Как использовать Microsoft Outlook для управления проектами или группами

Существует множество приложений для управления проектами и командами, от Канбан-доски к приложения для совместной работы. Если вы уже используете Microsoft Office, вы можете воспользоваться многими встроенными функциями, чтобы организовать себя и свою команду в Outlook.

Вы можете раскрасить электронные письма и превратить сообщения в задачи при планировании проекта. Если вы работаете в команде, вы можете создавать и назначать задачи и создавать группы. Чтобы использовать эти функции вместе с другими, вот несколько предложений, советов и шагов по использованию Microsoft Outlook в качестве инструмента управления проектами.

Классифицировать входящие электронные письма

Одна из самых простых, но наиболее полезных функций, которые вы можете использовать при управлении проектом, — это цветовое кодирование ваших электронных писем. После того, как вы настроили категории Outlook, вы можете назначать их электронным письмам, что выделяет их в папке «Входящие». Кроме того, вы можете создавать правила для автоматического назначения категорий, если хотите.

Вы можете создавать категории для того, что имеет наибольший смысл. Некоторые предложения включают категорию для каждого проекта, клиента или отдела.

1. Перейдите на вкладку «Главная» Outlook и откройте меню «Категоризация» в группе «Теги». Затем выберите «Все категории».

2. Вы заметите несколько готовых категорий, которые представляют собой просто цвета в качестве названий категорий. Вы можете отредактировать одно из них, чтобы использовать более значимое имя. Выберите категорию, нажмите «Переименовать» справа, введите новое имя и нажмите Enter, чтобы сохранить его.

3. Чтобы создать новую категорию, выберите «Создать» справа. Введите имя, выберите цвет, при необходимости добавьте сочетание клавиш и нажмите OK, чтобы сохранить его.

Чтобы назначить категорию сообщению электронной почты, выполните одно из следующих действий:

• Выберите «Категория» на вкладке «Главная» и выберите ту, которую вы хотите использовать.
• Щелкните правой кнопкой мыши, перейдите к Категоризировать и выберите один из них во всплывающем меню.

Затем вы увидите категорию рядом с электронным письмом в папке «Входящие», а также над сообщением в отдельном окне.

Превратите электронные письма в задачи

Особенно полезным способом управления проектом в Outlook является превращение электронных писем в задачи. Вы можете получить запрос на обновление статуса проекта для ваших стейкхолдеров или на отправку документов члену команды. Поместив это сообщение в свой список задач, вы сможете выполнить его под рукой.

Чтобы быстро превратить электронное письмо в задачу, просто выполните одно из следующих действий:

• Щелкните правой кнопкой мыши сообщение в папке «Входящие», перейдите к пункту «Переместить» и выберите папку задач во всплывающем меню.
• В окне сообщения выберите «Переместить» на ленте и в раскрывающемся меню «Переместить» выберите папку задачи.
• Перетащите сообщение из папки «Входящие» на значок «Задачи» в левой панели навигации.

Для дополнительных опций при превращении электронного письма в задачу вы можете использовать следующий метод.

1. Удерживая правую кнопку мыши, выберите электронное письмо, а затем перетащите его на значок «Задачи» слева и отпустите.
2. Вы увидите варианты копирования электронной почты как задачи с текстом, копирования ее как задачи с электронной почтой в качестве вложения или перемещения электронной почты как задачи с вложением.

3. Выберите один из этих вариантов, и все готово. Вы также можете выбрать «Отмена», если передумаете.

Затем в любое время выберите значок «Задачи Outlook», чтобы просмотреть список дел.

Создание и назначение задач

Помимо превращения электронных писем в задачи для себя, вы можете создавать задачи и назначать их в Outlook. Это удобно, если вы решили делегировать задачу, а не решать ее самостоятельно, или если вы хотите получать отчеты о состоянии задачи, которые можно отправить одним щелчком мыши.

1. Выберите значок «Задачи» слева или «Новые элементы» > «Задача» на вкладке «Главная» и создайте новую задачу, как обычно. Кроме того, вы можете использовать описанные выше шаги, чтобы превратить электронное письмо в задачу.

2. Заполните все сведения о задаче, включая тему, дату начала и выполнения, приоритет и подробности. Когда будете готовы, перейдите на вкладку «Задача» и выберите «Назначить задачу» в разделе «Управление задачей» на ленте.

3. Это обновит окно задачи, чтобы включить строку «Кому» для добавления исполнителя. Введите их имя или адрес электронной почты или используйте кнопку «Кому», чтобы выбрать их из своей адресной книги.

4. При желании вы можете установить флажки, чтобы сохранить обновленную копию задачи в своем списке и получать отчет о состоянии, когда задача будет выполнена.

5. После того, как все будет готово, выберите «Отправить», чтобы отправить задачу исполнителю.

Когда они получают задачу по электронной почте, они просто добавляют ее в свой собственный список задач.

Они могут использовать поля «Статус» и «Процент выполнения» в задаче по мере ее выполнения и могут выбрать «Отправить отчет о состоянии» на вкладке «Задача», чтобы предоставить вам обновленный статус по электронной почте.

Настройте контактную группу

Когда вы работаете с командой, создание списка рассылки, или контактную группу, экономит ваше время. Вместо того, чтобы добавлять каждого члена команды в электронное письмо, событие календаря или задачу, вы просто добавляете группу.

1. Выберите значок «Люди» в левой панели навигации.
2. Перейдите на вкладку «Главная» и выберите «Новая группа контактов» в разделе «Создать» на ленте.

3. Введите название группы вверху. Затем выберите «Добавить участников» в разделе «Участники» и выберите «Из контактов Outlook», «Из адресной книги» или «Новый контакт электронной почты».

4. При использовании первых двух вариантов открывается новое окно, в котором вы выбираете контакт и используете кнопку «Участники», чтобы добавить их. Продолжайте этот процесс, пока у вас не будут все участники, и нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить.

5. Затем вы увидите список членов вашей группы и сможете добавить других, если это необходимо. Выберите Сохранить и закрыть, чтобы завершить процесс и сохранить группу.

Чтобы использовать созданную вами группу в адресной строке электронного письма или в качестве приглашенных на мероприятие, начните вводить название группы и выберите его из предложенных вариантов или используйте кнопку «Кому», чтобы найти и выбрать группу.

Поделиться календарем

Хотя вы можете настроить отдельный групповой календарь в Outlook, вы можете просто поделиться своим собственным календарем. Это полезно для члена команды, который выступает в качестве вашей резервной копии или соруководителя ваших проектов.

1. Выберите значок календаря слева, а затем выберите календарь с помощью панели папок.
2. Перейдите на вкладку «Главная» и выберите «Поделиться календарем» в группе «Управление календарями». Выберите календарь.

3. На вкладке «Разрешения» с помощью кнопки «Добавить» выберите контакт, с которым хотите поделиться.

4. Найдите контакт, выберите «Добавить» и нажмите «ОК». Затем выберите «Может просматривать» или «Может редактировать» в зависимости от разрешений, которые вы хотите разрешить.

5. Выберите «Применить», а затем «ОК», чтобы поделиться своим календарем.

Ваш получатель должен получить электронное письмо о том, что вы делитесь с ним календарем. Они могут согласиться видеть ваш календарь в своем списке календарей Outlook.

Управляйте своими папками

Папки в Outlook такие же, как те, которые вы используете на своем компьютере; они дают вам простые способы организовать ваши предметы. У вас есть несколько отличных способов управления папками Outlook для вашего проекта или команды.

Откройте панель папок в левой части папки «Входящие». Затем вы можете расширить учетную запись, если у вас их несколько, чтобы просмотреть все папки в ней.

Создайте новую родительскую папку или подпапку

Рассмотрите возможность создания папки для каждого проекта или по одной для каждого клиента или члена команды, чтобы все было организовано.

Щелкните правой кнопкой мыши учетную запись или текущую папку, выберите «Новая папка» и дайте ей имя.

Сортируйте подпапки

Если у вас есть родительская папка с множеством подпапок, вы можете быстро найти нужную, отсортировав их. Щелкните правой кнопкой мыши родительскую папку и выберите Сортировать вложенные папки от А до Я.

Добавить папку в избранное

Раздел «Избранное» находится в верхней части панели папок. Когда вы скроете эту панель, вы увидите избранное на панели слева. Оба они дают вам быстрый доступ к часто используемым папкам.

Либо щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите «Добавить в избранное», либо перетащите папку в раздел «Избранное» в верхней части панели папок.

Показать количество непрочитанных элементов

Вы можете отобразить общее количество непрочитанных элементов для папки прямо в этой папке на панели. Это удобно, если вы автоматически отправляете электронные письма в папки, потому что вы можете быстро обнаруживать новые сообщения.

1. Щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите «Свойства».
2. Откройте вкладку «Общие» и выберите «Показать количество непрочитанных элементов».
3. Выберите «Применить» и «ОК», чтобы сохранить изменения.

Если вы предпочитаете видеть все элементы, выберите вместо этого Показать общее количество элементов.

Автоматизируйте общие действия

Как упоминалось выше, вы можете выполнять автоматические действия в Outlook. Это включает в себя перемещение электронных писем в папки, пересылку сообщений и пометку важных элементов. Каждый из них может помочь не только вам оставаться на вершине вашего почтового ящика, но и вашего проекта или команды.

Создание правил Outlook

У нас есть полное руководство по созданию правил в Outlook для Windows, Mac и в Интернете, которое вы можете проверить, поэтому здесь мы рассмотрим один пример, полезный для управления проектами. Вы можете автоматически перемещать электронные письма в папку, как указано выше. Кроме того, вместо того, чтобы создавать правило с нуля, вы можете основывать его на полученном электронном письме.

1. Выберите электронное письмо и либо щелкните правой кнопкой мыши, перейдите к «Правилам» и выберите «Создать правило», либо выберите «Правила» на вкладке «Главная» и выберите «Создать правило».

2. Вы увидите основные условия для электронного письма вверху. Вы можете основывать правило на отправителе, теме или адресе. Выберите одно или несколько условий, которые вы хотите использовать.

3. В области Выполните следующие действия установите флажок Переместить элемент в папку. Затем используйте кнопку «Выбрать папку», чтобы выбрать папку.

4. Нажмите OK, когда закончите, и ваше новое правило будет готово к работе. Всякий раз, когда приходит электронное письмо на основе выбранных вами условий, оно автоматически перемещается в выбранную вами папку.

Создать быстрые шаги

Еще один замечательный инструмент автоматизации в Outlook называется Quick Steps. С помощью Quick Steps вы можете выполнить действие с электронным письмом одним щелчком мыши. Как вы понимаете, это огромная экономия времени.

Вы можете настроить Quick Steps для таких вещей, как перемещение, категоризация или пересылка электронной почты. В качестве примера мы настроим Quick Step, чтобы пометить электронное письмо для последующих действий завтра.

1. Перейдите на вкладку «Главная» и выберите стрелку «Дополнительно» (нижняя стрелка) в поле «Быстрые действия». Выберите «Новый быстрый шаг» > «Пользовательский».

2. В поле «Редактировать быстрый шаг» дайте ему имя вверху. Затем откройте раскрывающееся меню «Выберите действие» и выберите «Отметить сообщение».

3. В следующем раскрывающемся меню выберите Завтра. Вы можете выбрать другой вариант, например «Сегодня» или «На следующей неделе», или если хотите.

4. Выберите «Готово», чтобы сохранить быстрый шаг.

Чтобы использовать Quick Step, выберите сообщение электронной почты, перейдите на вкладку «Главная» и выберите его в поле «Быстрые действия» или щелкните правой кнопкой мыши, перейдите к «Быстрые шаги» и выберите его во всплывающем меню.

Вот и все. Вы только что одним щелчком мыши пометили электронное письмо для последующей обработки завтра.

Надеемся, что эти предложения помогут вам управлять своим следующим новым проектом или даже вашей командой в Outlook. Чтобы узнать больше, узнайте, как добавить Microsoft Teams в Outlook, чтобы упростить присоединение к собраниям или планирование собраний.