Что такое расползание масштабов в управлении проектами?

Область действия проекта — это схема требований и результатов проекта. Когда требования и результаты выходят за рамки первоначального объема проекта, это называется «расползанием объема». В этой статье вы узнаете, что такое «расползание объема» и как его избежать.

Что такое «ползучесть области действия»?

Расползание сферы действия возникает, когда изменения сферы действия проекта производятся без процедур контроля, таких как запросы на изменение. Это влияет на сроки проекта, распределение ресурсов, бюджет и затраты. Эти изменения могут поставить под угрозу достижение целей.

6% рост рабочих мест в сфере ПМ к 2024 году – Upskill NowUMass PCP Project ManagementИзучить курс

Что вызывает расширение области действия?

Чтобы полностью понять, что такое расползание области действия, необходимо знать общие причины расползания области действия.

1. Отсутствие объема проекта

Вы не можете распределить и объяснить работу всем, кто участвует в проекте, не зная его масштаба. Работа с внешней командой также означает, что у вас не будет никакой документации, на которую можно будет сослаться, если заинтересованные стороны захотят добавить новые компоненты в ваш проект.

2. Плохая коммуникация

Важно донести объем проекта до всех участников. Заинтересованные стороны не смогут предоставить обратную связь на ранних этапах проекта, если документ не будет успешно распространен в самом начале.

3. Неясные цели проекта

Без четко определенных целей проекта члены команды могут не знать, какие виды деятельности следует расставить по приоритетам, и могут сосредоточиться на задачах, которые не отвечают целям проекта.

4. Нереалистичные цели проекта

Хорошо, возможно, цели вашего проекта ясны, но если ваша команда не может их реально достичь за отведенное время (и в рамках проекта), то ваш проект неизбежно потерпит неудачу или его масштабы будут раздуты.

5. Слишком много заинтересованных сторон

Работа и ее объем могут стать запутанными или неясными, если не определен владелец проекта.

Несмотря на то, что в проекте будут задействованы различные заинтересованные стороны и сотрудники, убедитесь, что в каждой команде есть руководитель проекта, который будет непосредственно отвечать за продвижение работы.

6. Неэффективный процесс контроля изменений

Команде нужен эффективный процесс контроля изменений, даже если роли четко определены. Внедрение процесса контроля изменений устанавливает набор руководящих принципов для всех изменений проекта вместо того, чтобы позволить заинтересованным сторонам вносить любые изменения, которые они хотят.

7. Отзывы клиентов в последнюю минуту

Важно получать отзывы от клиентов, поскольку, если они получены слишком поздно, они могут повлиять на цели, намерения, масштаб и сроки проекта. Это изменение может повлечь за собой изменение текущей работы или начало с нуля с новыми спецификациями и функциями.

Заработайте 60 PDU: выберите один из 6 курсовПрограмма магистратуры PMP® PlusЗарегистрируйтесь сейчас!

Почему расползание масштабов проекта — это плохо?

Хотя отклонение от первоначального объема иногда может быть приемлемым, расширение объема, как правило, пагубно для проекта. Вы можете задаться вопросом, какие проблемы возникают из-за расширения объема.

• Отсутствие опыта в рамках проекта
• Плохая постановка целей
• Отсутствие коммуникации

Может ли расширение области действия быть хорошим явлением?

Расползание границ проекта невозможно полностью исключить, поскольку требования клиента могут измениться в ходе выполнения, что в некоторых обстоятельствах может быть выгодно для команды.

Следующим аспектом понимания того, что такое расползание области действия, является изучение некоторых его преимуществ.

Улучшает удержание клиентов

Принятие запросов на изменение показывает, что команда делает больше, чем нужно для клиента. Это привлекает новых клиентов и создает лояльность среди существующих.

Обеспечивает совместимость с рынком

При частом обновлении функций готовый продукт может быстро удовлетворить требования рынка.

Увеличивает доход

Если организация выставляет клиентам счета почасово или иным аналогичным образом, запросы на внесение изменений могут увеличить доход компании.

Оптимизирует процессы команды

Увеличение целей проекта может привести к тому, что команда узнает что-то новое. Это даст команде шанс уменьшить любое будущее расширение масштаба.

Зачем нужно заблаговременно решать проблему расширения масштабов проекта?

Немедленное решение проблемы расползания масштабов проекта имеет важное значение, поскольку

• Это может привести к значительному перерасходу средств,
• Нарушение коммуникации в команде,
• Неэффективное управление временем,
• Быстрое выгорание команды,
• Отсутствие понимания конечных результатов.

6% рост рабочих мест в сфере ПМ к 2024 году – Upskill NowUMass PCP Project ManagementИзучить курс

Изменение сферы охвата против изменения сферы охвата против разрыва сферы охвата

Сфера применения ползучести:

Это несанкционированное, медленное изменение. Неспособность правильно изменить сроки и бюджеты может привести к недовольству проектом или его провалу.

Изменение области действия:

Происходит, когда клиент и менеджер проекта официально решают изменить параметры проекта, например, добавить функцию или расширить функциональность. Изменения бюджета, сроков и ресурсов являются частью этого управляемого процесса.

Пробел в сфере применения:

Происходит, когда ожидания клиента и понимание объема работ проектной группой различаются. Поскольку agile-проекты являются итеративными, разрывы в объеме работ не могут сохраняться более одной итерации. Agile-программы предполагают, что объем работ изменится.

Как избежать и контролировать расширение сферы действия

Узнав, что такое расползание области действия, необходимо понять, как его избежать.

1. Будьте активны

Будьте активны и включите всех заинтересованных лиц в план проекта, чтобы убедиться, что все понятно. Чтобы лучше понять видение клиентов, предпочтительнее попросить их создать устав проекта и список функций.

2. Расставьте приоритеты в своих задачах

Расставьте приоритеты для важных задач, чтобы держать команду под контролем, и составьте список критических задач, которые необходимо выполнить в первую очередь, чтобы обеспечить успешное завершение проекта.

3. Назначьте цену

Взимая плату за дополнительные функции, команды могут сократить количество запросов на изменение. Это увеличит прибыль, одновременно препятствуя бессмысленным запросам на изменение.

4. Воспользуйтесь помощью технологий

Используйте инструменты управления проектами для повышения производительности команды и эффективного управления проектами.

5. Научитесь говорить «нет»

В зависимости от ситуации, менеджеры проектов могут отклонять запросы на изменение и объяснять, почему был сделан отказ. Если они не могут этого сделать, запросите продление срока.

6% рост рабочих мест в сфере ПМ к 2024 году – Upskill NowUMass PCP Project ManagementИзучить курс

Смещение области действия редко бывает внешним

Чтобы сохранить график проекта, менеджеры проектов должны помнить обо всех потенциальных источниках входных данных и быть готовыми к компромиссу. Вот несколько примеров расползания границ как из вероятных, так и из неожиданных источников.

Клиенты

Они могут запросить незначительные изменения, которые могут вылиться в нечто большее, или потребовать внесения изменений в середине проекта, что приведет к увеличению объема работ.

Пользователи

Отзывы пользователей являются важнейшим источником данных для обеспечения того, что проект принесет компании предполагаемую ценность. Менеджеры проектов отвечают за их расшифровку и внесение изменений в результаты, не влияя на объем работ.

Внутренние заинтересованные стороны

Старшие заинтересованные стороны могут иногда оказывать чрезмерное влияние на проект из-за своей позиции власти. Менеджер проекта должен сообщить, как добавленный объем повлияет на проект.

Внешние партнеры

Иногда проекты могут зависеть от внешних партнеров, поэтому для них важно сообщать обо всех изменениях, которые обязательно произойдут, в самом начале. Все заинтересованные стороны должны знать о таких внешних зависимостях.

Члены команды

Если члены команды не уверены в масштабе проекта, они могут случайно создать размытие масштаба. Они могут намеренно добавлять новые функции или возможности, чтобы упростить использование процедуры или решить проблему.

Менеджеры проектов

Из-за отсутствия или неэффективного процесса управления изменениями руководители проектов могут стать источником размывания масштабов проекта.

Заработайте 60 PDU: выберите один из 6 курсовМагистерская программа PMP® PlusЗарегистрируйтесь сейчас!

5 способов устранения смещения прицела

Лучшая защита от расширения границ — это профилактика. Есть способы вернуться на правильный путь, если расширение границ выходит из-под контроля.

1. Опирайтесь на свой план управления изменениями

Планы управления изменениями могут помочь менеджерам определить, какие требования являются критически важными, а какие следует исключить. Они также могут предоставить ресурсы, необходимые для принятия решения о том, когда расширение сферы охвата может выйти из-под контроля, например, контрольный совет по управлению изменениями, лицо, принимающее окончательное решение, контрольные списки, сборы и т. д.

2. Запросить финансирование для изменения объема работ

Запрашивая плату за изменение, клиенты не будут просить о больших изменениях. Если необходимо внести изменение, запросите больше ресурсов и финансирования для внедрения необходимых изменений.

3. Берегитесь угождения людям

Команда может рисковать превышением бюджета или задержкой завершения проекта, удовлетворяя все запросы на изменения. Члены команды должны уметь понимать и определять расширение сферы действия и реагировать соответствующим образом. Изменения должны обрабатываться через контрольную доску управления изменениями.

4. Зарегистрируйтесь для использования программного обеспечения для управления проектами

Программное обеспечение для управления проектами предоставляет инструменты для обработки запросов на изменение через уполномоченных членов команды. Оно также предоставляет инструменты для отслеживания расширения области действия, такие как обновление диаграмм Ганта в реальном времени, чтобы вы могли видеть, идет ли ваш проект по графику даже после одобрения изменений.

5. Перегруппировка

Соберите всех заинтересованных лиц вместе, чтобы рассмотреть первоначальный план требований проекта, принять решение и более разумно перенести завершение проекта, если расширение масштабов грозит разрушить весь проект.

Сделать карьеру в управлении проектами еще никогда не было так просто! Запишитесь на нашу программу последипломного образования по управлению проектами, чтобы начать сегодня!

Станьте руководителем проекта с нашей программой PGP Project Management в сотрудничестве с UMass Amhrest. В рамках этой программы по управлению проектами посетите интерактивные онлайн-занятия, тематические исследования Harvard Business Publishing и выпускные проекты. Зарегистрируйтесь сегодня!

Часто задаваемые вопросы

1. Что такое расширение границ?

Расширение масштаба проекта происходит, когда требования к проекту изменяются после его начала, что требует дополнительных трудозатрат или ресурсов для создания приемлемого конечного результата.

2. Что является примером расширения масштабов?

После выбора дизайна продукта клиенты могут запросить существенные изменения его характеристик. Такие проекты в конечном итоге требуют больше времени и денег для завершения. Это пример расползания границ.

3. Чем отличается позолота от позолоты?

Когда по запросу клиента в проект вводятся дополнительные функции, расширение масштабов может привести, помимо прочего, к задержкам и увеличению затрат.

Когда команда сама добавляет дополнительные функции в проект изнутри, это известно как позолота. Иногда проекты «позолочены», чтобы понравиться руководству или привлечь клиентов. Иногда это может использоваться, чтобы отвлечь внимание от других проблем, связанных с проектом.

4. Как можно избежать расширения масштабов проекта?

Перед началом проекта важно четко определить потребности проекта, подтвердить, что все заинтересованные стороны принимают его цели, четко сообщить о рисках, связанных с расширением масштаба проекта, создать точный план управления расширением масштаба проекта и обучить заинтересованные стороны внедрению этого плана контроля.