Фазы управления проектом

Институт управления проектами, Inc. (PMI)® определяет управление проектами как «применение знаний, навыков, инструментов и методов к широкому спектру деятельности с целью удовлетворения требований конкретного проекта». Этот процесс руководства и контроля проекта от начала до конца можно разделить на 5 основных этапов:

1. Инициация
2. Планирование и дизайн
3. Исполнение
4. Мониторинг и контроль
5. Закрытие

1. Инициация

Все проекты начинаются с идеи продукта, услуги или другого желаемого результата. Группа процессов инициации определяет характер и масштаб проекта. Если этот этап не будет выполнен должным образом, маловероятно, что проект сможет удовлетворить потребности бизнеса. Ключевыми необходимыми элементами управления проектом являются понимание бизнес-среды и обеспечение того, чтобы все необходимые элементы управления были включены в проект. О любых недостатках следует сообщать и давать рекомендации по их устранению. В целом, есть шесть ключевых шагов, которые вам необходимо предпринять, чтобы правильно начать новый проект.

• Разработать бизнес-кейс
• Провести технико-экономическое обоснование
• Создать устав проекта
• Назначьте команду проекта
• Создайте проектный офис
• Выполните фазовый обзор

Первым проектным документом является устав проекта, который включает в себя:

• Бизнес-кейс
• Объем и результаты
• Цели
• Необходимые ресурсы
• План и график этапов
• Смета стоимости
• Риски и проблемы
• Зависимости

Фаза инициации проекта является наиболее важной фазой в Жизненный цикл проектапоскольку это этап, на котором вы определяете сферу деятельности и нанимаете команду.

2. Планирование и проектирование

После инициации ключом к успешному проекту является планирование. Создание плана проекта — это первое, что вам следует сделать при реализации любого проекта. Основная цель — правильно спланировать цели, результаты, график, время, стоимость и ресурсы, чтобы адекватно оценить необходимую работу и эффективно управлять рисками во время реализации проекта. Это фиксируется в плане управления проектом. Планирование проекта включает в себя:

• Разработка заявления об объеме работ
• Разработка графика
• Разработка бюджета
• Планирование человеческих ресурсов
• Планирование структуры проекта
• Определение результатов
• Планирование рисков
• Планирование коммуникаций

3. Исполнение

Этап реализации проекта является третьим этапом в жизненный цикл проекта. На этом этапе вы создадите физические результаты проекта и представите их своему клиенту на утверждение. Исполнение состоит из процессов, используемых для завершения работы, определенной в плане управления проектом, для достижения целей проекта. Процесс исполнения включает в себя координацию людей и ресурсов, а также интеграцию и выполнение мероприятий проекта. Этап реализации проекта обычно является самой продолжительной фазой жизненного цикла проекта и обычно потребляет больше всего энергии и ресурсов. Результаты создаются как результаты процессов, выполненных в соответствии с планом управления проектом.

4. Мониторинг и контроль

Группа процессов мониторинга и контроля включает в себя управление и отслеживание проекта, что позволяет быстро выявить потенциальные проблемы и принять корректирующие меры. Для этого используется план управления проектом. Контроль проекта — это та часть проекта, которая позволяет ему следовать графику, вовремя и в рамках бюджета. Контроль проекта начинается на ранних этапах проекта с планирования и заканчивается на поздних стадиях проекта обзором после реализации. Проекты следует оценивать на предмет необходимого уровня контроля: слишком сильный контроль отнимает много времени, слишком слабый контроль сопряжен с риском. Если контроль проекта осуществляется неправильно, следует уточнить затраты для бизнеса с точки зрения ошибок, исправлений и дополнительных затрат. Типичными элементами контроля проекта являются:

• Общая бизнес-стратегия
• Стандарты для новых систем
• Политика управления проектами
• Управление изменениями
• Контроль качества

Мониторинг включает в себя:

• Измерение текущей деятельности проекта
• Мониторинг переменных проекта в сравнении с планом управления проектом и базовым планом проекта.
• Определение корректирующих действий для устранения рисков и проблем.
• Управление изменениями с помощью нашего процесса контроля изменений

Этап мониторинга и контроля в управлении проектом поможет менеджеру проекта отслеживать, анализировать и регулировать ход и эффективность проекта. Группа процессов мониторинга и контроля завершается, как только проект достигает своих целей и задач, как указано в контракте по проекту. Проект может быть остановлен до завершения по разным причинам, включая изменения в бизнесе, нехватку ресурсов или более высокие приоритеты.

5. Закрытие

Закрытие проекта — важная часть управления проектом, которую иногда упускают из виду. Проект, который не закрыт, будет продолжать потреблять ресурсы. Закрытие проекта включает в себя передачу результата вашему клиенту, передачу документации бизнесу, расторжение контрактов с поставщиками, освобождение персонала и оборудования, а также информирование заинтересованных сторон о закрытии проекта. На этом этапе важно знать, насколько хорошо сработал проект. Это делается с помощью отчета о закрытии проекта. Он показывает, насколько хорошо проект справился с исходным экономическим обоснованием, показателями качества, стоимостью, продолжительностью и допусками. Кроме того, после закрытия проекта проводится обзор после реализации, чтобы определить успех проекта и выявить извлеченные уроки.

PMP является зарегистрированной торговой маркой Project Management Institute, Inc.