Что такое управление портфелем проектов (PPM)?

Каждая компания курирует множество проектов, направляя их к целям. Выбор и планирование этих проектов, а также их выполнение — вот некоторые из важных задач, требующих экспертного управления. С целью максимизации капитала и эффективного использования разнообразных доступных ресурсов, а также управления всеми проектами и программами, управление портфелем проектов становится обязательным делом. Компании, стремящиеся достичь вышеупомянутых целей, должны понимать их значимость и действовать соответствующим образом. Просмотрите статью, чтобы понять каждую концепцию, касающуюся управления портфелем проектов или PPM.

Что такое портфель проектов?

Портфель проектов включает проекты, предложения и планы для достижения тактических и экономических целей организации. Портфель проектов требует четко определенного планирования, организации и распределения рабочих нагрузок.

Что такое управление портфелем проектов?

Управление портфелем проектов осуществляется под руководством менеджеров портфелей или офиса управления проектами (PMO). Оно включает в себя оценку и анализ финансовых, технических, операционных и материальных ресурсов, связанных с проектом.

Менеджмент в основном сосредоточен на результатах, которые соответствуют запланированным целям и задачам компании. Для достижения этого PMO проводит тщательное организационное исследование и анализ финансовой структуры. Кроме того, они работают над снижением риска и управлением сотрудниками.

Сбор и анализ данных выполняются с помощью инструментов управления портфелем проектов, чтобы гарантировать, что планирование соответствует цели. Например, несколько инструментов помогают в управлении портфелем проектов, предоставляя индивидуальную панель управления для пользователя. Она позволяет отслеживать и управлять проектами, а также разделять работу между сотрудниками бесплатно.

Управление портфелем проектов против управления проектами

Управление портфелем проектов является связующим звеном между предприятием и управлением проектами. Управление предприятием занимается долгосрочным планированием компании и намеченными целями и результатами. Управление проектами — это временная работа, которая управляет проектами с ограниченным периодом с определенными задачами, ценами, ресурсами и целями.

Управление портфелем проектов одновременно занимается несколькими проектами и активными программами. Оно занимается анализом их развития, слабых мест, оптимизацией и управлением. Конечной целью управления портфелем проектов является эффективная эксплуатация циклов финансирования, ресурсов и методов. Оно направлено на удовлетворение желаемых ожиданий. Таким образом, управление проектами является фрагментом управления портфелем проектов, направляя его к установленным решениям.

Процесс управления портфелем проектов

Процесс управления портфелем проектов направлен на определение отдачи, стратегии, рисков и эффективности для организации и выбора проектов с лучшей отдачей. Он выбирает проекты, которые ведут организацию к ее цели, увеличивают ее ценность и не приводят к рискам или временным результатам.

Пять основных шагов управления портфелем проектов следующие:

1. Определите бизнес-цели

Поймите определенный результат или цель организации. Вы должны знать цели и стратегию, которые приведут к цели. Чтобы согласовать свой портфель проектов со стратегическим планированием, вы должны проверить, соответствуют ли его финансовые цели и ценность для клиентов вашей организации.

Стоимость проекта можно рассчитать с помощью финансовых и скоринговых методов. Финансовый метод сосредоточен на денежной стоимости и часто вводит менеджеров в заблуждение. Скоринговый метод привязывается к проектам, приносящим успех, на основе технической осуществимости, стратегии, рыночной позиции, конкуренции и разработки продукта.

Оценка проекта может быть выполнена путем комбинирования двух методов или любого другого метода в зависимости от его пригодности для целей организации.

2. Соберите идеи проектов для своего портфолио

Создайте каталог всех проектов, включающих текущие проекты и новые идеи. Их можно получить из нормативных требований, инициатив стратегического планирования, креативных идей от менеджеров проектов, работающих специалистов и запросов клиентов.

Затем соберите данные по каждому проекту и оцените его на основе критериев организации. Данные должны включать максимальные и высокозатратные ресурсы, а также аспекты зависимостей.

3. Выберите лучший проект для своего портфолио

Этот шаг требует критериев оценки и анализа затрат и выгод. С помощью максимизации портфеля найдите наилучшую комбинацию проектов, которая принесет наибольшую ценность компании. Для оценки будет использоваться финансовый или скоринговый метод. Опыт и суждения членов имеют решающее значение на этом этапе. Они должны основываться на критериях, процессах и собранных данных.

Сформированный таким образом предварительный портфель должен быть сбалансирован для максимальной прибыли. Баланс может быть достигнут посредством стратегическо-тактического диапазона, распределения времени до завершения или времени до прибыли, риска против вознаграждения и сегментации рынка или продуктовой линейки.

4. Проверка осуществимости портфеля проектов

Выбор проекта должен сопровождаться технико-экономическим обоснованием и планированием мощностей. Технико-экономическое обоснование для определения финансовых рисков и планирования мощностей для лучшего распределения работы. При создании портфеля иногда ресурсы в виде наборов навыков могут быть невыполнимыми, что повышает необходимость проверки.

Осуществимость портфеля можно оценить с помощью бюджетных ограничений, опыта и навыков организаций-исполнителей и межпроектных зависимостей. Кроме того, планирование мощностей помогает повысить производительность с помощью стратегии отставания, опережения и соответствия.

5. Реализуйте и управляйте своим портфелем проектов

Начните проект и загрузите его в систему управления проектами. Проект будет направляться как менеджером проекта, так и менеджером портфеля.

Оба менеджера собирают информацию и решают проблемы, а также перераспределяют, если требуется. Они также выполняют модификации, такие как реконструкция и дополнение, на основе целей проекта и организации.

Роль менеджера портфеля проектов

Менеджер портфеля проектов должен извлекать максимальную выгоду, цепляясь за выполнение стратегии. Он делает это посредством прямых и косвенных обязанностей.

Прямые обязанности менеджера портфеля проектов

• Владелец процесса: будучи экспертом в управлении портфелем, он обеспечивает соблюдение правильного процесса. Кроме того, он отвечает за проектирование и развитие нескольких или всех этих компетенций: идеация, прием работы, приоритизация фазовых ворот, оптимизация портфеля, планирование портфеля и планирование ресурсной емкости. Менеджер также должен сосредоточиться на управлении рисками портфеля и коммуникации, отчетности и аналитике портфеля, управлении стоимостью, руководстве и мониторинге проекта. Менеджер портфеля проектов также должен анализировать зрелость портфеля и возлагать ответственность на персонал.
• Преподаватель/тренер: Менеджер должен обучать и консультировать по вопросам управления портфелем тех сотрудников, которые могут снизить стоимость портфеля.
• Коммуникатор: Менеджер портфеля проектов должен сообщать о ценности, риске, производительности, процессе и решениях, связанных с проектом и портфелем проектов, среди отдельных лиц в организации. Менеджер должен обладать сильным исполнительным присутствием и мягкими навыками, демонстрирующими лидерские качества.
• Старший аналитик портфеля: менеджер должен эффективно анализировать данные и точно представлять их команде и офису управления проектами.

Косвенные обязанности менеджера портфеля проектов

Менеджер портфеля проектов должен рекомендовать стратегии улучшения, различные приоритеты и методы оптимизации в отношении портфеля. Это должно осуществляться посредством постоянного общения с директором PMO, командой управления и заинтересованными сторонами. Поскольку менеджер не может единолично решать упомянутые пункты, следовательно, они попадают под косвенную ответственность.

Роль портфельного аналитика

Аналитик портфеля, считающийся младшим менеджером портфеля, собирает данные из различных проектных групп. Далее он обновляет и поддерживает данные в решении PPM. Наконец, он анализирует и интерпретирует данные для обеспечения качества, планирует будущие действия и планирует начало новых проектов.

Аналитик портфеля рассмотрит процессы фазового перехода и приема работ для достижения вышеуказанных задач. Им также могут быть назначены конкретные проекты для анализа.

Администратор портфеля

Это более базовая роль, связанная с организацией встреч и заметок. Кроме того, обязанности включают сбор статуса проекта и поддержку функций аналитика портфеля.

Когда необходима каждая роль по управлению портфелем?

Директор PMO против директора портфеля

С полномочиями принятия решений директор портфеля является оператором всего процесса. Должность возникает, когда есть несколько ролей управления портфелем. Кроме того, директор PMO управляет офисом управления проектами и менеджерами проектов различных команд, созданных директором портфеля.

Распространенные заблуждения управляющих портфелем

С управляющим портфелем связано два мифа.

Миф 1: Менеджер портфеля связан с выбором, планированием и стратегическим согласованием проектов. Это невозможно, так как менеджер портфеля проектов может принимать решения только частично. Скорее, за указанные функции отвечает команда управления портфелем. Поэтому менеджеры портфеля управляют только процессами.

Миф 2: Кандидат должен действовать как менеджер проектов и программ, прежде чем действовать как менеджер портфеля. Требование различных наборов навыков делает утверждение ложным. Управление проектами желательно, но необязательно.

Роли управления проектами и программами

Роли управления проектами следующие:

Роли, связанные с управлением проектами

Существуют три основные роли, связанные с управлением проектами: менеджер проекта, администратор проекта и координатор проекта.

Руководитель проекта

Ответственность включает руководство проектом, чтобы помочь предоставить новый продукт, услугу или другие результаты. Кандидат должен уметь руководить командой, иметь гибкие и технические навыки, а также уметь планировать, управлять и разделять задачи.

Координатор проекта

Как и младший менеджер проекта, координатор часто занимается логистическими и техническими аспектами. Обязанности включают обновление расписания, ввод данных, отслеживание статуса, координацию совещаний и т. д. Ожидается, что координатор проекта будет руководить небольшими проектами и координировать работу со старшими менеджерами для более крупных и сложных проектов.

Администратор проекта

Основная функция — надзор за операциями по поддержке Офиса управления проектами (PMO). Работа выполняется путем планирования совещаний по управлению, совещаний по обзору статуса и сбора статуса для проектных групп и других задач с меньшим риском.

Роли, связанные с управлением программами

Существует две роли управления программой: менеджер программы и администратор программы.

Менеджер программы

Менеджер программы управляет несколькими проектами с общими целями. Роль в основном заключается в отслеживании, координации, выполнении контрольных точек и управлении рисками и проблемами для получения продуктивных результатов. Человек также должен облегчать коммуникацию между различными проектами и заинтересованными сторонами.

Администратор программы

Администратор или координатор программы следит за встречами, бюджетом, статусом, отчетами и т. д. Они должны оказывать поддержку менеджеру программы, чтобы облегчить общее управление программой.

5 процессов управления проектами для PPM

Менеджеры применяют следующие пять ключевых процессов управления, чтобы максимально эффективно использовать время, ресурсы, бюджеты, навыки и минимизировать риски без ущерба для качества.

Изменения могут быть сделаны на основе мощности, операционных и финансовых ограничений, бизнес-стратегии и требований. Нормативные требования, запросы функций и бизнес-стратегии обычно изменяются.

Процесс оценивает план и проекты на предмет потенциальных рисков или распознает риски в текущих проектах. План управления рисками разрабатывается для смягчения проблем.

Он включает в себя управление финансовыми ресурсами и эффективность достижения целей организации.

Целью процесса является поддержание потока проектных предложений и использование критериев оценки для определения их ценности.

Это подразумевает эффективное использование каждого ресурса, предлагаемого компанией, включая материалы, рабочую силу, оборудование и финансы.

Программное обеспечение для управления портфелем проектов

Программное обеспечение для управления портфелем проектов — это инструмент для управления огромными объемами данных, связанных с проектами и портфелями. Менеджеры портфелей и офисы управления проектами выполняют обслуживание и управление с помощью подходящего программного обеспечения для управления портфелем проектов. Цель состоит в том, чтобы собирать информацию, анализировать ее и использовать результаты для дальнейшего улучшения. В основном используется для оптимизации финансовых целей, а также для поиска методов, дополнительных процессов и технологий, которые могут привести к успеху проекта.

Программное обеспечение для управления портфелем проектов на ПК и в Интернете

Инструменты PPM для настольных ПК и онлайн предлагают те же функции. Однако разница заключается в скорости, цене и безопасности. Кроме того, для настольного ПО требуется лицензия для каждого отдельного человека, что увеличивает стоимость.

Преимущества программного обеспечения PPM для настольных ПК

Безопасность поддерживается на должном уровне. Подключение к интрасети офиса также будет защищено по сравнению с онлайн-инструментами. Независимость от Интернета экономит время и усилия.

Преимущества облачного программного обеспечения PPM

Он обеспечивает наилучшую связь, данные в реальном времени и сотрудничество между участниками проекта. Это способствует точности и принятию решений на основе обновленных результатов.

Как использовать программное обеспечение для управления портфелем

При наличии многочисленных проектов и, следовательно, портфелей, управление становится сложным. Программное обеспечение может быть использовано для того же самого с помощью следующих шагов:

Цели и задачи имеют решающее значение для понимания направления работы и принятия решений о возврате средств с минимизацией рисков. Поэтому маркируйте различные портфели и упоминайте цели и задачи, касающиеся каждого проекта. Также прикрепите соответствующие документы в программном обеспечении для дальнейшего удобства.

Группировка проектов облегчает формирование отчетов и анализ затрат и ресурсов, тем самым экономя время. Также облегчает сравнение бюджета, статуса, ресурсов и т.д.

Диаграмму Ганта можно использовать для установления контрольных точек для измерения прогресса, что в конечном итоге повышает уровень успешности и моральный дух участников.

Взаимосвязанные задачи могут следовать определенным шагам только после получения результатов другой задачи. Поэтому отметьте необходимое для прозрачного понимания зависимых проектов, чтобы не мешать производству.

Дорожная карта, доступная в программном обеспечении, фокусируется на общей картине и прогрессе в соответствии с ней. Временная шкала распознает конфликты и разрешает их, чтобы избежать препятствий для целей организации.

Нагрузка на ресурсы определяет эффективность выпуска. Программное обеспечение предоставляет одно окно со всеми сотрудниками и распределенной работой. Таким образом, избыточная нагрузка может быть уменьшена путем перераспределения работы.

Программное обеспечение предоставляет панель инструментов с графическим описанием метрик проекта. Оно позволяет находить проблемы, которые могут быть данными в режиме реального времени на онлайн-инструментах. Ход выполнения проекта можно отслеживать с помощью мини-панелей инструментов. Настройка панели инструментов помогает фильтровать проекты и таким образом создавать специальные отчеты.

• Анализ и представление отчетов

Этот раздел измеряет статус и обновляет стейкхолдеров вместе с максимизацией производительности портфеля. Подробный анализ прогресса и предоставление фильтров также облегчают просмотр данных.

• Сотрудничать с заинтересованными сторонами

Сотрудничество повышает производительность на уровне команды, отдела или руководителя. Более того, общение стало проще благодаря опции тегов, уведомлениям по электронной почте и настройке.

Инструменты управления портфелем проектов используются для облегчения понимания общего прогресса, простоты управления и экономии времени. Некоторые из многочисленных функций этих инструментов –

• Панели мониторинга в реальном времени
• Отслеживание времени
• Общие календари
• Динамическая отчетность
• Управление ресурсами
• Онлайн-диаграммы Ганта
• Сотрудничество с удаленными командами
• Формирование проектных групп

Роли и иерархия управления портфелем проектов

Иерархический список должностей, связанных с управлением и исполнением портфеля, выглядит следующим образом:

Член правления

Они отвечают за управление и юридические обязанности. Они также должны направлять сотрудников по их навыкам и опыту.

Менеджер портфеля проектов

Им предстоит управлять планированием, реализацией и развитием портфеля, а также выявлять проблемы в достижении цели.

Менеджер программы

Программы имеют связанные проекты. Поэтому менеджер программы координирует проекты для достижения общей цели портфеля.

Спонсор проекта

Спонсор проекта имеет полномочия принимать стратегические решения и связывать проект с бизнесом. Обычно эту задачу выполняет руководитель или менеджер.

Владелец проекта

Владелец проекта реализует проект совместно со спонсором проекта.

Руководитель проекта

В основном составляет графики, планирует, наблюдает и описывает проект. Будучи руководителем группы, он управляет ресурсами и формирует бюджеты.

Координатор проекта

Они отвечают за выполнение более мелких задач от менеджера проекта и отвечают за административную часть.

Член команды

Они выполняют поставленные перед ними задачи и сообщают о своем статусе старшим менеджерам по отчетности.

Какие отрасли и организации получают выгоду от PPM?

Отрасли, работающие с несколькими проектами одновременно, требуют управления портфелем проектов. Несколько примеров: программное обеспечение, некоммерческие организации, страхование, ИТ, телекоммуникации, финансовые услуги и банковское дело, больницы и здравоохранение, обслуживание, подбор персонала и многое другое.

Ключевые термины управления портфелем проектов (PPM)

• Управление портфелем: контроль базовых проектов для обеспечения их соответствия стратегии, целям и задачам организации.
• Управление программой: управление связанными и не связанными проектами в программе.
• Управление проектом: создание схемы, реализация, мониторинг и описание проекта от начала до конца с учетом затрат, сроков и объема работ.
• Офис управления проектами: Офис управления проектами поддерживает стандарты и контролирует управление программами и портфелем.
• Управление контролем изменений: распознавание, изменение и внедрение изменений в портфель или проект.
• Отчетность по портфелю: графическая и диаграммная демонстрация хода реализации проекта и портфеля
• Управление рисками: распознавание и разработка методов устранения потенциальных рисков
• Управление ресурсами: распределение и эффективное использование ресурсов
• Управление конвейером: принятие решений и выбор проектов, достойных времени и ресурсов организации.
• Финансовый менеджмент: определение рисков и бюджетных требований проектов, а также дальнейшее принятие решения об их судьбе.

Сделать карьеру в управлении проектами еще никогда не было так просто! Запишитесь на нашу программу последипломного образования по управлению проектами, чтобы начать сегодня!

Заключение

Управление портфелем проектов имеет значение, когда организация стремится достичь своих целей посредством многочисленных реализованных проектов. Крайне важно понимать каждый аспект управления и учитывать их для эскалации роста компании. Программа послевузовского образования по управлению проектами позволяет вам приобрести соответствующие навыки и знания и продемонстрировать их для получения лучших возможностей преуспеть в карьере вашей мечты.