Как Gemba Walks поддерживает управление проектами?

Отличные результаты зависят от продуманного планирования, исполнения и последующей работы. Руководители и менеджеры проектов получают ценную информацию о потоке ценностей в организации, посещая место, где выполняется фактическая работа. Этот метод выхода из офисов для тщательного наблюдения за местом, где происходит критическое производство, называется Gemba Walk. Он важен для всех, кто имеет дело с управлением проектами и современными методами лидерства, поскольку он способствует выявлению возможностей для улучшения и изучению новых способов поддержки сотрудников. Эффективны ли Gemba Walks? Как это работает? Вот объяснение Gemba Walks с примерами того, как они поддерживают управление проектами.

Заработайте 60 PDU: выберите один из 6 курсовПрограмма магистратуры PMP® PlusЗарегистрируйтесь сейчас!

Что такое Гемба?

Термин «Гемба» имеет японское происхождение. Он означает «место, где что-то возникает» или «фактическое место». Таким образом, это суть каждой компании и ее процессов.

В обрабатывающей промышленности термин Gemba Walk используется для обозначения действия по обходу пола или производственной зоны организации, где проводятся операции, для уменьшения отходов и улучшения процессов. Руководители и менеджеры выполняют эту операционную контрольную деятельность для выявления несоответствий с поднятыми или стандартными проблемами. Таким образом, Gemba Walk — это практика решения проблем операционного контроля и улучшения в организациях.

Как работает Gemba Walk?

Как руководитель проекта узнает, тратятся ли время или ресурсы впустую, если он все время находится в своей офисной каюте? Как он узнает показатели хороших или плохих процессов? Сможет ли он распознать необходимость улучшения?

Вышеуказанные вопросы требуют Gemba Walks. Прохождение Gemba Walk требует от руководителя или менеджера регулярного выделения 20–25 минут на посещение производственного цеха. Обычно команда Six Sigma тратит время на общение с рядовыми работниками и линейными менеджерами, чтобы лучше понять, как работают процессы. Таким образом, Gemba Walk — это совместный подход, включающий рабочих и менеджеров, которые полагаются на информацию, полученную друг от друга.

Эффективная прогулка по Гембе включает в себя:

• Планирование: Инспектирующая группа должна иметь набор вопросов и структурированный план для Gemba Walks.
• Подготовка команды: Обучите команду тому, что и как должно соблюдаться. Прогулки по Гембе лучше проводить с командой людей из разных отделов.
• Следуйте потоку ценностей: обратите внимание на области с высоким потенциалом минимизации отходов.
• Приоритезация процесса: Сосредоточение на процессах важнее, чем сосредоточение на людях. Помните, Gemba Walks не предназначены для оценки эффективности работы сотрудников.
• Постановка рациональных вопросов: для Gemba Walk важно задавать важные вопросы, равно как и документировать наблюдения.
• Последующее общение с сотрудниками: важно делиться тем, чему вы научились во время Gemba Walk, и изменениями, которые вы планируете осуществить.

11 эффективных способов, с помощью которых Gemba Walk поддерживает управление проектами

Значимость Gemba Walks сделала ее популярной в организациях по всему миру. Как часть методологии Lean, эта практика очень полезна для руководящих команд, поскольку она улучшает процессы, облегчает решение проблем и сокращает бесполезные действия, способствуя непрерывному совершенствованию.

1. Предоставляет системе ряд возможностей для улучшения

Gemba Walks поддерживает культуру непрерывного совершенствования организации. Эти прогулки выявляют, где зарождаются недостатки. Менеджеры выявляют повторяющиеся проблемы или отклонения от стандартов с помощью Gemba Walks и создают возможности для улучшения из этих проблем.

2. Уменьшает отходы

Gemba Walks помогают находить проблемы и действовать на них упреждающе, прежде чем они помешают производительности, качеству, срокам, охране труда и технике безопасности. Это постоянно сокращает отходы, устраняя проблемы раз и навсегда. Они способствуют усилению контроля и улучшению операций.

Заработайте 60 PDU: выберите один из 6 курсовПрограмма магистратуры PMP® PlusЗарегистрируйтесь сейчас!

3. Работники всех уровней вносят свой вклад в улучшение

Gemba Walks затрагивают все уровни управления. Таким образом, менеджеры могут поднимать все типы вопросов для создания возможностей для улучшения. Различные менеджеры проектов подтверждают и предпринимают действия в соответствии со своим уровнем управления. Это также включает передачу вопросов между различными уровнями управления для подхода к улучшению снизу вверх.

Это совместный и, следовательно, эффективный подход, поскольку каждый вносит свой вклад в процесс совершенствования: от рядовых сотрудников до руководителей групп, менеджеров и директоров.

4. Привнесите контекст в предлагаемые идеи по улучшению

Менеджеры документируют идеи по улучшению вскоре после обхода цеха. Такой подход стандартизирует документирование проблем и обеспечивает более точное понимание того, когда пора принимать меры. Кроме того, руководители и директора могут видеть полную историю происхождения, идентификации и действий.

5. Предоставляет достаточно времени менеджерам проектов

Реактивные подходы к решению проблем поглощают время менеджеров и добавляются к их плотному графику. Когда обнаружение и решение проблем носят эпизодический характер, проблемы уже повлияли на проект еще до того, как менеджеры смогли их решить.

Напротив, Gemba Walks продвигает проактивный подход к решению проблем, поскольку проблемы выявляются до того, как они возникнут, и решаются на месте с меньшим влиянием на цели. Это экономит время менеджеров проектов, позволяя им сосредоточиться на улучшении.

6. Повышает приверженность менеджеров

Gemba Walks структурируют выявление возможностей. С более легким проведением Gemba Walks достигается лучшее соблюдение практик улучшения. Эти прогулки обеспечивают систематическое присутствие менеджеров и руководителей на рабочем месте, повышая их приверженность целям компании и поддержанию стандартов.

7. Обеспечивать последовательность стратегических целей

С Gemba Walks вы и ваша команда можете сотрудничать в составлении списка проверки, который согласует обнаружение проблем с приоритетами компании по улучшению. Таким образом, менеджеры могут проверять вопросы, которые способствуют расстановке приоритетов для правильных целей. Меньше жалоб потребителей в результате эффективного Gemba Walk.

8. Дает общую картину

Хотя графические данные, такие как гистограммы и диаграммы Парето, показывают, насколько хорошо выполняется процесс, есть вероятность, что они не измеряют то, что нужно. Когда команда не покидает конференц-зал и ее взаимодействие с процессами основано на бумажных распечатках, отображающих производительность, решения, скорее всего, будут неполными. Напротив, понимание всего процесса после его просмотра и получения отзывов от всех участников, которые были частью Gemba Walk, с большей вероятностью представит глубокий анализ.

6% рост рабочих мест в сфере ПМ к 2024 году – Upskill NowUMass PCP Project ManagementИзучить курс

9. Подготавливает подсознание

Человеческий мозг получает приблизительно 11 миллионов бит информации каждую секунду, но сознание берет только 50 бит этой информации. Соотношение 220 000 к 1 применяется к каждому пониманию и наблюдению, которые член команды получает от Gemba Walk. 220 000 бит остаются запертыми в подсознании. Использование этого сырого материала в умах ваших коллег создает пространство для более творческих идей.

10. Поднимает боевой дух

Когда менеджеры и руководители проводят время с работниками первой линии, это показывает, что компания заботится о своих людях и проектах. Хорошо структурированные стены Gemba повышают уверенность работников и повышают их моральный дух, что приводит к лучшим результатам проектов.

11. Факты из первых рук способствуют оптимизации проектов

Gemba Walks предоставляют информацию из первых рук, что снижает вероятность двусмысленности, предвзятости или изменения информации. Менеджеры проектов видят весь процесс своими глазами и не нуждаются в сторонней информации.

Наш курс подготовки к сертификации PMP соответствует последним рекомендациям по экзамену PMP, чтобы помочь вам начать правильно! Сдайте экзамен с первой попытки! Зарегистрируйтесь сейчас!

Заключение

Часто руководители проектов и руководители утверждают, что их графики слишком загружены для обычных прогулок Gemba, не понимая, что большинство видов деятельности, которые занимают значительное время, можно исключить с помощью прогулок Gemba. Взгляд из первых рук экономит часы, потраченные на сканирование отчетов из вторых или третьих рук о проблемах.

Узнайте больше об эффективном управлении проектами и получите сертификат, подтверждающий вашу квалификацию в отрасли, с нашим онлайн-курсом обучения сертификации PMP. Зарегистрируйтесь сегодня!