Как использовать Google Документы: руководство для новичков

Если вы никогда раньше не использовали Google Docs, вы упускаете один из самых функциональных и удобных облачных текстовых процессоров, которые вам когда-либо могли понадобиться.

Google Docs позволяет редактировать документы так же, как в Microsoft Word, используя браузер как в сети, так и офлайн, а также на мобильных устройствах с помощью мобильного приложения Google Docs.

Есть много полезных функций, о которых стоит узнать. Поэтому, если вам интересно узнать, как использовать Документы Google, мы рассмотрим как основные советы, так и некоторые из более продвинутых функций, о которых вы, возможно, не знали.

Вход в Google Документы

Когда вы впервые посещаете Страница Документов Google, если вы еще не вошли в свою учетную запись Google, вам необходимо выбрать учетную запись Google для использования.

Если вы не видите нужную учетную запись, выберите «Использовать другую учетную запись». Если у вас еще нет аккаунта Google, тогда подписаться на один.

После входа в систему вы увидите пустой значок в левой части верхней ленты. Выберите это, чтобы начать создание нового документа с нуля.

Обратите внимание, что верхняя лента также содержит полезные Шаблоны Google Документов вы можете использовать, поэтому вам не придется начинать с нуля. Чтобы увидеть всю галерею шаблонов, выберите Галерея шаблонов в правом верхнем углу этой ленты.

Это приведет вас ко всей библиотеке шаблонов Google Docs, которые доступны вам для использования. К ним относятся резюме, письма, встречи заметки, информационные бюллетени, юридические документы и многое другое.

Если вы выберете любой из этих шаблонов, для вас откроется новый документ, использующий этот шаблон. Это может сэкономить много времени, если вы знаете, что хотите создать, но не знаете, с чего начать.

Форматирование текста в Google Документах

Форматировать текст в Google Docs так же просто, как и в Microsoft Word. В отличие от Word, значок ленты вверху не меняется в зависимости от выбранного вами меню.

На ленте вы увидите параметры для выполнения всех следующих параметров форматирования:

• Жирный, курсив, цвет и подчеркивание
• Размер и стиль шрифта
• Типы заголовков
• Инструмент выделения текста
• Вставить URL-ссылки
• Вставить комментарии
• Вставить изображения
• Выравнивание текста
• Межстрочный интервал
• Списки и форматирование списков
• Параметры отступа

Есть несколько очень полезных параметров форматирования, которые не видны даже при взгляде на ленту.

Как зачеркнуть в Google Документах

Бывают моменты, когда вы хотите провести линию через текст. Это могло быть по любому количеству причин. Однако вы заметите, что зачеркивание на ленте недоступно.

Чтобы выполнить зачеркивание в Документах Google, выделите текст, который хотите зачеркнуть. Затем выберите меню «Формат», выберите «Текст» и «Зачеркнутый».

Теперь вы заметите, что выделенный текст проходит через линию.

Как использовать надстрочный и подстрочный индекс в Google Документах

Возможно, вы заметили, что в том же меню выше есть возможность отформатировать текст как надстрочный или подстрочный индекс.

Использование этих двух функций требует одного дополнительного шага. Например, если вы хотите записать в документе показатель степени, такой как X, в степени 2, вам нужно ввести X2, а затем сначала выделить 2, чтобы вы могли его отформатировать.

Теперь выберите меню «Формат», выберите «Текст», а затем — «Надстрочный индекс».

Вы увидите, что теперь «2» форматируется как показатель степени (надстрочный индекс).

Если вы хотите, чтобы число 2 было отформатировано внизу (нижний индекс), вам нужно будет выбрать нижний индекс в меню «Формат»> «Текст».

Он прост в использовании, но для его достижения требуется дополнительное нажатие в меню.

Форматирование документов в Google Docs

В дополнение к параметрам панели ленты для отступа или выравнивания блоков текста влево / вправо и регулировки межстрочного интервала, есть несколько других полезных функций, которые помогут вам с форматированием документов в Документах Google.

Как изменить поля в Google Документах

Во-первых, что, если вам не нравятся поля в выбранном вами шаблоне? Изменить поля в документе с помощью Google Docs очень просто.

Чтобы получить доступ к настройкам полей страницы, выберите Файл и Настройка страницы.

В окне «Параметры страницы» вы можете изменить любые из следующих параметров форматирования документа.

• Установите документ как книжный или альбомный
• Назначьте цвет фона для страницы
• Отрегулируйте верхнее, нижнее, левое или правое поля в дюймах

По завершении нажмите кнопку ОК, и форматирование страницы вступит в силу немедленно.

Установите выступ в Документах Google

Один из вариантов форматирования абзаца, с которым люди часто сталкиваются в Документах Google, — это первая строка или выступающий отступ. Отступ первой строки — это то место, где предназначена только первая строка абзаца. Висячий отступ — это то место, где первая строка является единственной не с отступом.

Это сложно потому, что если вы выберете первую строку или весь абзац и воспользуетесь значком отступа на ленте, отступ будет выполнен для всего абзаца.

Чтобы получить первую строку или висячий отступ в Документах Google:

1. Выберите абзац, в котором вы хотите сделать выступ.
2. Выберите меню «Формат», выберите «Выровнять и отступ», а затем выберите «Параметры отступа».
3. В окне «Параметры отступа» измените «Особый отступ» на «Вывешивание».

По умолчанию будет установлено значение 0,5 дюйма. При желании измените это и выберите Применить. Это применит ваши настройки к выбранному абзацу.

Пример ниже — выступ.

Как пронумеровать страницы в Google Документах

Последняя функция форматирования, которую не всегда легко понять или использовать, — это нумерация страниц. Это еще одна функция Google Docs, скрытая в системе меню.

Чтобы пронумеровать страницы Документов Google (и формат нумерации), выберите меню «Вставка» и выберите «Номера страниц». Откроется небольшое всплывающее окно с простыми параметрами форматирования номеров страниц.

Здесь есть четыре варианта:

• Нумерация на всех страницах вверху справа
• Нумерация на всех страницах справа внизу
• Нумерация справа вверху, начиная со второй страницы
• Нумерация справа внизу, начиная со второй страницы

Если вам не нравится ни один из этих вариантов, выберите Дополнительные параметры.

Следующее окно позволит вам разместить именно там, где вы хотите, чтобы нумерация страниц шла.

• В верхнем или нижнем колонтитуле
• Стоит ли начинать нумерацию с первой страницы
• С какой страницы начать нумерацию страниц

По завершении нажмите Применить, чтобы применить выбранные вами параметры нумерации страниц.

Другие полезные функции Google Документов

Есть еще несколько важных функций Google Docs, о которых вам следует знать, если вы только начинаете. Это поможет вам более эффективно использовать Google Документы.

Количество слов в Google Документах

Интересно, сколько слов вы уже написали? Просто выберите Инструменты и выберите Количество слов. Это покажет вам общее количество страниц, количество слов, количество символов и количество символов без пробелов.

Если вы включите Отображать количество слов при наборе текста и выберите ОК, вы увидите общее количество слов для вашего документа, обновляемое в реальном времени, в нижнем левом углу экрана.

Скачать Документы Google

Вы можете скачать свой документ в различных форматах. Выберите «Файл» и «Загрузить», чтобы просмотреть все форматы.

Вы можете выбрать любой из них, чтобы получить копию вашего документа в виде документа Word, PDF-документа, обычного текста, HTML, и больше.

Найти и заменить в Google Документах

Быстро находите и заменяйте любые слова или фразы в документе новыми словами или фразами с помощью функции поиска и замены Документов Google.

Чтобы использовать «Найти и заменить» в Документах Google, выберите меню «Правка» и выберите «Найти и заменить». Откроется окно «Найти и заменить».

Вы можете сделать поиск чувствительным к регистру, включив Match case. Нажмите кнопку «Далее», чтобы найти следующее вхождение искомого слова, и выберите «Заменить», чтобы включить замену.

Если вы уверены, что не совершите никаких ошибок, вы можете выбрать «Заменить все на», чтобы просто произвести все замены сразу.

Содержание Документов Google

Если вы создали большой документ с множеством страниц и разделов, может быть полезно включить оглавление вверху документа.

Для этого просто поместите курсор вверху документа. Выберите меню «Вставка» и выберите «Оглавление».

Вы можете выбрать один из двух форматов: стандартное нумерованное оглавление или серию ссылок на каждый из заголовков в документе.

Некоторые другие функции в Google Docs, которые вы, возможно, захотите проверить, включают:

• Отслеживание изменений: выберите «Файл», выберите «История версий» и «Просмотреть историю версий». Это покажет вам все предыдущие версии вашего документа, включая все изменения. Восстановите предыдущие версии, просто выбрав их.
• Google Документы в автономном режиме: в настройках Google Диска включите автономный режим, чтобы документы, с которыми вы работаете, синхронизировались на вашем локальном компьютере. Даже если вы потеряете доступ к Интернету, вы можете работать с ним, и он будет синхронизироваться при следующем подключении к Интернету.
• Приложение Google Docs: хотите отредактировать Документы Google Docs на вашем телефоне? Установите мобильное приложение Google Docs для Android или для iOS.