Как добавить и использовать слепую копию (BCC) в сообщениях Outlook

Коллега попросил вас слепо скопировать (BCC) их в электронное письмо, но вы не знаете, о чем они говорят? Не волнуйтесь — вы пришли в нужное место.

В этой статье мы объясним все, что вам нужно знать о скрытой копии и о том, как вы можете использовать ее в Outlook.

Что такое слепая копия?

На жаргоне электронной почты CC означает «копия», а BCC — «слепая копия». Когда вы добавляете адреса электронной почты в поля «Копия» и «Скрытая копия», вы отправляете третьей стороне копию электронного письма. Это верно независимо от вашей почтовой службы — будь то Outlook Microsoft Office или Gmail.

И CC, и BCC очень похожи. Разница в том, что когда вы добавляете человека в поле «Копия», получатель электронной почты может видеть получателя копии в электронном письме. Однако, когда вы добавляете кого-то в поле BCC, получатель электронной почты не может видеть, что кто-то был скопирован в электронное письмо.

Как добавить скрытую копию в Outlook

Поле скрытой копии скрыто в Outlook по умолчанию, поэтому вам сначала нужно проверить, включена ли у вас опция Bcc. Если он не включен, вам нужно будет включить BCC.

Как использовать BCC в веб-версии

BCC должна быть включена в веб-версии, поэтому все, что вам нужно сделать, это нажать кнопку BCC:

1. В браузере откройте Microsoft Outlook.
2. Нажмите кнопку «Новая почта» или откройте электронное письмо, на которое хотите ответить.

3. Нажмите кнопку BCC справа от поля «Кому».

4. Это откроет линию BCC. Введите адрес электронной почты человека, которому вы хотите отправить скрытую копию, или выберите его из своей адресной книги. Напишите свой адрес электронной почты и нажмите отправить.

Как использовать BCC в настольной версии

В настольной версии вам может потребоваться сначала включить BCC. Этот процесс одинаков для Windows и Mac:

1. Откройте настольное приложение Microsoft Outlook.
2. Откройте электронное письмо, на которое вы собираетесь ответить, или нажмите кнопку нового электронного письма, чтобы создать его.

3. В новом окне сообщения перейдите с главной вкладки на вкладку «Параметры».
4. Нажмите на три точки справа, чтобы открыть раскрывающееся меню.

5. В разделе «Показать поля» выберите «Скрытая копия».

6. В поле BCC введите адрес электронной почты человека, которому вы хотите отправить скрытую копию, и нажмите «Отправить».

Как использовать BCC в версии приложения для Android или iPhone

Слепое копирование в мобильном приложении Outlook очень просто:

1. Откройте приложение Microsoft Outlook.
2. Откройте электронное письмо, на которое хотите ответить, или коснитесь «Новое электронное письмо», чтобы начать создание нового.

3. Рядом с полем «Кому» нажмите стрелку вниз, чтобы отобразить поля BCC и CC.

4. В поле BCC введите адрес электронной почты получателя скрытой копии человека, которому вы хотите отправить скрытую копию, и коснитесь значка «Отправить» в правом нижнем углу.

Как просмотреть получателей BCC сообщений, которые вы отправляете в Outlook

Если вы не можете вспомнить, кому вы отправили скрытую копию, вы можете проверить получателей скрытой копии отправленного вами сообщения электронной почты следующим образом:

1. Откройте Microsoft Outlook.
2. Перейдите в папку «Отправленные».
3. Выполните поиск в отправленных сообщениях, чтобы найти электронное письмо, которое вы хотите просмотреть, и выберите его. Список скрытых копий с именами или адресами электронной почты любых скрытых копий будет отображаться под получателями скрытой копии в разделе заголовка сообщения. Если в этом разделе нет имен, скрытая копия не была отправлена.

Как просмотреть BCC получателей электронных писем, которые вы получаете

Если вы подозреваете, что в полученном вами электронном письме есть кто-то скрытая копия, у вас может возникнуть соблазн изучить его. В любой версии Outlook невозможно увидеть получателей скрытой копии входящих писем — в конце концов, в этом вся цель скрытой копии.

Можете ли вы автоматически отправлять электронные письма BCC в Microsoft Outlook

В Outlook вы можете автоматически копировать кого-либо в каждом новом отправляемом сообщении или определенных электронных письмах. Хотя это может быть удобным инструментом, в настоящее время для него нет эквивалента BCC.

Для этого вы можете загрузить сторонние надстройки, но имейте в виду, что они не одобрены Microsoft и могут содержать вредоносные программы или вызывать сбои в работе приложения Outlook.

Когда использовать скрытую копию

Правильный этикет электронной почты для использования BCC в профессиональной среде может быть немного сложным. Большинство считает использование скрытой копии немного коварным, потому что получатели слепы и не могут видеть, кто еще читает электронную почту. В большинстве случаев предпочтение отдается классическому CC.

Тем не менее, безусловно, бывают случаи, когда BCC пригодится. Вот несколько примеров, чтобы дать вам представление о том, когда использовать BCC вместо Cc.

• Вы отправляете обезличенное электронное письмо общего характера, связанное с бизнесом, многим людям. В этом случае никого не волнует, скольким получателям отправляется сообщение, а наличие большого количества имен в поле «Кому» может выглядеть беспорядочно. Это также предотвращает рассылку спама, если получатель случайно нажимает «Ответить всем» при ответе.
• Вы отправляете электронное письмо нескольким подписчикам. Это не позволяет вашим подписчикам видеть адреса электронной почты других получателей.

• BCC себя в своих электронных письмах, чтобы сохранить копии всех ваших сообщений.

Помимо социальных правил BCC, нужно помнить еще несколько вещей:

• Многие фильтры нежелательной почты помечают сообщения с копиями скрытой копии как спам, поэтому ваша электронная почта может оказаться в папке «Нежелательная почта». Рассмотрите возможность использования Mail Merge, чтобы избежать этого.
• Не помещайте списки рассылки в поле BCC. Люди, которые сортируют свои электронные письма с помощью правил Outlook, могут запутаться, поскольку многие из них настраиваются на основе поля «Кому» или «Копия».

Выберите, когда делать скрытую копию

BCC — это простой и удобный инструмент, который вы можете использовать в Microsoft Outlook. Независимо от того, используете ли вы версию Outlook для браузера, рабочего стола или приложения, теперь у вас должно быть хорошее представление о том, как и когда использовать скрытую копию.