Что такое устав проекта и зачем он нужен (обновлено)

Недавно у меня появилась возможность поработать волонтером в некоммерческой организации, чтобы управлять ее проектом по разработке веб-сайта. Работая с моим менеджером портфолио, я спросил его: «Какой результат вы бы от меня ожидали в первую очередь?» Он ответил: «Предоставление устава проекта». «Почему столько шума из-за предоставления устава для такого небольшого проекта, как проект по разработке веб-сайта?» — задался я вопросом. Однако, работая с ним над уставом, я понял, что даже для такого проекта, как этот, подготовка устава требует много времени и усилий.

Как пишет Рита Малкахи в одной из своих книг по подготовке к сертификации PMP: «Не стоит недооценивать ценность устава проекта. Это настолько важный документ, что проект не следует начинать без него. Если устав проекта служит определением того, как будет измеряться успех, то без устава проекта проект и его менеджер не смогут добиться успеха». Итак, давайте рассмотрим важность устава проекта и то, что он собой представляет.

Интересуетесь управлением проектами? Ознакомьтесь с программой послевузовского образования по управлению проектами, которая поможет вам начать!

Что такое Устав проекта?

Устав проекта — это документ, который официально начинает проект или фазу. Он официально санкционирует существование проекта и предоставляет источник ссылок на будущее. Устав дает направление и ощущение цели для руководства от начала до конца. Как отметил в одной из своих статей Рэнди Танго, практикующий бизнес-проект: «Гордитесь и заботьтесь о своем уставе проекта, потому что именно здесь вы сеете хорошие семена. В конечном итоге он позаботится о вас».

Устав проекта определяет руководителя проекта и его полномочия. Он дает руководителю проекта полномочия использовать организационные ресурсы для достижения целей проекта.

Узнайте больше о том, что такое управление проектами?

Ключевые элементы Устава проекта

Устав проекта — это документ, в котором описываются масштаб проекта, его цели и заинтересованные стороны. Обычно он создается в начале проекта и служит дорожной картой для команды проекта. Вот основные элементы, которые должны быть включены в устав проекта:

1. Название проекта: Название проекта должно быть четко указано в верхней части документа.
2. Предыстория проекта: в этом разделе следует объяснить, почему проект необходим и какую пользу он принесет организации.
3. Масштаб проекта: он должен определять границы проекта, а также то, что включено в проект и исключено из него.
4. Цели проекта: должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными по срокам (SMART).
5. Хронология проекта: она должна включать даты начала и окончания проекта, а также все ключевые этапы.
6. Бюджет проекта: в нем должна быть указана предполагаемая стоимость проекта, включая все необходимые ресурсы.
7. Заинтересованные стороны проекта: в уставе проекта должны быть указаны все заинтересованные стороны, включая спонсоров проекта, членов проектной группы и внешних заинтересованных сторон.
8. Риски и допущения: Устав проекта должен определять любые потенциальные риски и допущения, связанные с проектом.
9. Подход к управлению проектами: в нем следует описать методологию и процессы, используемые для управления проектом.
10. Результаты проекта: они должны быть четко определены, включая любые отчеты, продукты или услуги, которые будут получены в результате проекта.

Как создать устав проекта

Создание устава проекта включает сбор информации, определение целей проекта и сообщение деталей заинтересованным сторонам. Вот шаги по созданию устава проекта:

1. Определите цель и задачи проекта: Это первый шаг в создании устава проекта. Четко определите цели и задачи проекта и определите, как они соотносятся с общей стратегией организации.
2. Определите заинтересованные стороны: Определите все заинтересованные стороны, которые будут затронуты проектом, включая спонсоров проекта, членов команды и внешних заинтересованных сторон. Взаимодействуйте с ними, чтобы понять их ожидания, цели и требования.
3. Разработайте описание сферы проекта: Определите сферу проекта, включая границы и результаты проекта. Определите, что включено и исключено из проекта, и убедитесь, что сфера соответствует целям и задачам проекта.
4. Определите риски проекта: Определите любые потенциальные риски, которые могут повлиять на проект, и разработайте план управления рисками для их смягчения. Это может включать определение планов действий в чрезвычайных ситуациях или альтернативных курсов действий.
5. Разработайте временную шкалу проекта: Создайте временную шкалу, которая включает ключевые этапы, результаты и сроки. Убедитесь, что временная шкала реалистична и достижима.
6. Разработайте бюджет проекта: Оцените стоимость проекта, включая все необходимые ресурсы и материалы. Разработайте бюджет, который соответствует целям проекта и приемлем для заинтересованных сторон.
7. Разработайте план коммуникаций: определите, как заинтересованные стороны будут информироваться о ходе проекта и как будет осуществляться обратная связь.
8. Задокументируйте устав проекта: создайте письменный документ, включающий все вышеуказанные детали и любую другую соответствующую информацию. Поделитесь документом с заинтересованными сторонами, чтобы обеспечить согласие и понимание.

Шаблон устава проекта

Зачем нам нужен Устав проекта?

Как упоминалось ранее, основная цель устава проекта — предоставить менеджеру проекта полномочия начать утвержденный проект и позволить ему использовать организационные ресурсы для достижения целей проекта.

Если устав создан правильно, он также помогает руководителям увидеть ценность проекта для бизнеса. Они также могут ссылаться на устав, чтобы понять, насколько хорошо проект соответствует организационным стратегиям.

Джош Нанкивел, PMP®, тренер и директор PMStudent, сказал, что «Устав проекта также должен служить обзором вашего проекта для руководства, на который любой новый руководитель может ссылаться для его оценки. Хороший устав проекта может помочь вам избежать ненужного контроля или закрытия вашего проекта из-за того, что некоторые руководители не увидели в нем деловой ценности с их точки зрения».

Когда мы создаем Устав проекта?

Согласно Руководству PMBOK®, устав проекта создается в процессе «Определение». Этот процесс является одним из первых, выполняемых в проекте, и завершается в домене процесса «Инициирование».

Кто подписывает и выдает Устав проекта?

Спонсор или инициатор подписывает устав проекта. В руководстве PMBOK®, 4-е издание (новое) говорится: «Проекты авторизуются кем-то внешним по отношению к проекту, например, спонсором, PMO или руководящим комитетом портфеля. Инициатор или спонсор проекта должен быть на уровне, соответствующем финансированию проекта. Они либо создадут устав проекта, либо делегируют эту обязанность менеджеру проекта. Подпись инициатора на уставе авторизует проект».

В нем должно быть четко указано, кто отвечает за финансирование и кто должен подписать документ. Джош Нанкивел в одной из своих статей утверждает: «Я работал с несколькими руководителями проектов, которые сталкивались с проблемами финансирования, потому что конкретный директор или руководитель, который сказал, что профинансирует проект из своего бюджета, не пришел. В уставе проекта должно быть четко указано, кто отвечает за финансирование, и они также должны его подписать!»

Возможно, вам будет интересно узнать, как можно сэкономить деньги при реализации проекта.

Может ли руководитель проекта участвовать в подготовке устава проекта?

Хотя он назначен в уставе проекта, менеджер проекта все равно может быть вовлечен в подготовку устава проекта. Спонсор или инициатор обычно создает устав вместе с командой управления проектом. Спонсор может не иметь навыков, необходимых для подготовки устава проекта, и ему может потребоваться помощь менеджера проекта для составления устава.

Как отмечает в одной из своих статей Корнелиус Фихтнер, тренер PMP® и ведущий подкаста PM, «PM является экспертом в предметной области, когда дело касается инициирования и запуска проекта. Поэтому PM более квалифицирован для создания устава проекта. У него или нее больше опыта в этом деле, и он или она знает, какие детали следует добавить в устав проекта».

Некоторые ключевые факты, которые следует помнить о Уставе проекта для экзамена на получение сертификата PMP:

• Он разрабатывается в процессе «Разработка» устава проекта в области инициирующего процесса.
• Он создается на основе бизнес-потребности, и документ должен объяснять эту потребность.
• Подписывает его спонсор или инициатор.
• Он назначает и уполномочивает премьер-министра.
• Он должен включать общие требования к проекту.
• Он должен включать общее представление основных этапов графика проекта.
• Это документ высокого уровня, который не включает в себя детали проекта. Конкретные аспекты деятельности проекта будут разработаны позже.
• Включает в себя предварительный бюджет проекта на уровне резюме.

Примеры вопросов к Уставу проекта

1. Устав проекта всегда должен включать:

а. План управления расписанием
б) Историческая справка
в) Подробный бюджет
г. Бизнес-потребности, лежащие в основе проекта

2. В каком из следующих процессов менеджеру проекта назначается его/ее роль в проекте?

а. Инициирование
б) Планирование
в) Выполнение
г. Мониторинг и контроль
е. Закрытие

3. Кто выдает Устав проекта?

клиент
б) Менеджер проекта
c. Любая заинтересованная сторона
г. Спонсор или инициатор

Ответы

1. Годы д.
Устав проекта должен включать бизнес-потребности, лежащие в основе проекта.

2. Годы а.
Менеджер проекта официально назначается и назначается на устав проекта. Устав проекта разрабатывается в процессе разработки устава проекта в области знаний управления интеграцией проекта и области инициирования производительности.

3. Годы д.
Устав проекта разрабатывает спонсор или инициатор, а не заказчик, менеджер проекта или какая-либо другая заинтересованная сторона.

Заключение

Устав проекта является важной частью любого проекта, где он фактически аккредитует существование любого проекта и позволяет менеджеру проекта начать проект. Чтобы узнать больше о уставе проекта и нескольких других аспектах управления проектами, обучение по сертификации PMP® поможет вам понять роль менеджера проекта и насколько важен устав проекта.

PMP и PMBOK являются зарегистрированными товарными знаками Project Management Institute, Inc.

Часто задаваемые вопросы

1. Что такое устав проекта?

Устав проекта — это официальный документ, в котором указано, что проект существует. Он подробно описывает цели, потребности в ресурсах и объем работ.

2. Почему полезны уставы проектов?

Устав проекта обеспечивает участие всех заинтересованных сторон в проекте и наличие четкого плана начала и завершения проекта.

3. Кто пишет устав проекта?

Команда управления проектом совместно с лицом, ответственным за разработку идеи проекта, пишут устав проекта.

4. В чем разница между уставом проекта и техническим заданием?

Техническое задание — это выведенный из колеи документ, который имеет юридическую силу. В то время как устав проекта краток и не имеет юридической силы.

5. Что входит в устав проекта?

Устав проекта включает цели, объем и обязанности вашего проекта.