Как использовать Google Forms для отслеживания расходов

Отслеживание расходов жизненно важно, если вы работаете с бюджетом или вам нужно знать, куда направляются ваши деньги. Google Forms — это бесплатный инструмент для создания форм, который отлично работает как средство отслеживания расходов.

Формы Google сильно настраиваемы, поэтому, хотя их также можно использовать в качестве опроса, инструмента RSVP, формы контакта, формы регистрации продукта или любой другой формы вопроса / ответа, вы можете превратить его в специальный трекер расходов, выбрав вопросы, связанные с расходами. ,

Система отслеживания расходов Google Forms может отслеживать все, что вы хотите в отношении транзакции, и, поскольку она прекрасно работает с телефона, вы всегда будете иметь ее с собой.

Вы можете прекратить сохранять квитанции или пытаться расшифровать платеж по вашей кредитной карте; просто потяните средство отслеживания расходов сразу после того, как потратите деньги, чтобы записать все важные детали и отправьте их в электронную таблицу, которую вы сможете просмотреть позже.

Совет: см. Наш список лучшие приложения для бюджетирования и отслеживания расходов для некоторых других способов отслеживать расходы. Они не так настраиваемы, как Google Forms, но у них есть свои преимущества.

Решите, что отслеживать

Идея отслеживания расходов заключается в том, чтобы следить за тем, на что вы тратите свои деньги, поэтому есть несколько основных деталей, которые необходимо включить в форму. Но в зависимости от того, что вы хотите отслеживать, вам могут понадобиться дополнительные поля в форме.

Вот несколько примеров того, что вы можете отслеживать:

• Цена: сколько стоит эта сделка?
• Магазин: Где вы тратите деньги?
• Описание: На что вы тратите деньги?
• Категория: Какой тип покупки (развлечения, еда, счета и т. Д.)?
• Используемый способ оплаты: как вы платите за него (какая карта / банк / приложение)?
• Кто управлял расходом: если несколько человек используют форму
• Примечания: какие-либо дополнительные примечания, которые вам нужно сделать?

Принимая решение о том, что включать в систему отслеживания расходов Google Forms, имейте в виду, что вы хотите, чтобы поля были максимально широкими, чтобы они могли применяться ко всему, что вы покупаете. Вам не обязательно нужно поле, в котором задается вопрос о том, какую еду вы покупаете, например, если только это не счетчик расходов на питание; Вы также можете использовать это для записи арендной платы и телефонных счетов.

На этом примечании вы можете сделать любые поля в форме отслеживания расходов обязательными или не обязательными. Итак, если вы хотите действительно конкретное поле для чего-то, просто сделайте его необязательным, чтобы вам не приходилось использовать его для каждой транзакции.

Создайте трекер расходов Google Forms

Это примерный счетчик расходов, поэтому ваш ни в коем случае не должен выглядеть точно так же, как этот. Мы используем широкие вопросы с еще более широкими вариантами ответов, чтобы показать, как это работает. Вы узнаете, что редактировать форму чрезвычайно просто, поэтому у вас не должно возникнуть проблем с ее настройкой.

• Откройте Google Forms,
• Выберите Пробел, чтобы начать новую форму.
• Переименуйте свою форму в нечто узнаваемое.
• Выберите первое поле и измените его на Короткий ответ.

• Назовите эту цену, подтвердите, что отображается число Is, а затем отметьте кнопку «Обязательно».

• Используйте знак «плюс» в меню справа, чтобы добавить новый вопрос, но на этот раз выберите множественный выбор.
• Назовите этот магазин, а затем заполните варианты ответов обычными магазинами, в которых вы совершаете покупки. Другое добавляется по умолчанию, поэтому, если вы совершаете покупку в другом магазине, вы можете ввести ее там.

• Продолжайте через форму, задавая различные вопросы, которые вы хотите задать себе каждый раз, когда вы что-то покупаете. Воспользуйтесь приведенными выше предложениями, такими как способ оплаты и вопрос с описанием, чтобы получить как можно больше подробностей. Это пригодится позже, когда мы интерпретируем все результаты из формы.
• Используйте кнопку предварительного просмотра (значок глаза) в верхней части форм Google, чтобы получить URL-адрес вашей формы. Вы можете поделиться этим с любым, с кем хотите использовать форму, или отправить ее себе, чтобы она была легко доступна с вашего телефона.

В этом нет необходимости, но ваша форма также может содержать изображения, заголовки и уникальную цветовую схему. Красочная форма может сделать отслеживание расходов увлекательным, если это вообще возможно! Значок рисования в верхней части страницы — это то место, куда вы переходите для этих изменений.

Настройка расчетов

Каждая запись из вашей формы собрана в хорошо отформатированной электронной таблице в Google Sheets. Выберите ОТВЕТЫ в верхней части формы, а затем щелкните значок электронной таблицы, чтобы переименовать электронную таблицу (если хотите).

После того, как электронная таблица откроется, создайте новую вкладку внизу и назовите ее как «Вычисления».

Отсюда вы можете делать все, что поддерживает Google Sheets: складывать все свои расходы за определенный период времени, создавать графики для визуального понимания ваших расходов, видеть, кто тратит больше всего денег, определять, какие магазины вам дороже всего, и т. Д. ,

Использование формул этих типов в Google Sheets выходит за рамки данной статьи, но давайте рассмотрим нечто очень простое, например, сложение всех расходов для каждого человека, чтобы мы могли реально увидеть, кто тратит больше всего. Вы всегда можете адаптировать формулу к общей сумме, которую вы тратите в каждом магазине.

Самый простой способ суммировать все расходы, независимо от того, кто совершил транзакцию, — запустить формулу суммы, например:

= сумма (‘Форма ответов 1’! B: B)

Этот расчет работает для нашего примера, потому что столбец цены из ответов формы находится в столбце B.

Вот формула Google Sheets, которая показывает гораздо более детальный взгляд на то, сколько тратит каждый человек:

= sumif (‘Форма ответов 1 ′! G: G,« Джефф »,’ Форма ответов 1 ’! B: B)

Это работает путем ввода sumif, а затем выбора столбца, который содержит имена (G в нашем примере). Следующая часть идентифицирует имя, Джефф. Наконец, выберите заголовок столбца с ценами, чтобы, когда другой столбец совпадал с именем, которое мы ищем, добавлялись только эти цены.

Посмотрите через Google список функций Google Sheets для некоторых других способов можно интерпретировать данные из вашей формы. Другой способ увидеть ваши расходы с помощью графика или графика; У Google есть учебник делать это.