Что такое журнал проблем? (Обновлено)

В жизненном цикле проекта менеджер проекта всегда будет сталкиваться с проблемами, которые могут повлиять на проект. Журнал проблем — это важный проектный документ, который помогает менеджеру проекта справляться с этими проблемами. Это также важная тема для изучения на экзамене на сертификацию PMP.

Что такое проблемы?

Проблемы — это проблемы, пробелы, несоответствия или конфликты, которые неожиданно возникают в течение жизненного цикла проекта. Проблемы могут включать проблемы с персоналом или поставщиками, технические сбои, нехватку материалов или любые другие проблемы, которые оказывают негативное влияние на проект. Если проблемы остаются нерешенными, менеджер проекта может столкнуться с ненужными конфликтами, задержками или неудачами в производстве результатов. Проблемы также могут влиять на ожидания заинтересованных сторон в проекте.

6% рост рабочих мест в сфере ПМ к 2024 году – Upskill NowUMass PCP Project ManagementИзучить курс

В чем разница между проблемой и риском?

При управлении рисками или проблемами менеджер проекта следует схожим процессам, в которых выявляются потенциальные или фактические проблемы и определяется их влияние на проект. Он также определяет четкое владение и ставит цели с конкретными задачами и датами. Однако между проблемой и риском есть некоторые фундаментальные различия.

Риск — это неопределенное событие или условие, которое, если оно произойдет, может оказать положительное или отрицательное влияние по крайней мере на одну цель проекта. Поэтому команда проекта может планировать ответные меры и стратегии для управления или избежания этих выявленных рисков. Обычно у команды проекта есть время рассмотреть альтернативные подходы и реализовать одну или несколько стратегий для управления этими выявленными рисками. Управление рисками обычно является стратегическим и проактивным.

И наоборот, проблема — это то, что уже влияет на проект и требует решения. Это означает, что управление проблемами является реактивным и требует срочных тактических действий.
Например, невозможность найти квалифицированные ресурсы для определенной технологии является риском для проекта. Однако если квалифицированный член команды внезапно должен отсутствовать в офисе в течение двух недель, это становится проблемой.

Например, невозможность найти квалифицированные ресурсы для определенной технологии является риском для проекта. Однако, если квалифицированный член команды внезапно попадает в аварию и госпитализируется на 2 недели, это проблема.

Что такое журнал проблем?

Журнал проблем — это элементы документации, которые включены в управление программными проектами и содержат список активных и закрытых проблем. Хотя журналы проблем могут служить средством отслеживания ошибок в проекте, их роль часто выходит за рамки этого.

Журнал проблем, иногда также известный как реестр проблем, — это проектный документ, в котором регистрируются и отслеживаются все проблемы, которые негативно влияют на проект. Когда создается журнал проблем, он предоставляет инструмент для отчетности и сообщения обо всем, что происходит в рамках проекта. Это очень похоже на тикет поддержки, который создается, когда вы звоните в службу поддержки: проблема регистрируется и ей присваивается идентификатор, затем проблема отслеживается — вплоть до ее решения.

Согласно Руководству PMBOK®, в процессе управления командой проекта менеджер проекта работает над тем, чтобы команда проекта была в оптимальном состоянии, управляя вопросами, связанными с человеческими ресурсами. К таким вопросам относятся уход ресурсов из проекта, низкий моральный дух отдельных лиц или конфликты в командах. Все эти вопросы могут напрямую влиять на цели проекта, такие как бюджет, график и качество. Проблемы могут нарушить выполнение проекта и, безусловно, могут повлиять на ожидания заинтересованных сторон.

Журнал проблем — важный инструмент, используемый для управления этими и другими проблемами, помогающий команде проекта регистрировать проблемы, требующие решения. Вместе с каждой проблемой также документируется лицо или группа, ответственные за ее решение.

В процессе управления ожиданиями заинтересованных сторон менеджер проекта работает над выявлением и разрешением проблем заинтересованных сторон проактивным и своевременным образом. Этот процесс помогает гарантировать, что никакие проблемы заинтересованных сторон или другие проблемы не перерастут в проблемы, которые могут негативно повлиять на проект. Журнал проблем является важным входом для этого процесса, поскольку любая проблема, с которой сталкивается проект, будет очень уместна для включения в процесс.

Чтобы создать реестр проблем, менеджер проекта может создать электронную таблицу или базу данных либо приобрести программное обеспечение для управления проблемами у множества поставщиков.

Вы с нетерпением ждете возможности оставить след в области управления проектами? Если да, зарегистрируйтесь на Программу сертификации по управлению проектами прямо сейчас и станьте на шаг ближе к своей карьерной цели!

Каковы компоненты журнала проблем?

Менеджер проекта может успешно управлять проблемами, если он сможет сосредоточиться на типе отслеживаемой информации, а не на механизме отслеживания проблем, используемом в проекте.

Возможно, вы захотите включить следующую информацию в пример журнала проблем:

• Название проблемы

  Название выпуска может быть записано. Во многих случаях также записан номер выпуска.

• Тип проблемы

  Определив категории проблем, которые, скорее всего, возникнут в проекте, менеджер проекта может отслеживать проблемы и назначать их нужным людям для их решения. Несколько категорий, которые можно включить в этот столбец:

Заработайте 60 PDU: выберите один из 6 курсовПрограмма магистратуры PMP® PlusЗарегистрируйтесь сейчас!

• Техническое описание

  Это технические проблемы проекта.

• Ресурс

  Это вопросы, связанные с человеческими ресурсами, оборудованием или материалами в проекте.

• Третья сторона

  Это вопросы, связанные с продавцами, поставщиками или любой третьей стороной.

• Сообщил

  В этой колонке можно указать имя человека, поднявшего вопрос.

• Дата сообщения

  В этом столбце можно указать дату, когда был поднят вопрос.

• Описание

  Проблема может быть достаточно подробно описана в этой колонке. Описание проблемы может включать влияние, которое проблема может оказать на проект, и цели проекта, на которые могут повлиять эти проблемы.

• Приоритет

  Каждой проблеме в этом столбце можно присвоить рейтинг приоритета. Рейтинги приоритета могут быть высокими, средними или низкими в зависимости от того, какое влияние проблема может оказать на проект.

• Назначено

  Имя лица или команды, ответственных за проблему, можно включить в этот столбец. Это лицо может быть ответственным за решение проблемы, а может и не быть. Однако он или она несет ответственность за отслеживание проблемы и обеспечение ее решения в соответствии с ее приоритетом.

• Целевая дата разрешения

  Крайний срок решения этого вопроса может быть указан в этой колонке.

• Статус

  Ход решения проблемы будет отслеживаться в этом столбце. Ход решения может быть обозначен с помощью меток, таких как «открыто», «внедрение» или «решено».

• Окончательное решение

  В этот столбец можно включить краткое описание решения, которое было реализовано для устранения проблемы.

Пример журнала проблем

На изображении ниже представлен пример шаблона журнала проблем:

Выберите правильную программу

Раскройте свой потенциал управления проектами с помощью комплексного обучения Simplilearn. Получите навыки и знания, необходимые для успешного руководства проектами, повышения эффективности и превышения целей. Выберите правильный курс управления проектами сегодня и уверенно продвигайтесь по карьерной лестнице.

Заключение

Ведя журнал проблем, команда проекта может поднимать и документировать проблемы, а также обеспечивать их быстрое и эффективное расследование и решение. Это, в свою очередь, может помочь команде выполнить проект в рамках бюджета и в срок.

Вы рассматриваете карьеру в управлении проектами? Simplilearn предлагает множество учебных курсов и путей обучения по управлению проектами, которые могут помочь начинающим менеджерам проектов получить необходимое им образование — не только для сдачи сертификационных экзаменов, таких как PMP®, но и практические знания, полезные для любой карьеры в управлении проектами.

Посмотрите это видео — оно знакомит вас с PMP®. После просмотра у вас будет лучшее представление об онлайн-обучении Simplilearn. Simplilearn предлагает обучение по различным дисциплинам управления проектами, включая PMP®, PRINCE2® и CAPM®.

PMP® и PMBOK® являются зарегистрированными товарными знаками Project Management Institute, Inc.