Что такое проект: определение, типы, основные характеристики и многое другое (обновлено)

Ускорьте свой успех в качестве менеджера проектов с сертификацией PMP — у Simplilearn есть план!

Проекты временны, сколько бы лет они ни длились. Это потому, что проекты существуют для решения конкретных проблем и эффективного достижения конкретных целей.

Как справедливо заметил Джозеф М. Джуран: «Проект — это проблема, запланированная для решения».

Таким образом, размер проекта определяется характером проблемы, которую он призван решить. При этом преимущества управления проектами в организациях выходят за рамки простого соблюдения выделенных проекту ресурсов, включая сроки, стоимость, результаты и объем. Разница заключается в ценности и эффективности, которые обеспечивает управление проектами. Менеджер проекта полностью контролирует проект и работает над тем, чтобы все заинтересованные стороны были на одной волне. Это дает проектным группам возможность сотрудничать в выполнении задач, владеть видением проекта и согласовываться с ним в ходе выполнения своих задач.

Подробнее: Что такое план управления проектом и как его создать?

Определение проекта

Проект представляет собой совокупность поставленных задач, которые необходимо выполнить в течение фиксированного периода времени. Это прекрасная возможность эффективно организовать свои деловые и неделовые цели. Ожидается, что изменения, внесенные в процесс завершения проекта, будут работать лучше. Когда вы работаете над офисным проектом, требуется объединить экспертов из разных отделов. Когда вы работаете над школьным/колледжским проектом, вы сотрудничаете с однокурсниками для достижения цели. Работая над личным проектом, вы будете координировать свои действия с семьей или друзьями для достижения поставленных задач. Поэтому можно сказать, что один человек может владеть этим проектом, но это групповая деятельность. Эти люди известны как менеджеры проектов.

Откройте для себя перспективные карьерные возможности с сертификацией PMP. Simplilearn — ваш путь к успеху!

Посмотрите видео ниже, которое поможет вам понять основы управления проектами.

Важность управления проектами

Важность управления проектами пронизывает различные предприятия и отрасли. Хотя цели и задачи могут быть достигнуты в любой обстановке, они лучше и эффективнее достигаются в структуре управления проектами. Изначально управление проектами было зарезервировано для специальных проектов, например, по поставке новых и/или инновационных продуктов или инициированию цифровой трансформации. Сегодня все больше организаций, особенно крупных, внедряют управление проектами для более рутинных операционных задач, чтобы выполнять их более эффективно и обеспечивать более высокую ценность.

Управление проектами включает в себя правильное планирование, выполнение и мониторинг. Оно помогает повысить шансы на достижение оптимальных результатов для заранее поставленных целей. Оно позволяет менеджерам проектов и другим заинтересованным сторонам анализировать важность любого конкретного проекта для организации и использовать бизнес-ресурсы соответствующим образом. По сути, управление проектами помогает точно установить объем, бюджет и процесс проекта.

Характеристики проекта

Что позволяет считать предприятие проектом?

Возможно, вы уже работали над проектом, даже не осознавая этого.

Вот семь характеристик, которые определяют проект.

• Проекты ограничены временем

Как мы уже видели, проекты по своей природе временны. Это означает, что все проекты имеют определенное время начала и окончания, в течение которого концепция проекта рождается, планируется, выполняется и поставляется. После того, как цели проекта достигнуты, проект завершается. Помимо временных ресурсов, проекты также связаны ограничениями по объему, качеству и стоимости. Таким образом, цели проекта формулируются в рамках имеющихся ресурсов.

Однако несколько раз проекты были прекращены до запланированного срока окончания или до достижения поставленных целей. Это часто происходит, когда становится ясно, что проект больше нежизнеспособен.

• Проекты имеют цель

Институт управления проектами (PMI) определяет проект как совокупность человеческих и нечеловеческих ресурсов, используемых в качестве временного предприятия для достижения определенной цели.

Проекты инициируются для достижения конкретных целей в соответствии с имеющимися ресурсами. После того, как цель проекта достигнута, проект будет закрыт. Полученные в ходе него идеи документируются для справки. По мере того, как проект проходит через предопределенные фазы, проводятся мониторинг и оценка, чтобы гарантировать, что причина существования проекта и его цели выполнены соответствующим образом.

• Проекты развиваются на протяжении жизненного цикла для достижения целей

Жизненный цикл проекта представляет собой различные фазы, через которые проходит проект от начала до завершения. Все проекты обычно проходят четыре фазы, которые:

• Инициация
• Планирование
• Выполнение
• Закрытие

Так же, как проекты ограничены доступными ресурсами, различные фазы проекта должны иметь заранее выделенные им ресурсы. Требования проекта могут измениться, что обязательно повлияет на выделенные ему ресурсы. По этой причине менеджеры проектов должны гарантировать, что проект будет практически гибким для адаптации к изменениям и при этом останется жизнеспособным.

Кроме того, часть ресурсов выделяется исключительно на каждую фазу проекта для обеспечения эффективного мониторинга и оценки.

Согласно стандартам Руководства PMBOK, проекты являются временными и предпринимаются для создания уникальной проектной услуги или результата. Проекты уникальны по назначению, задачам, местоположению, структуре, ресурсам, действиям и другим проектным переменным, чтобы каждый проект отличался от других.

• Проекты — это каналы, используемые для проникновения в неизведанное

Каждый проект имеет уровень риска и неопределенности. Это происходит потому, что мало что известно о результатах деятельности в течение жизненного цикла проекта, пока они фактически не выполнены. Поэтому проекты обычно основаны на прогнозах результатов. Однако уровень риска отличается от одного проекта к другому. Это будет зависеть от того, насколько хорошо проект спланирован и управляется на этапах жизненного цикла проекта, от доступных ресурсов или набора инструментов, принятого для выполнения проекта, среди прочих факторов.

• Проекты требуют межведомственного сотрудничества

Проекты требуют, чтобы команды или отдельные лица с различными навыками, ролями и обязанностями в разных отделах сотрудничали для достижения общей цели или решения. Сотрудничество представляет огромные преимущества в управлении проектами, поскольку оно объединяет ценные идеи, навыки и экспертные знания, необходимые для предоставления ценности.

• Проект — это единое целое

Даже если один проект объединит разнообразные навыки, функции, роли, участников и даже дисциплины, он останется единым целым. Это потому, что все эти компоненты объединяются для достижения целей проекта.

Проекты против Операций

Многие начинания, которые часто выдаются за проекты, чаще всего не являются проектами, а операциями. Это связано с тем, что они не обладают перечисленными выше качествами.

Как показано в таблице ниже, операции обычно представляют собой постоянные мероприятия без определенных временных рамок и не являются уникальными в силу своего рутинного характера.

Границы проекта объяснены

Граница проекта — это определение ограничений и исключений для проектной работы. Границы проекта перечислены в качестве идентификации границ проекта в заявлении о сфере действия.

Границы важны для проекта, поскольку они определяют то, что применимо к проекту, а что выходит за его пределы. Это помогает менеджеру проекта определить содержание проектных мероприятий.

Факторы, которые следует учитывать при определении границ проекта, включают:

• Цели и задачи проекта
• Область применения проекта/продукта
• Фазы проекта
• Ресурсы проекта

Природа проекта

Природа проекта оптимистична. Это надежда любого менеджера проекта, что цели, поставленные для проекта, будут достигнуты, а результат приведет к улучшению фирмы/индивидуума. Проекты различаются по размеру, отрасли, целям, организации и результату.

Однако природа каждого проекта, большого или малого, заключается в прохождении заранее спланированного жизненного цикла с момента его инициирования до завершения.

Жизненный цикл проекта

Процесс проекта делится на пять основных фаз, которые вместе называются жизненным циклом проекта. Учитывая объем работы, которая требуется для планирования всего проекта, более практично разбить проект на фазы для эффективного выполнения и мониторинга. Жизненный цикл проекта обеспечивает структуру, в рамках которой действия и ресурсы проекта организованы в логическую последовательность выполнения для оптимального использования ресурсов и в конечном итоге наилучшего результата.

Каждый этап проекта ориентирован на достижение цели и будет включать:

• Список мероприятий, которые необходимо выполнить в ходе фазы
• Подробная информация о членах команды и их ролях
• Результаты проекта
• Ресурсы, выделенные на конкретную фазу проекта
• Руководство по мониторингу производительности

Фазы жизненного цикла управления проектом

Ниже приведена разбивка фаз жизненного цикла проекта.

• Фаза инициации проекта

Фаза инициации проекта знаменует начало проектов. Обычно проект инициируется в ответ на возможность, которую необходимо изучить, или проблему, которую необходимо решить. К этому времени должен быть проведен анализ затрат и выгод.

Часть анализа затрат и выгод включает проведение технико-экономического обоснования, определение масштаба проекта, установление результатов проекта и заинтересованных сторон, участвующих в создании бизнес-кейса.

На этом этапе устав проекта становится наиболее важным документом, поскольку в нем излагаются:

• Видение и миссия бизнеса
• Цели проекта и ценность, которую он принесет бизнесу
• Список всех заинтересованных сторон, участвующих в проекте
• Результаты проекта

• Масштаб и бюджет проекта

• Ожидаемые риски

После проверки всех этих деталей и одобрения проекта он официально стартует, собираются проектные группы и начинается планирование.

Во время планирования проекта менеджеру проекта важно понимать требования и цели проекта. Фаза планирования является наиболее важной для любого проекта, поскольку планирование влияет на риск и результаты проекта.

На этапе планирования разрабатывается план проекта, чтобы предоставить всем заинтересованным сторонам дорожную карту проекта. Он описывает все действия, задачи, сроки, роли, затраты, этапы, результаты и другие зависимости, необходимые для успешного выполнения проекта.

План проекта имеет решающее значение на этапах выполнения, мониторинга и закрытия проекта, поскольку он детализирует не только цели и задачи проекта, но и то, «как» и «кто что делает» в ходе реализации.

На этапе планирования готовятся следующие документы:

• Заявление о сфере применения
• Структура декомпозиции работ (WBS)
• План проекта
• График проекта
• Управление запросами на изменение
• План коммуникации
• План качества проекта
• План приемки

• Фаза реализации проекта

Планирование и выполнение проекта являются двумя из важнейших фаз в достижении целей проекта. Фаза выполнения обычно самая длинная и требует наибольшего выделения ресурсов, поскольку фактическая реализация проекта уже завершена. На этом этапе контроль ресурсов проекта, мониторинг хода его выполнения и поддержание четкой коммуникации между всеми заинтересованными сторонами становятся критически важными.

Команда проекта использует WBS и график проекта для выполнения задач, изложенных в плане проекта. Кроме того, проводятся частые встречи команды для отчета о ходе проекта, оценки отклонений в проекте, а также рассмотрения запросов на изменения и обновления плана проекта в случае их возникновения.

Менеджер проекта обеспечивает, чтобы все заинтересованные стороны были в курсе хода выполнения проекта с помощью отчетов о статусе. Коммуникация должна быть соответствующей, как указано в плане коммуникации.

После того, как все необходимые результаты получены, конечный продукт доставлен и принят заказчиком в соответствии с критериями приемки, проект готов к закрытию.

• Фаза мониторинга и контроля

Хотя мониторинг и контроль предназначены для проверки всего процесса управления проектом, он более удобен на этапе выполнения. Мониторинг и контроль осуществляются для того, чтобы проект двигался в правильном направлении и в рамках определенного объема. Когда проект развивается по плану, риск сводится к минимуму.

В идеале мониторинг фактической эффективности проекта заключается в сравнении ее с запланированной эффективностью и принятии соответствующих мер в случае возникновения отклонений.

Проект закрывается после того, как он достиг своих целей, и продукт готов к выпуску и доставке клиенту. Эта последняя фаза также известна как фаза продолжения, на которой менеджер проекта и команды собираются вместе, чтобы обсудить события и идеи проекта на заключительном совещании. Они подведут итоги всего жизненного цикла, чтобы извлечь из него уроки и выводы, определить сильные стороны и возможности для улучшения и задокументировать их вместе с другими данными проекта для дальнейшего использования.

Иногда проект закрывается до его завершения, в основном из-за неудачи.

Проект считается успешным, когда

Проще говоря, успешный проект — это тот, который завершен вовремя, в рамках бюджета и достиг своих целей.

Вот семь признаков успешного проекта.

• Выполнено вовремя или раньше времени
• Выполнено в рамках бюджета
• Цели достигнуты
• Соответствует или превосходит ожидания заинтересованных сторон
• Возникающие проблемы решались проактивно
• Вывод выгоден для пользователя
• Положительный отзыв от команды по реализации проекта о том, как был реализован проект

Как реализовать проект

Реализация проекта — это процесс доведения проекта до конца. Фазы реализации проекта:

1. Инициация: На этом этапе определяются цели, масштаб и осуществимость проекта. Менеджер проекта проводит исследование осуществимости, чтобы определить, является ли проект жизнеспособным и соответствует ли он стратегическим целям организации.
2. Планирование: На этом этапе менеджер проекта разрабатывает план проекта, в котором описываются сроки проекта, бюджет и распределение ресурсов. План проекта также включает план управления рисками и план коммуникации.
3. Выполнение: На этом этапе план проекта приводится в действие. Менеджер проекта координирует ресурсы и выполняет необходимые задачи для достижения целей. Команда проекта работает вместе, чтобы завершить проектные результаты.
4. Мониторинг и контроль: На этом этапе менеджер проекта отслеживает прогресс, выявляет и решает проблемы, а также вносит необходимые коррективы, чтобы проект продолжал идти по плану. Менеджер проекта также общается с заинтересованными сторонами и командой проекта, чтобы все были в курсе прогресса и изменений.
5. Тестирование и оценка: на этом этапе результаты проекта тестируются и оцениваются, чтобы убедиться, что они соответствуют целям проекта. Менеджер проекта собирает отзывы заинтересованных сторон и команды проекта, чтобы определить возможности для улучшения.
6. Закрытие: На этом этапе менеджер проекта завершает проектные поставки, документирует результаты и переводит проект в операционную фазу. Менеджер проекта также проводит послепроектный обзор для выявления извлеченных уроков и передового опыта.

Типы проектов в управлении проектами

Хотя многие проекты имеют одинаковые характеристики, они никогда не бывают одинаковыми. Таким образом, они попадают в различные категории на основе различных факторов. Важно классифицировать проекты, поскольку это помогает организации выделить их особенности и придумать наиболее подходящий подход к их выполнению.

Типы проектов по источнику финансирования

• Государственные проекты, источником финансирования которых является правительство или государственные учреждения
• Частные проекты, финансируемые из частных источников за счет бизнеса или венчурного капитала
• Гибридные проекты, источник финансирования которых является как частным, так и государственным

Типы проектов в зависимости от содержания проекта

• Строительные проекты — это проекты, результатом которых является артефакт, например, проект по разработке ИТ-системы.
• Проекты по внедрению бизнеса, направленные на внедрение новых/улучшенных функций или изменений в бизнес-системах или процессах.
• Научно-исследовательские проекты осуществляются с целью поиска знаний или идей для принятия решений.
• Проекты по закупкам, устанавливающие отношения B2B для поиска поставщиков продукции и/или услуг.

Типы проектов в зависимости от времени, необходимого для их реализации

• Нормальные проекты — это проекты, на реализацию которых отведено достаточно времени; как таковые, они пройдут весь жизненный цикл проекта, чтобы выдать ожидаемый качественный результат.
• Проекты по ликвидации последствий стихийных бедствий — это импровизированные проекты, требующие очень больших капиталовложений при минимальном времени реализации.
• Экстренные проекты — это проекты, реализация которых требует дополнительных затрат в короткие сроки, а фазы проекта, как правило, перекрываются.

Типы методологий управления проектами

Некоторые основные типы методологий управления проектами:

• Управление проектами по методу водопада: этот стиль реализует процесс проекта волнообразно, и каждый шаг зависит от последующего.
• Agile Project Management: подразумевает работу в рамках небольших итеративных процессов и часто предполагает смену проекта.
• Scrum Project Management: Это более быстрый процесс, очень выгодный для небольших фирм. Он применяется для быстрого достижения результатов. Нажмите здесь, чтобы узнать больше о scrum project management.
• Kanban Project Management: это вариант Agile Project Management, который лучше всего подходит для крупных организаций. Задачи моделируются с помощью процессов, чтобы со временем сократить количество задач.
• Lean Project Management: Lean Project Management работает так же, как Kanban Project Management, плюс он также фокусируется на клиентах. Он обеспечивает реализацию проекта таким образом, чтобы можно было своевременно поставлять услуги/товары клиентам.

Примеры успешных проектов

Вот несколько примеров успешных проектов:

• UIDAI (Уникальный орган идентификации Индии) был создан в 2016 году. Этот проект был инициирован в 2009 году, и его целью было объединить 1,23+ миллиарда граждан Индии с крупнейшей в мире биометрической системой Aadhaar.
• American Airlines столкнулись с проблемами технологического пересечения, когда они объединились с US Airways. Они приняли проект по адаптации к изменениям и использованию своих сотрудников для улучшения бизнеса в управлении этими изменениями. Этот проект очень помог им вырасти.

Преимущества программного обеспечения для управления проектами для лучшего управления проектами

Целью программного обеспечения для управления проектами является помощь менеджерам проектов в планировании, составлении графиков, распределении и контроле ресурсов, управлении изменениями, совместном использовании документов и совместной работе, управлении качеством и других функциях управления проектами. Программное обеспечение для управления проектами по сути является административным инструментом, который помогает менеджерам проектов выполнять свои обязанности на различных этапах жизненного цикла проекта.

Часто задаваемые вопросы

1. Что такое проект в управлении проектами?

Проект в управлении проектами — это временное и уникальное начинание, направленное на достижение конкретных целей в рамках определенного периода времени, бюджета и объема. Он включает планирование, выполнение и контроль ресурсов для получения желаемого результата, соответствующего ожиданиям заинтересованных сторон.

2. Что такое управление изменениями в управлении проектами?

Компании время от времени будут вводить новые системы или процессы в качестве результатов инициированных проектов. Эти изменения влияют на привычный способ работы и часто оказывают влияние на человеческие ресурсы. Таким образом, управление изменениями является структурированным способом управления этими изменениями, чтобы помочь людям перейти от предыдущего к новому статусу путем позитивной адаптации к новым системам и процессам. Это повышает эффективность бизнеса и помогает организации достичь своих стратегических целей.

3. Что такое Agile-методология в управлении проектами?

Agile-методология — это подход, при котором проект разбивается на несколько фаз, которые выполняются итеративно. Этот подход подчеркивает непрерывное развитие и улучшение функций продукта путем включения обратной связи после каждой итерации и изменений в требованиях для поставки продуктов с высокой ценностью.

4. Что такое анализ затрат и выгод в управлении проектами?

Перед началом проекта важно провести анализ затрат и выгод для создаваемого продукта или услуги. Анализ затрат и выгод (CBA) — это процесс, с помощью которого проводится оценка для проверки затрат на предприятие по сравнению с его выгодами. С помощью CBA перечисляются все возможные расходы и выгоды предприятия, а затем рассчитываются следующие значения для подтверждения его жизнеспособности.

• Возврат инвестиций (ROI)
• Внутренняя норма доходности (IRR)
• Чистая приведенная стоимость (NPV)
• Срок окупаемости

5. Что такое управление затратами в управлении проектами?

Это процесс, посредством которого расходы проекта планируются, составляются в бюджет и контролируются на различных этапах жизненного цикла проекта. Это позволяет правильно использовать ресурсы и проектные команды для достижения целей проекта в рамках установленного распределения расходов.

6. Что такое отклонение по стоимости в управлении проектами?

Отклонение по стоимости относится к сравнению между запланированным и фактическим бюджетом проекта. Это делается путем расчета разницы, другими словами, отклонения, между BCWP (бюджетной стоимостью выполненных работ) и ACWP (фактической стоимостью выполненных работ).

Выберите правильную программу

Хотите вывести свои навыки управления проектами на новый уровень? Не ищите ничего, кроме комплексных курсов по управлению проектами от Simplilearn!

Наши курсы разработаны, чтобы помочь профессионалам любого уровня опыта развивать и совершенствовать свои навыки управления проектами, независимо от того, только ли вы начинаете работать в этой области или хотите продвинуться по карьерной лестнице. С нашими курсами вы получите практический, непосредственный опыт управления проектами от начала до конца и узнаете о передовых методах и отраслевых стандартах, которые выделят вас среди конкурентов.

Заключение

Управление проектами — это широкая междисциплинарная, но специализированная область, которая использует временные предприятия для инициирования прибыльных изменений в организации. Это, безусловно, одна из самых захватывающих и приносящих удовлетворение карьер. Вы можете узнать все о том, «что такое проект» и управлении проектами, с помощью курсов обучения на получение сертификата PMP® от Simplilearn. Чтобы вывести свою карьеру на высший уровень, вы можете подать заявку на нашу программу PG в Массачусетском университете, где вы изучите инструменты и цифровые навыки, которые помогут вам руководить и управлять сложными трансформационными проектами и стать руководителем проекта цифровой эпохи. Начните удивительное путешествие по обучению прямо сейчас!