Как использовать Flash Fill в Excel

Попытка заполнить ячейки в Excel, которые включают в себя текст или данные из нескольких других ячеек на листе, может занять очень много времени. Это особенно верно, если в таблице есть сотни или тысячи строк.

Если вы знаете, как правильно использовать Flash Fill в Excel, вы можете позволить Excel выполнять всю тяжелую работу. Вы просто предоставляете пару ручных записей в ячейках, чтобы помочь Excel точно понять, что вы пытаетесь сделать. Затем Excel выполняет остальную часть работы для остальной таблицы.

Если это похоже на совет по экономии времени, который вы хотели бы попробовать, давайте посмотрим, как вы можете использовать эту функцию для повышения собственной производительности.

Примечание. Функция Flash Fill в Excel доступна только в Excel 2013 и более поздних версиях.

Как использовать Flash Fill в Excel

Самое простое приложение Flash Fill в Excel — это объединение двух слов. В приведенном ниже примере мы покажем вам, как использовать Flash Fill для быстрого объединения имени и фамилии в третью ячейку для полного имени.

В этом примере столбец C содержит имя, столбец D — фамилию, а столбец E — столбец с полным именем.

1. Сначала введите полное имя в первую ячейку так, как вы хотите, чтобы она выглядела (комбинируя содержимое ячейки «Имя» и «Фамилия».

2. После этого начните вводить то же самое в следующую ячейку (имя и фамилия из ячеек слева). Вы заметите, что функция Flash Fill в Excel автоматически определяет шаблон по содержимому ячейки над ним, который вы ввели вручную. Используя это «обучение», Excel обеспечит предварительный просмотр того, что, по его мнению, вы хотите напечатать. Он даже покажет вам, как заполнятся остальные ячейки для остальной части столбца.

3. Просто нажмите Enter, чтобы принять этот предварительный просмотр. Вы увидите, что функция Excel Flash Fill выполняет свою магию, поскольку она заполняет все остальные ячейки в этом столбце для вас.

Как вы можете видеть, функция Flash Fill может сэкономить огромное количество времени, если вы сравните вручную набрав одну ячейку и Enter, чтобы вручную вводить имена для всех ячеек в новом столбце.

Если вы заметили, что функция Flash Fill не работает, вам нужно включить функцию Flash Fill в Excel. Вы можете увидеть, как это сделать, в последнем разделе этой статьи.

Параметры Excel Flash Fill

Выполнив описанные выше шаги Flash Fill, вы заметите маленький значок рядом с заполненными ячейками. Если вы выберете стрелку раскрывающегося меню справа от этого значка, вы увидите некоторые дополнительные параметры, которые вы можете использовать с функцией Flash Fill.

Используя параметры Flash Fill в этом раскрывающемся списке, вы можете:

• Отменить Flash Fill: отменить действие, которое заполнило весь столбец после нажатия Enter
• Принимать предложения. Это сообщит функции Flash Fill в Excel для этого столбца, что вы согласны с изменениями в столбце и хотели бы сохранить их.
• Выберите xx пустые ячейки: позволяет идентифицировать все ячейки, которые не были заполнены и являются пустыми, чтобы вы могли исправить их, если вам нужно
• Выбрать хх измененные ячейки: позволяет выбрать все ячейки, которые автоматически изменились после того, как функция «Заполнение Flash» обновила эти ячейки.

После того, как вы выберете Принять предложения, вы увидите, что «выбранные» числа для «измененных ячеек» упадут до нуля. Это связано с тем, что после того, как вы примете изменения, содержимое этой ячейки больше не будет считаться «измененным» функцией Flash Fill.

Как включить Flash Fill In Excel

Если вы заметили, что Excel не обеспечивает предварительный просмотр Flash Fill, когда вы начинаете вводить вторую ячейку, вам может потребоваться включить эту функцию.

Сделать это:

Выберите «Файл»> «Параметры»> «Дополнительно». Прокрутите вниз до раздела «Параметры редактирования» и убедитесь, что выбраны «Включить автозаполнение для значений ячеек» и «Автоматически заполнять флэш».

Нажмите OK, чтобы закончить. Теперь, когда вы в следующий раз начнете печатать во второй ячейке после заполнения первой, Excel должен определить шаблон и предоставить предварительный просмотр того, как, по его мнению, вы хотите заполнить остальные ячейки в столбце.

Вы также можете активировать функцию Flash Fill для выделенной ячейки, выбрав значок «Flash Fill» в меню «Данные» в группе «Инструменты данных» на ленте.

Вы также можете использовать его, нажав Ctrl + E на клавиатуре.

Когда использовать Flash Fill в Excel

Объединение полных имен из двух столбцов — простой пример того, как вы можете использовать Flash Fill в Excel, но есть много более сложных способов использования этой мощной функции.

• Извлечь подстроку из большой строки (например, почтовый индекс из полного адреса) в другом столбце
• Вытащить цифры из буквенно-цифровых строк
• Удалить пробелы из строк до или после
• Вставьте подстроки (например, запятую или тире) в существующие строки
• Переформатировать даты
• Заменить часть строки новым текстом

Помните, что, как бы ни была полезна функция Flash Fill, она не будет автоматически обновляться при изменении исходных ячеек.

Например, в примере с именем и фамилией в первом разделе этой статьи вы можете добиться того же результата, используя функцию Concatenate, а затем заполняя оставшуюся часть столбца этой функцией.

= CONCATENATE (C2, ”“, D2)

Когда вы сделаете это, если изменится любая из первых двух ячеек, полное имя будет обновлено. Недостатком этого является то, что если вы удалите один из первых двух столбцов, столбец полного имени очистится или отобразит ошибку.

Вот почему функция Flash Fill в Excel лучше всего использовать, когда вы хотите полностью и навсегда преобразовать исходные столбцы во вновь отформатированную строку или число.