ненадолго. Microsoft сообщает: «Мы планируем обновить это поведение и в Outlook для Windows, но пока не назначили ожидаемую дату выпуска».

Наконец, имейте в виду, что если собрание было организовано пользователем Microsoft 365, список приглашенных и их ответы можно просмотреть в любом приложении Outlook, кроме Outlook для Android. Ответы нельзя просмотреть в приложения, не относящиеся к Outlook.

Как использовать отслеживание собраний Outlook в браузере

Выполните следующие действия, чтобы просмотреть ответы на собрание в Outlook в Интернете.

1. Перейдите к outlook.office.com и войдите под своим именем пользователя и паролем.
2. Щелкните значок календаря слева.

3. Выберите дату встречи, которую вы хотите отслеживать.

4. Выберите конкретную встречу, ответы на которую вы хотите получить.

5. Во всплывающем окне информации о собрании щелкните значок «Просмотр мероприятия» с диагональной стрелкой.

6. В расширенном представлении мероприятия вы увидите информацию о том, кто организовал встречу и как приглашенные ответили.

7. Разверните каждую категорию, щелкнув значок>, чтобы увидеть отдельные ответы.

Как уже упоминалось, если вы являетесь пользователем Microsoft 365, описанные выше действия должны работать независимо от того, являетесь ли вы организатором собрания или нет.

Стоит отметить, что нет хорошего способа скопировать список ответов из Outlook в Интернете. Для этого вам понадобится настольное приложение Outlook.

Как использовать отслеживание собраний Outlook в настольном приложении

Пользователи большинства настольных версий Outlook могут выполнить следующие действия, чтобы узнать, кто принял приглашение на собрание в Outlook. Как уже отмечалось, это будет работать, только если вы являетесь организатором встречи.

1. Откройте Outlook и выберите календарь на панели навигации Outlook.

2. Выберите в календаре интересующую вас встречу.
3. Выберите вкладку «Встреча» или «Встреча».

4. Выберите “Отслеживание”.

5. Если собрание повторяется, выберите просмотр отслеживания для собрания или всей серии.

6. Вы увидите список приглашенных на встречу и их ответы.

7. Если вы хотите распечатать список ответов или вставить их в другое место, щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с пунктом «Отслеживание» на вкладке «Собрание» и выберите «Копировать статус в буфер обмена».

8. Теперь вы можете вставить (Ctrl + V) информацию отслеживания в документ, например Word или Excel, для печати или вставить в любое другое место, например в сообщение электронной почты или чата.

Хотя настольное приложение Outlook для Windows немного неуклюже и менее гладко, чем его онлайн-версия, возможность легко копировать информацию отслеживания встреч – хорошая функция.

Как узнать, кто принял приглашение на собрание в Outlook для мобильных устройств

Когда вы в пути, вы все равно можете проверить, кто принял приглашение на собрание, с помощью приложения Outlook для вашего мобильного устройства.

1. Запустите приложение Outlook.

2. Выберите календарь.

3. Выберите встречу в календаре.
4. В разделе «Участники» вы увидите список людей, которые приняли приглашение на собрание.

5. Если на собрании много участников, вы можете увидеть ссылку «Просмотреть всех участников».

6. Щелкните ссылку Просмотреть всех ### участников, чтобы просмотреть список всех участников, отсортированных по ответам (принято, предварительно, отклонено).

Как изменить то, что Outlook делает с ответами на собрания

Организаторы собраний, использующие Outlook для Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 и Outlook 2013, могут изменить способ обработки ответов на собрания в Outlook. Вы можете выбрать, чтобы ответы на собрания не попадали в ваш почтовый ящик. Ответы на собрания по умолчанию пропускают ваш почтовый ящик, но вы можете изменить это поведение, если хотите.

1. В Outlook выберите Файл> Параметры.

2. В окне параметров Outlook выберите Почта.

3. Если в разделе «Отслеживание» установлен флажок «Автоматически обрабатывать приглашения на собрания и ответы на приглашения и опросы», то ответы на собрания не будут отображаться в вашем почтовом ящике, если приглашенный не добавил комментарий к своему ответу. Информация об отслеживании встречи будет обновлена ​​соответствующим образом. Если вы снимите этот флажок, вы будете получать сообщение в своем почтовом ящике каждый раз, когда участник обновляет свой ответ.

4. Точно так же вы можете установить флажок Обновить информацию отслеживания, а затем удалить ответы, не содержащие комментариев. Встреча будет обновляться всеми полученными вами ответами, а сами ответы будут удалены, если они не содержат никаких комментариев.

Как видите, просто настроив несколько различных параметров, вы можете заставить Outlook делать именно то, что вы хотите, с ответами на собрания и информацией для отслеживания.