Искусство управления проектами

Как вы знаете, управление проектами — это применение знаний, навыков, инструментов и методов к проектной деятельности для удовлетворения фактических требований проекта и, следовательно, требований заказчика. Итак, каковы реальные задачи менеджера проекта и каковы процессы для успешного выполнения проекта. Если профессионалы выполняют деятельность своего проекта лучше, их проекты достигают успеха. Теперь, так много вопросов могут тревожить ваш разум, например, как начать управление проектами, как вовлечь людей в управление проектами, как создать правильный план управления проектом и как составить общий путь управления проектом для проекта.

Если вы обсудите это с экспертами или представителями малого и среднего бизнеса, которые хорошо разбираются в управлении проектами, они скажут, что управление проектами начинается с этапа инициации и заканчивается этапом закрытия. Эту же теорию отстаивал Флеминг. По мнению Флеминга, существует четыре этапа управления проектами. Это: планирование, Дo,Check & Act – Широко известный как цикл PDCA. Согласно PMI® (Институт управления проектами), карта пути управления проектами делится на пять процессов управления проектами:

• Инициация
• Планирование
• Исполнение
• Мониторинг и контроль
• Закрытие

Согласно PMI®, менеджер проекта должен играть важную роль в инициативных мероприятиях. Во многих проектах я видел, как менеджер проекта назначался на этапе планирования или непосредственно перед этапом планирования, а инициативную часть берет на себя высшее руководство. Это не идеальный способ начать проект. Если в качестве менеджера проекта кто-то получает возможность на этапе инициации, он/она может управлять проектом более эффективно. Поскольку он/она будет знать всю начальную информацию, в основном информацию устава проекта, такую ​​как высокоуровневая информация о требованиях к проекту, объеме продукта, бюджете, графике, связанных рисках и т. д. Таким образом, вы можете определить базовый уровень управления проектом для проекта следующим образом:

1.Инициирование проекта

Как правило, проект начинается с предпродажных мероприятий с заказчиком. И менеджер проекта играет главную роль в создании RFP или RFI. Таким образом, управление проектом начинается уже в организации. Даже в деятельности по бизнес-кейсу менеджер проекта может играть важную роль. Какой проект будет выбран из множества альтернатив? Какие наборы навыков требуются для выполнения этого проекта? Какие типы ресурсов требуются? Какие могут быть ограничения в этом проекте? На все эти вопросы можно ответить с помощью лучшего управления проектами. В идеале управление проектами начинается с этого этапа в каждой организации. Хотя в течение этого периода менеджер проекта играет роль подчиненного, поскольку в основном им занимается высшее руководство или некоторые МСП.

Позже, когда проект задуман в организации, управление проектом начинается с разработки устава проекта. Здесь менеджер проекта пытается понять базовую структуру проекта, такую ​​как высокоуровневая информация о проекте, бюджете проекта, области применения, характеристиках продукта и т. д., чтобы ее можно было использовать на этапе планирования. Кроме того, менеджер проекта может определить людей, которые будут вовлечены в проект напрямую и косвенно. Для менеджера проекта крайне важно определить ключевых людей, которые могут изменить судьбу проекта.

2.Планирование проекта

Собирая информацию более высокого уровня по проекту, управление проектом начинается на этапе планирования. Это один из важных этапов проекта, и здесь менеджер проекта играет очень важную роль. Начиная со сбора требований к проекту от каждой заинтересованной стороны, чтобы сделать этот проект успешным, и заканчивая успешным завершением проекта, является основной работой. В ходе пути менеджер проекта с помощью команды управления проектом и других МСП, заинтересованных сторон собирает всю соответствующую информацию по проекту, определяет область действия, создает WBS (структуру декомпозиции работ), создает сетевые диаграммы, создает логические связи между мероприятиями проекта, работает над зависимостями проекта, разрабатывает график, разрабатывает бюджет, работает над матрицами качества, принимает решение о количестве ресурсов, определяет план управления коммуникациями и т. д. После этого основная работа менеджера проекта заключается в выявлении рисков и их категоризации в месте, где можно подумать о стратегиях реагирования на выявленные риски. Работа по выбору покупателей и поставщиков и планирование стратегий для их обработки также является работой на этапе планирования.

3.Реализация проекта

После этапа планирования управление проектами начинается с выполнения проекта, например, с начала работы над проектом в соответствии с планом, управления изменениями в проекте, внедрения одобренных изменений, их документирования, оценки качества результата, управления ресурсами для получения результата в соответствии с планом и в соответствии с требованиями проекта. Управление людьми, развитие людей и наставничество людей для выполнения работы являются основными вмешательствами в управление проектами.

4. Мониторинг и контроль проекта

Управление проектами начинается здесь с проверки продукта по объему и по контрольным спискам качества, мониторинга графика и стоимости, прогнозирования бюджета и графика в соответствии с производительностью проекта. Мониторинг риска, изменение стратегий в соответствии с результатом и проверка окончательного результата и предоставление его заказчику.

5. Закрытие проекта/Фаза

После предоставления результата заказчику управление проектом начинается с получения окончательного одобрения от заказчика, выставления счетов за проделанную работу, закрытия договоров закупок, высвобождения ресурсов, празднования важных событий (если это возможно) и архивирования всех важных файлов проекта с помощью различных заинтересованных сторон для подготовки документа с извлечение уроков.

Заключение

Управление проектами в основном представляет собой применение навыков, знаний, инструментов и методов к широкому спектру видов деятельности для выполнения требований проекта. Процесс контроля и руководства проектом от начала до конца лежит на плечах менеджера проекта.

Подготовка к PMP® Сертификация? Пройдите этот тест, чтобы узнать, где вы находитесь!

PMP является зарегистрированной торговой маркой Project Management Institute, Inc.