Что такое управление заинтересованными сторонами? Определение и обзор

Обеспечьте свое будущее с сертификацией PMP — аккредитованное обучение Simplilearn выделит вас!

Определение, расстановка приоритетов и вовлечение заинтересованных сторон в процесс разработки продукта называется управлением заинтересованными сторонами. Как важный компонент управления продуктом, управление заинтересованными сторонами требует от менеджеров по продукту точного определения своих ключевых заинтересованных сторон и развития прочных отношений с заинтересованными сторонами, полностью понимая уникальные потребности и точки зрения. Постоянное стратегическое взаимодействие и усердные усилия имеют решающее значение для эффективного управления заинтересованными сторонами.

Кто является заинтересованной стороной проекта?

Заинтересованные стороны — это отдельные лица, группы или организации, которые влияют на выполнение или успех продукта. Они могут быть внешними или внутренними по отношению к организации, спонсирующей проект. Отношения с заинтересованными сторонами могут положительно или отрицательно влиять на жизненный цикл проекта. Поэтому крайне важно определить ваших ключевых заинтересованных сторон и сформулировать надлежащий план управления заинтересованными сторонами, чтобы удовлетворить их требования.

Заинтересованными сторонами проекта могут быть следующие лица:

• Руководитель проекта
• Члены команды проекта
• Государственные учреждения
• Внешние клиенты
• Инвесторы
• Подрядчики и субподрядчики
• Поставщики

Повысьте свои навыки управления проектами с сертификацией PMP — Simplilearn обеспечивает совершенство!

Разница между внутренними и внешними заинтересованными сторонами

Заинтересованные стороны проекта могут быть внутренними и внешними. Эти две категории отличаются от одной, как и процесс управления заинтересованными сторонами для каждой группы.

Внутренние заинтересованные стороны

Лицо, являющееся частью организации, управляющей этим проектом. Внутренний стейкхолдер стремится достичь бизнес-целей и стратегических задач проекта. Внутренние стейкхолдеры могут принадлежать к следующим категориям:

• Члены команды
• Менеджеры проектов
• Спонсоры
• Владельцы
• Инвесторы из организации

Внешние заинтересованные стороны

Эти заинтересованные стороны не связаны напрямую с организацией. Скорее, они имеют ключевую ценность в бизнесе или на них влияет проект. Обычно они принадлежат к цепочке поставок, кредиторам или общественным группам.

Что такое управление заинтересованными сторонами?

Управление заинтересованными сторонами обычно является частью процесса управления проектами, включающего важнейшие задачи управления требованиями и ожиданиями внутренних и внешних заинтересованных сторон. Эффективное управление заинтересованными сторонами подразумевает надлежащий план управления заинтересованными сторонами, который иллюстрирует стратегии управления заинтересованными сторонами для проекта.

Стоит понимать, что термин «управление заинтересованными сторонами» не ограничивается управлением проектами; он также может относиться к деловому администрированию. Более того, управление взаимоотношениями с заинтересованными сторонами или SRM одинаково важно для крупных корпораций, малого бизнеса, средних компаний и НПО.

Что такое план управления заинтересованными сторонами?

Документ по управлению проектами, полезный для определения заинтересованных сторон проекта и методов, которые организация будет использовать для общения с ними с целью выполнения их требований, называется планом управления заинтересованными сторонами. Он включает в себя следующие ключевые элементы:

• Список всех заинтересованных сторон проекта и их основная информация
• Матрица интересов власти или карта заинтересованных сторон
• Раздел приоритетов заинтересованных сторон
• План коммуникации
• Раздел с различными стратегиями управления заинтересованными сторонами для разных ситуаций

Преимущества управления заинтересованными сторонами

Твердая команда по активному развитию и поддержанию оптимальных отношений с заинтересованными сторонами помогла компаниям получить существенные преимущества в плане улучшения управления рисками, усиления поддержки заинтересованных сторон и достижения лучших результатов.

Эффективное управление заинтересованными сторонами помогает понять проблемы заинтересованных сторон и приводит к лучшим идеям, которые отвечают потребностям заинтересованных сторон. Это позволяет компаниям минимизировать затраты, максимизируя ценность. Управление заинтересованными сторонами помогает организациям в следующих аспектах:

• Социальная лицензия на деятельность
• Конкурентное преимущество
• Более сильная репутация
• Корпоративное управление
• Управление рисками

CRM против SRM

Управление проектами часто требует программных инструментов CRM и SRM. Поймите разницу между ними, чтобы иметь возможность использовать их лучше.

Программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM)

CRM-системы предназначены для упрощения процессов продаж. Они существенно отличаются от процесса взаимодействия.

При управлении вовлеченностью и понимании потребностей и отзывов заинтересованных сторон использование CRM, скорее всего, усложнит ситуацию. Поэтому вам следует выбрать SRM.

Программное обеспечение для управления взаимоотношениями с заинтересованными сторонами (SRM)

Это программное обеспечение специально предназначено для нужд взаимодействия с заинтересованными сторонами. Хотя и CRM, и SRM могут отслеживать заинтересованные стороны, SRM предназначен для отслеживания, а также анализа намерений и содержания взаимодействия с заинтересованными сторонами. Оно помогает понять, что говорят заинтересованные стороны, их потребности, беспокойства и приоритеты.

Как составить план управления заинтересованными сторонами?

Хотя каждый подход к управлению заинтересованными сторонами необходимо адаптировать к требованиям вашего проекта, ниже приведены пять шагов, охватывающих все важные аспекты плана управления заинтересованными сторонами.

• Определите заинтересованные стороны

Определение заинтересованных сторон — первый шаг к эффективному плану управления заинтересованными сторонами. Определите ключевых лиц или группы заинтересованных сторон для вашего проекта/бизнеса.

• Расставьте приоритеты среди заинтересованных сторон

После определения следует расстановка приоритетов, вы должны признать ключевых заинтересованных лиц, которые будут иметь большее влияние на проект. Также подумайте, на каком этапе их влияние увеличится или уменьшится. Луковая диаграмма помогает в процессе расстановки приоритетов заинтересованных лиц.

• Проведите интервью с заинтересованными сторонами

Вы должны опросить своих заинтересованных лиц, чтобы лучше узнать их для бесперебойного рабочего процесса. Вы можете задать следующие вопросы для более четкого понимания:

• Какие результаты вас больше всего интересуют?
• Какие ожидания у вас связаны с этим проектом?
• Как быстро, по вашему мнению, будет реализован этот проект?
• Что вас больше всего беспокоило/беспокоило в связи с этим проектом? Почему?

• Создайте сетку интересов власти

Также называемая матрицей интересов проекта, сетка интересов власти представляет собой диаграмму для определения власти и интересов ваших заинтересованных сторон в проекте. Этот инструмент весьма полезен при анализе заинтересованных сторон.

С помощью этого инструмента вам необходимо определить следующие четыре группы заинтересованных сторон:

• Заинтересованные стороны с высокой степенью влияния и низкими интересами
• Высокопоставленные заинтересованные стороны с высокими интересами
• Заинтересованные стороны с низким уровнем власти и интереса
• Заинтересованные стороны с низким уровнем власти и высоким интересом

• Устанавливайте и управляйте ожиданиями

Ясность — ключ к управлению заинтересованными сторонами. Вы должны определить этапы, на которых каждая заинтересованная сторона будет участвовать, а также те, на которых потребуется ее обратная связь. Сформулируйте план взаимодействия с заинтересованными сторонами/коммуникации, оставаясь реалистичным, честным и прозрачным на различных этапах управления проектом.

Понимание процесса управления заинтересованными сторонами

Следующие пункты дадут вам представление о процессе управления заинтересованными сторонами:

Анализ заинтересованных сторон

Анализ включает в себя ряд шагов, направленных на понимание заинтересованных сторон проекта, уровня их вовлеченности и их влияния на успех вашего проекта.

Идентификация заинтересованных сторон

Этот шаг формирует основу вашего плана управления заинтересованными сторонами. Он требует от вас идентифицировать все внутренние и внешние заинтересованные стороны только для того, чтобы проанализировать, расставить приоритеты и вовлечь их в последовательные шаги.

Как менеджер проекта, вы должны учитывать следующие моменты при определении заинтересованных сторон:

• Тщательно просмотрите документы по планированию проекта, такие как устав проекта, чтобы найти информацию о заинтересованных сторонах.
• Найдите государственные постановления, которые могут иметь отношение к вашему проекту.
• Соберите отзывы от внутренних заинтересованных сторон.
• Определите людей и организации, связанные с вашей цепочкой поставок.

Картографирование заинтересованных сторон

После завершения процесса идентификации наступает время определить уровень интереса и степень влияния заинтересованных сторон на проект. Для этой цели можно использовать сетку интересов власти.

Приоритезация заинтересованных сторон

Имея список заинтересованных сторон на руках, вы должны начать расставлять их по приоритетам в зависимости от их значимости для проекта. Определите, кто будет иметь максимальное влияние на проект и кто, скорее всего, будет затронут им.

Благодаря эффективной расстановке приоритетов вам будет легче следить за различными заинтересованными сторонами. Кроме того, это также поможет вам определить лучшие стратегии управления заинтересованными сторонами, которые повысят их удовлетворенность.

Взаимодействие с заинтересованными сторонами

Наконец, после того, как вся информация будет усвоена, вы должны посвятить время выяснению наилучших способов привлечения заинтересованных сторон. Решите, какие практики обеспечат эффективную коммуникацию с заинтересованными сторонами проекта.

Как программное обеспечение может помочь в управлении взаимоотношениями с заинтересованными сторонами?

Управление заинтересованными сторонами, анализ и коммуникации могут быть сложными и запутанными в реализации. Использование инструментов программного обеспечения для управления проектами может упростить процесс управления заинтересованными сторонами путем организации ваших проектов, команд и заинтересованных сторон.

Следующие шаги помогут вам узнать, как хорошее программное обеспечение для управления проектами может помочь в управлении взаимоотношениями с заинтересованными сторонами:

Составьте расписание

Эффективное управление заинтересованными сторонами требует правильного графика, который помогает фиксировать действия и создает пространство, в котором каждый может внести свой вклад.

Интерактивная диаграмма Ганта, доступная в программном обеспечении для управления проектами, позволяет вам представить заинтересованным сторонам график. Более того, простой доступ-совместное использование поощряет активное сотрудничество и также экономит время.

Назначить работу

Расписание не имеет смысла и служит лишь абстракцией, пока не будет стратегически выполнено. Этот процесс включает вашу команду. Хотя заинтересованные стороны не вовлечены напрямую в эти детали, предоставление им доступа к просмотру через программное обеспечение для управления проектами может помочь избежать путаницы.

Мониторинг прогресса

Программное обеспечение для управления проектами предоставляет интерактивные панели для просмотра ключевых показателей проекта. Используйте его, чтобы удовлетворить заинтересованных лиц, заинтересованных в том, как продвигается проект.

Баланс рабочей нагрузки

Повышение производительности ваших команд помогает поддерживать удовлетворенность заинтересованных сторон. С помощью инструментов программного обеспечения для управления проектами вы можете внимательно следить за рабочей нагрузкой членов команды, корректировать ее при необходимости и не допускать их выгорания.

Печать, обмен, диаграмма Ганта и отчеты

Обновление заинтересованных сторон является краеугольным камнем управления заинтересованными сторонами. Менеджерам проектов требуется инструмент, который дает им гибкость для обмена данными с заинтересованными сторонами в удобном для понимания формате. Часто заинтересованная сторона может не понимать ваши подробные данные, но более простая версия отчетов способствует лучшему пониманию.

Управляйте портфелем

Заинтересованные стороны часто являются частью похожей программы или даже портфеля. Этот аспект вызывает потребность в масштабируемом инструменте управления проектами, который может помочь отслеживать проекты, программы или портфель.

Учитесь у экспертов, которые помогут вам сдать экзамен после регистрации на курс обучения PMP от Simplilearn. Зарегистрируйтесь сегодня на курс обучения сертификации PMP®!

Заключение

63% компаний уже использовали стратегии управления заинтересованными сторонами для повышения уровня своего бизнеса. Управление ожиданиями заинтересованных сторон на протяжении всего жизненного цикла проекта имеет первостепенное значение для успеха проекта. Пришло время менеджерам проектов перенять лучшие практики управления проектами, приобрести самые востребованные навыки и превзойти конкурентов. Станьте цифровым лидером с нашим курсом обучения по сертификации PMP® или PGP Project Management в сотрудничестве с UMass Amherst. Посещайте интерактивные онлайн-занятия, мастер-классы от UMass Amherst, тематические исследования Harvard Business Publishing и выпускные проекты. Зарегистрируйтесь сегодня.