Документ практического бизнес-кейса Prince2

В PRINCE2 документ Business Case (Outline) создается в ходе предпроектного процесса «запуска проекта»: первого из 7 скоординированных процессов PRINCE2. В ходе процесса «запуска проекта» Business Case (Refined to more details) разрабатывается далее.

Бизнес-кейс отвечает на следующие вопросы о проекте, а также обеспечивает предотвращение инициирования проектов с нереалистичными сроками поставки, графиками и затратами:

• Почему мы начинаем этот проект?
• В чем преимущества?
• С какими рисками нам придется столкнуться?
• Каковы будут расходы?

Ответы на эти вопросы дают представление о весе бизнес-кейса. На основе бизнес-кейса должен стать понятным вклад проекта в цели организации. Постарайтесь сделать его SMART: (Specific, Measurable, Acceptable, Realistic, and Timely). Бизнес-кейс состоит из пяти строительных блоков.

Мандат проекта: Внешний продукт, созданный органом, заказывающим проект, который формирует триггер для запуска проекта. Документ Мандата инициирует процесс «Запуск проекта». Документ состоит из одного строительного блока: Мандата. Ответственность за мандат лежит на исполнителе. Процесс «Запуск проекта» формирует основу проекта. Он предшествует фактическому проекту. Мандат описывает суть проекта. Это первый строительный блок нескольких документов. Мандат описывает область действия, наиболее важные предварительные условия для проекта и связь с другими проектами. Каждый последующий документ начинается с этого строительного блока. Читателю сразу становится ясно, к какому проекту относится документ. Это полезный инструмент, в частности, для членов Совета проекта. Они часто участвуют в нескольких проектах.

Предыстория проекта Project Background описывает – как следует из названия – предысторию проекта. Подумайте, например, о чем-то вроде продукта, который востребован рынком, поправке к закону, которая требует адаптации систем, или процессе, в котором происходят сбои или неисправности.

Объем Область действия определяет границы проекта. Важно пересматривать изменения в ходе проекта. Если область действия ясна в начале проекта, все стороны знают, что является частью проекта, а что нет. Четкое определение области действия полезно для предотвращения неправомерных изменений (“расширение сферы действия“). Область действия описывает широту проекта (например, географические районы стран, группы клиентов или продукты). Глубина проекта также важна. Предпринимает ли проект только анализ альтернатив или эти варианты разрабатываются и внедряются?

Анализ риска: Этот строительный блок определяет области риска. Подумайте о бизнес-риске, если поставка продукта запоздает, операционном риске, которому подвергается организация при внедрении продукта, или риске поставщика, если для реализации проекта необходимы внешние стороны. Анализ сценария определяет влияние на бизнес-кейс с точки зрения времени восстановления, затрат и времени завершения. С этой целью вы можете построить сценарии для различных рисков, таких как продление на один месяц, шесть месяцев или один год. Или вы можете рассмотреть банкротство поставщика. Кроме того, анализ риска упоминает меры по минимизации или ограничению рисков.

Анализ затрат и выгод: Этот строительный блок описывает денежный поток проекта, чистую приведенную стоимость (NPV), внутреннюю норму доходности (IRR), период окупаемости и основу затрат и выгод. В этом строительном блоке регистрируются только результаты анализов. Базовые подробные расчеты присутствуют, но не являются частью бизнес-кейса. Практический документ бизнес-кейса PRINCE2 будет иметь следующие разделы, которые, как ожидается, менеджер проекта заполнит и будет поддерживать в рамках документации по инициированию проекта (PID).

Управляющее резюме: Выделяет ключевые моменты в бизнес-кейсе, которые должны включать важные преимущества и окупаемость инвестиций (ROI)

Причины: Определяет причины реализации проекта и объясняет, как проект позволит достичь корпоративных стратегий и целей.

Варианты бизнеса: Анализ и обоснованные рекомендации по базовым бизнес-вариантам: ничего не делать, делать минимум или делать хоть что-то.

Ожидаемые преимущества: Преимущества, которые принесет проект, выраженные в измеримых терминах по отношению к ситуации, которая существовала до проекта. Преимущества должны быть как качественными, так и количественными. Они должны быть согласованы с корпоративными или программными преимуществами. Допуски должны быть установлены для каждого преимущества и для совокупного преимущества. Любые требования к реализации преимуществ должны быть указаны.

Ожидаемые недостатки: Результаты, воспринимаемые как негативные одной или несколькими заинтересованными сторонами. Невыгоды являются фактическими последствиями деятельности, тогда как риск по определению имеет некоторую неопределенность относительно того, материализуется ли он. Например, решение объединить два элемента организации на новом объекте может иметь выгоды (например, лучшую совместную работу), затраты (например, расширение одного из двух объектов) и невыгоды (например, падение производительности во время слияния). Невыгоды необходимо оценить и включить в инвестиционную оценку.

Временные рамки: Период, в течение которого будет выполняться проект (краткое изложение Плана проекта) и период, в течение которого будут реализованы выгоды. Эта информация впоследствии используется для помощи в принятии решений по срокам при планировании (План проекта, План стадии и План обзора выгод)

Расходы: Сводка затрат на проект (взятых из плана проекта), текущие расходы на эксплуатацию и техническое обслуживание, а также механизмы их финансирования.

Инвестиционная оценка: Сравнивает агрегированные выгоды и убытки с затратами на проект (извлеченными из Плана проекта) и текущими дополнительными расходами на эксплуатацию и техническое обслуживание. Анализ может использовать такие методы, как отчет о движении денежных средств, рентабельность инвестиций, чистая приведенная стоимость, внутренняя норма прибыли и период окупаемости. Цель состоит в том, чтобы иметь возможность определить стоимость проекта как инвестиции. Оценка инвестиций должна учитывать, как будет финансироваться проект.

Основные риски: Дает сводку основных рисков, связанных с проектом, вместе с вероятным влиянием и планами на случай их возникновения. Бизнес-кейс может иметь ряд форматов, включая: Документ, электронная таблица или слайды презентации; Запись в инструменте управления проектами. Должны соблюдаться следующие критерии качества:

• Причины проекта должны соответствовать корпоративной или программной стратегии.
• План проекта и бизнес-кейс должны быть согласованы
• Преимущества должны быть четко определены и обоснованы.
• Должно быть ясно, как будут реализованы выгоды.
• Должно быть ясно, что будет определять успешный результат.
• Должно быть ясно, какой вариант ведения бизнеса является предпочтительным и почему
• Если требуются внешние закупки, следует четко указать, какой вариант источника поставки является предпочтительным и почему.
• Должно быть ясно, как будет получено необходимое финансирование.
• Бизнес-кейс включает в себя как финансовые, так и нефинансовые критерии.
• Бизнес-кейс включает в себя расходы и риски на эксплуатацию и техническое обслуживание, а также расходы и риски проекта.
• Бизнес-кейс соответствует стандартам бухгалтерского учета организации (например, анализ безубыточности и правила движения денежных средств)
• Основные риски, с которыми сталкивается проект, четко указаны, а также предложены возможные варианты реагирования.

Надеюсь, это помогло. Если вы хотите что-то добавить или у вас есть вопросы, пишите в комментариях!

(Вы также можете скачать эту электронную книгу о том, как взломать Prince2 Certification за 7 дней)