Что такое выравнивание ресурсов? (объяснение с примерами)

Менеджеры проектов часто прибегают к выравниванию ресурсов, чтобы гарантировать, что сроки выполнения любого проекта могут быть правильно спрогнозированы, а конфликты, возникающие из-за времени, объема или нехватки ресурсов, могут быть решены на ранней стадии, не перерастая в огромную проблему, заставляя сотрудников работать сверхурочно. Понимание того, что такое выравнивание ресурсов, его использование, важность и связанная с этим информация жизненно важны для повышения производительности и снижения выгорания за счет устранения избыточного распределения и минимизации риска выгорания ресурсов.

Что такое выравнивание ресурсов?

Это метод управления проектами, позволяющий разрешать различные конфликты, такие как конфликты расписания или перераспределение или недораспределение ресурсов, чтобы гарантировать максимально полное использование имеющихся ресурсов и скорейшее завершение проекта.

Выравнивание ресурсов в основном осуществляется путем установления реалистичных сроков проекта путем продления или сокращения дат начала и окончания проекта. Это помогает поддерживать стоимость проекта, не заставляя сотрудников перерабатывать.

Когда использовать?

Выравнивание ресурсов используется, когда проект может распределить ресурсы слишком тонко или может возникнуть вероятность перераспределения ресурсов. Этот метод необходим для поддержания здорового баланса между работой и личной жизнью сотрудников путем равномерного распределения работы и создания реалистичного рабочего графика для завершения проекта в срок.

Почему это важно?

Выравнивание ресурсов имеет решающее значение для понимания и создания реалистичных сроков, когда проект может быть завершен путем использования имеющихся ресурсов без создания бюджетных проблем, поддержания качества работы и избежания задержек проекта. Вот несколько причин, по которым этот метод важен:

Оптимизировать ваши ресурсы

Он помогает вам назначать задачи таким образом, чтобы оптимизировать ресурсы. Например, он помогает вам оценивать проекты с гибкими сроками и может использовать несколько сотрудников для определения проектов, требующих дополнительных ресурсов для выполнения задачи в срок.

Чтобы минимизировать дефицит

Он минимизирует потери рабочей силы и затраты за счет управления спросом на ресурсы таким образом, чтобы не допустить задержек проектов и не превысить стоимость и возможности финансовых ресурсов компании.

6% рост рабочих мест в сфере ПМ к 2024 году – Upskill NowUMass PCP Project ManagementИзучить курс

Чтобы предотвратить перегрузку задач

Выравнивание ресурсов позволяет избежать перераспределения работы. Регулируя сроки, менеджер проекта может решить эту проблему и гарантировать, что команда сохранит свою производительность.

Для обеспечения качества результата проекта

Поддерживая высокую производительность команды, выравнивание ресурсов предотвращает снижение качества проекта и успешно управляет ожиданиями клиентов в отношении результатов проекта.

Как выбрать стратегию выравнивания ресурсов в реальном мире?

Неожиданные задержки и другие конфликты являются частью реального мира и могут возникнуть в любое время без предупреждения о своем появлении. Это может предотвратить такие проблемы, регулируя две самые важные переменные — сроки проекта и доступные ресурсы. Правильная стратегия может помочь вам оптимизировать ресурсы, продлить сроки, сузить область проекта и получить больше ресурсов. Ниже приведены четыре сценария, которые помогут вам понять, где и как можно применить стратегию выравнивания ресурсов для достижения наилучшего возможного результата:

Сценарий 1: Добавить больше ресурсов и продлить срок

Расширенные сроки и дополнительные ресурсы могут обеспечить наилучшую работу для высококачественных проектов. После встречи с заинтересованными сторонами и объяснения того, что первоначальные предположения проекта были недостаточными, вы можете учесть дополнительные ресурсы, пересмотрев планы распределения ресурсов.

Сценарий 2: Добавить больше ресурсов, чтобы уложиться в тот же срок

Стратегия краха часто помогает в проектах, где сроки не могут быть продлены. Вы можете привлечь дополнительные ресурсы, чтобы разделить рабочую нагрузку. Одной из проблем, которая может возникнуть из-за этого, является отсутствие обучения новых членов команды. Старшие члены команды могут обучать новичков, но это отнимет время, необходимое для выполнения работы. Таким образом, чтобы решить эту проблему, новичкам следует поручать только те задачи, которые требуют наименьших усилий.

Сценарий 3: использование тех же ресурсов и продление срока

Необходимо связаться с заинтересованными сторонами как можно скорее, чтобы одобрить продленный срок для больших объемов работ, если это возможно. Этот метод гарантирует, что не потребуется дополнительных членов команды, а существующие ресурсы получат время, необходимое для завершения проекта, без ущерба для качества результатов.

Сценарий 4: использование тех же ресурсов для соблюдения тех же сроков

Когда невозможно привлечь дополнительных участников и продлить сроки, единственный способ завершить проект вовремя — это убрать все малоценные задачи и сосредоточиться только на самых важных аспектах. Таким образом, вы можете сократить объем проекта и выполнить несколько задач одновременно, используя все доступные ресурсы, чтобы гарантировать своевременную сдачу проекта.

6% рост рабочих мест в сфере ПМ к 2024 году – Upskill NowUMass PCP Project ManagementИзучить курс

Как выравнивание ресурсов может помочь улучшить баланс между работой и личной жизнью членов команды?

Сотрудники по всему миру считают, что здоровый баланс между работой и личной жизнью является самым важным атрибутом любой работы. Статистика показывает, что ресурсы повышают производительность — на 21%, когда у них хороший баланс между работой и личной жизнью.

Не превышая обычные рабочие часы, предоставляя сотрудникам буферные дни и разбивая части больших задач на более мелкие подзадачи и распределяя их между членами команды, вы облегчите рабочую нагрузку и повысите эффективность членов команды. Этот процесс называется сглаживанием ресурсов. Буферные дни равномерно распределяются по всем дням и являются выгодными, поскольку они предоставляют дополнительное время для решения непредвиденных проблем, эффективно снижая стресс и сверхурочные.

Сглаживание ресурсов в сочетании с выравниванием способствовало улучшению баланса между работой и личной жизнью, поскольку команда работает в обычном режиме с одинаковой ежедневной рабочей нагрузкой.

Как работают вместе распределение ресурсов, выравнивание ресурсов и сглаживание ресурсов?

Управление проектами можно эффективно оптимизировать, сочетая распределение ресурсов, сглаживание и выравнивание.

Когда вы распределяете задачи между отдельными членами команды в рамках их сильных сторон, чтобы гарантировать, что работа будет выполнена ими, это называется распределением ресурсов.

Выделяя ежедневные буферы, сглаживание ресурсов помогает равномерно распределить рабочую нагрузку между доступными ресурсами.

Выравнивание ресурсов способствует сбалансированному соотношению работы и личной жизни, гарантируя, что ни один сотрудник не будет работать больше обычного и не превысит свои лимиты.

Распределение ресурсов помогает, составляя план проекта и занимаясь бюджетированием, планированием ресурсов и результатами проекта на начальном этапе планирования. Это помогает решать любые непредвиденные проблемы, которые могут возникнуть в ходе проекта. Сглаживание ресурсов уравновешивает высокую и низкую рабочую нагрузку, чтобы гарантировать, что ресурсы не превысят свои лимиты.

Примеры выравнивания ресурсов

Вот несколько примеров выравнивания ресурсов:

Пример первый: корректировка даты начала

Графический дизайнер был дважды забронирован для проекта и не может завершить его без сверхурочной работы. Чтобы гарантировать, что дизайнер не превысит свои лимиты, компания решила сдвинуть дату начала на два дня позже. Однако, поскольку дизайнер работает быстро, он сохранил качество работы, и дата завершения проекта осталась прежней.

Пример второй: Получение дополнительных ресурсов

IT-команда пыталась исправить несколько зараженных вирусом компьютеров в компании. Поняв, что программное обеспечение компании не сможет справиться с вирусом, команда инвестировала в новое антивирусное программное обеспечение, чтобы исправить все зараженные компьютеры.

Распространенные методы выравнивания ресурсов

Ниже приведены распространенные методы выравнивания ресурсов, которые используют менеджеры проектов для эффективного разрешения различных конфликтов в рамках проекта.

Метод критического пути

Распространенный метод выравнивания, этот метод включает визуальное отображение «критического пути» проекта для определения дат начала и окончания, зависимости и продолжительности и т. д. Этот метод не учитывает ограничения ресурсов. Менеджеры проектов используют этот метод для определения того, какая задача потребует больше всего времени для выполнения, и для эффективного управления такими задачами, чтобы гарантировать отсутствие задержек.

Это позволяет выделить соответствующие ресурсы для этих задач, и начинается выполнение проекта. Если команда сталкивается с какими-либо неожиданными проблемами, менеджеры проектов могут скорректировать ресурсы, чтобы обеспечить своевременное завершение критических путей.

Управление критической цепочкой

Метод критической цепи считается усовершенствованной версией метода критического пути, поскольку он учитывает ограничения ресурсов, которые метод критического пути не учитывает. Этот метод учитывает зависимости ресурсов, а также задачу. «Критическая цепь» здесь относится к задаче с самым длинным путем. В этом методе только одна задача может быть одновременно назначена ресурсу.

Проекты планируются в соответствии с необходимыми для выполнения задач ресурсами, а их доступность пересматривается по мере необходимости.

Этот метод также использует буферный период, чтобы гарантировать, что проект не будет задержан. Он размещается непосредственно перед датой завершения, после последней задачи, чтобы округлить любые незавершенные задачи.

Ускоренное отслеживание

Когда несколько задач выполняются параллельно для сдачи проекта в срок или до него, это называется ускоренным отслеживанием. Только до определенной степени действия могут перекрывать друг друга. Параллельными действиями могут быть те, которые не зависят друг от друга, а те, которые имеют зависимости, могут быть разнесены.

Проект рушится

Когда сроки проекта слишком коротки для выполнения имеющимися ресурсами, выделяются дополнительные ресурсы для выполнения задач в срок. Этот метод используется, когда быстрое отслеживание не удается, и менеджер проекта оценивает высокоприоритетные задачи и выделяет ресурсы, которые обеспечат высокую ценность при наименьших затратах.

6% рост рабочих мест в сфере ПМ к 2024 году – Upskill NowUMass PCP Project ManagementИзучить курс

Успешное выравнивание часто достигается после приобретения определенного опыта; вот инструменты, которые вы можете использовать, чтобы помочь вам профессионально выполнять проекты до тех пор.

Используйте диаграммы Ганта

Эта визуальная столбчатая диаграмма отображает график проекта и используется для определения и планирования критического пути, который может быть перестроен позже. Она помогает предоставить обзор продолжительности проекта, дат начала и окончания, а также зависимостей задач.

Используйте программное обеспечение для управления проектами

Конфликты распределения можно легко разрешить с помощью программного обеспечения для управления проектами с дополнительным алгоритмом выравнивания ресурсов, который может дать представление о расписаниях членов команды, тем самым предотвращая двойное бронирование или конфликты расписаний.

Рисовать сетевые диаграммы

Можно создать диаграмму, называемую сетевой диаграммой, которая будет хронологически показывать назначенные задачи с помощью ряда блоков и стрелок. Она часто используется для определения критических и некритических путей графика проекта и отслеживания прогресса проекта.

Используйте предыдущие проекты в качестве справочного материала

Изучение прошлых проектов и использование их в качестве справочного материала для будущих проектов поможет мне лучше и эффективнее планировать график.

Реалистично оценивайте потребности в ресурсах

Определение оценок ресурсов и масштабов проекта помогает в будущих усилиях по выравниванию ресурсов.

Выравнивание ресурсов против сглаживания ресурсов

Выравнивание фокусируется на доступности ресурсов, в то время как сглаживание ресурсов фокусируется на временных ограничениях. Они расставляют приоритеты между различными аспектами проекта. Выравнивание ресурсов может устранить конфликт перераспределения, сдвинув начальную и конечную даты проекта. Напротив, сглаживание ресурсов используется для неравномерного распределения ресурсов без изменения крайнего срока проекта.

Сглаживание ресурсов применяется для выравнивания графика проекта после того, как выравнивание ресурсов устранило проблему избыточного распределения.

Сделать карьеру в управлении проектами еще никогда не было так просто! Запишитесь на нашу программу последипломного образования по управлению проектами, чтобы начать сегодня!

Станьте менеджером проекта в 2023 году

Ускорьте свой путь руководителя проекта в цифровую эпоху с программой последипломного образования Simplilearn по управлению проектами, которая соответствует PMI-PMP® и IASSC-Lean Six Sigma. Зарегистрируйтесь сейчас, чтобы посещать интерактивные онлайн-занятия и получать знания с помощью мастер-классов из тематических исследований UMass Amherst и Harvard Business Publishing.