Как архивировать электронные письма в Microsoft Outlook

Если у вас есть электронные письма, которые вам больше не нужны, но которые вы не хотите удалять, вы можете заархивировать их. В Microsoft Outlook у вас есть несколько способов вручную или автоматически архивировать электронные письма, чтобы они не мешались.

Мы покажем вам, как архив электронной почты в Outlook на рабочем столе, в Интернете и на мобильном устройстве. Независимо от того, где вы чаще всего используете Outlook, вы можете освободить место для новых сообщений.

Об архивации электронной почты в Outlook

Для Microsoft 365, учетных записей Exchange и Outlook в Интернете у вас есть архивная папка по умолчанию. Для учетных записей сервера Exchange могут применяться политики хранения. Для учетных записей POP и IMAP можно создать папку «Архив».

Используя папку «Архив», вы можете восстановить любые электронные письма, которые вы переместите туда позже, если это необходимо.

Когда вы перемещаете элементы в папку «Архив» с помощью кнопки, как описано ниже, размер папки «Входящие» не уменьшается. Если вас беспокоит пространство, вы можете создать отдельный файл данных Outlook (.pst) при использовании Windows, что мы объясним ниже.

Архивация электронной почты Outlook в Windows

Вы можете вручную архивировать электронные письма в Outlook для Windows или использовать одну из доступных функций автоархивации. Эти функции автоматического архивирования могут различаться в зависимости от вашей версии Outlook.

Архивация электронной почты вручную в Windows

Вы можете вручную заархивировать одно или несколько писем несколькими способами в Windows.

Начните с выбора адреса электронной почты одним из следующих способов:

• Для одного электронного письма просто выберите его.
• Для группы смежных электронных писем выберите первое, удерживайте Shift и выберите последнее в диапазоне.
• Для группы несмежных писем выберите одно, удерживайте Ctrl и выберите каждое дополнительное.

После того, как вы выбрали электронные письма, которые хотите заархивировать, выполните одно из следующих действий:

• Перетащите электронные письма в папку «Архив».
• Выберите «Архив» на ленте на вкладке «Главная» или «Сообщение».
• Щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Архив».
• Используйте клавишу Backspace.

Автоматически архивировать электронные письма в Windows

В Windows вы можете автоматически архивировать старые электронные письма, выполнив очистку почтового ящика или настроив автоархивацию для периодического запуска.

Выполните очистку папки «Входящие»

Вы можете перемещать электронные письма в файл данных Outlook, чтобы сэкономить место и очистить свой почтовый ящик одним махом.

1. Выберите «Файл» > «Информация». Затем откройте меню «Инструменты» и выберите «Очистить старые элементы».

2. Выберите почтовый ящик, папку и подпапки учетной записи электронной почты, для которых вы хотите выполнить обслуживание, и выберите дату в раскрывающемся списке ниже. При желании установите флажок, чтобы включить сообщения «Не автоархивировать».

3. Вы можете увидеть путь к файлу для расположения файла архива, чтобы вы могли легко получить к нему доступ позже, если это необходимо. Взгляните на эти способы доступа к файлу PST, если у вас возникнут проблемы.
4. Выберите OK, чтобы выполнить очистку.

Настроить автоархивацию

Чтобы автоматически архивировать элементы по расписанию, вы можете настроить параметр Автоархивация.

1. Выберите «Файл» > «Параметры». Выберите «Дополнительно» слева и «Настройки автоархивации» справа.

2. Установите флажок вверху, чтобы указать, как часто вы хотите запускать автоархивацию, и введите время в поле. При желании вы можете установить флажок для запроса перед запуском.

3. В разделе «Во время автоархивации» установите флажок «Архивировать или удалять старые элементы», а затем выберите возраст электронных писем.

4. Затем вы можете переместить элементы в файл данных Outlook или окончательно удалить элементы.

5. При желании нажмите кнопку, чтобы применить настройки ко всем вашим папкам, а затем нажмите кнопку «ОК», чтобы завершить настройку. Нажмите «ОК» в окне «Параметры Outlook», чтобы сохранить изменения.

Архивация электронной почты Outlook на Mac

Вы можете вручную и автоматически архивировать электронные письма в Outlook на Mac, хотя и немного иначе, чем в Windows.

Архивация электронной почты вручную на Mac

Вы можете вручную заархивировать одно или несколько писем несколькими способами на своем Mac.

Начните с выбора адреса электронной почты одним из следующих способов:

• Для одного электронного письма просто выберите его.
• Для группы смежных электронных писем выберите первое, удерживайте Shift и выберите последнее в диапазоне.
• Для группы несмежных электронных писем выберите одно, удерживайте клавишу Command и выберите каждое дополнительное.

После того, как вы выбрали электронные письма, которые хотите заархивировать, выполните одно из следующих действий:

• Выберите «Сообщение» > «Архив» в строке меню.
• Выберите «Архив» на ленте на вкладке «Главная».
• Щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Архив».
• Нажмите кнопку «Архив» (поле) справа в папке «Входящие».
• Используйте сочетание клавиш Control + E.

Автоматически архивировать электронные письма на Mac

Хотя в Outlook для Mac нет возможности автоматического архивирования, есть обходной путь, который может вам подойти. Вы можете настроить правило для архивирования определенных писем по дате.

1. Откройте Outlook и выберите Outlook > Настройки в строке меню.
2. Выберите Правила в появившемся окне.

3. В левой части следующего экрана выберите учетную запись, если у вас их несколько.
4. Справа нажмите кнопку со знаком плюс внизу, чтобы добавить новое правило.

5. Введите название правила вверху.
6. Для условия используйте раскрывающийся список слева, чтобы выбрать тип условия. Вы можете выбрать Дата получения, чтобы правило основывалось на дате. Справа введите диапазон дат или просто используйте поле «До даты», чтобы ввести дату в прошлом.

Примечание. Имейте в виду, что со временем вы можете обновить это правило, включив в него новую дату.

7. Для действия выберите «Переместить в папку» в первом раскрывающемся списке и выберите «Архив» в списке справа.

8. При желании используйте знак «плюс» рядом с пунктом «За исключением случаев, когда для электронных писем правило должно избегать» или установите флажок ниже, чтобы игнорировать другие правила, соответствующие тем же условиям.
9. Убедитесь, что установлен флажок «Включено», и нажмите «ОК», чтобы сохранить правило.

Архивация электронной почты Outlook в Интернете

Архивация писем в Outlook в Интернете аналогичен десктопным версиям.

Вручную архивировать электронные письма в Интернете

• Для одного электронного письма выберите его или установите флажок слева.
• Для группы смежных электронных писем выберите первое, удерживайте Shift и выберите последнее в диапазоне.
• Для группы несмежных электронных писем выберите одно, удерживайте Ctrl (Windows) или Command (Mac) и выберите каждое дополнительное.

После того, как вы выбрали электронные письма, которые хотите заархивировать, выполните одно из следующих действий:

• Выберите «Архив» на панели инструментов на вкладке «Главная».
• Щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Архив».
• Нажмите кнопку «Архив» (поле) справа в папке «Входящие».

Автоматически архивировать электронные письма в Интернете

Как и на Mac, в настоящее время в Outlook в Интернете нет функции автоархивации. Вместо этого вы можете настроить правило на основе даты.

1. Щелкните значок шестеренки в правом верхнем углу и выберите «Просмотреть все параметры Outlook» на появившейся боковой панели.

2. В крайнем левом углу выберите «Почта», а справа выберите «Правила». Затем выберите Добавить новое правило.

3. Дайте вашему правилу имя вверху.
4. В разделе «Добавить условие» в раскрывающемся списке выберите «До». Затем добавьте дату справа.

Примечание. Как и на Mac, вы можете обновить это правило позже, чтобы включить новую дату.

5. В разделе Добавить действие используйте раскрывающийся список, чтобы выбрать Переместить в. Затем выберите Архив справа.

6. При необходимости выберите Добавить исключение для сообщений электронной почты, которых должно избегать правило, и установите флажок, чтобы прекратить обработку дополнительных правил.
7. Чтобы запустить правило сразу в папке «Входящие», установите флажок «Выполнить правило сейчас». Затем выберите Сохранить.

Архивировать электронные письма Outlook на Android и iPhone

Если вы используете Outlook на своем устройстве Android или iPhone, вы также можете архивировать электронные письма там. В настоящее время функции автоархивации нет, но у вас есть несколько способов архивировать электронные письма вручную.

Чтобы заархивировать одно электронное письмо, вы можете использовать действие смахивания. Проведите по электронной почте слева направо или наоборот в соответствии с вашими настройками и выберите значок «Архив». Либо откройте электронное письмо и коснитесь значка «Архив» вверху.

Чтобы заархивировать несколько писем в папке «Входящие», нажмите и удерживайте одно письмо, и вы увидите экран выбора. Выберите оставшиеся электронные письма, а затем коснитесь значка «Архив» вверху (Android) или внизу (iPhone).

Позаботиться об этих ненужных старых электронных письмах легко в Outlook для Windows, Mac, в Интернете и на мобильном устройстве. Теперь, когда вы знаете, как архивировать электронные письма в Outlook, узнайте, как исправить то, что Outlook не открывается.