Что такое подход на основе структуры декомпозиции работ в управлении проектами?

WBS (структура разбиения работ) является критически важным этапом в управлении проектами. Обычно она представлена в виде иерархической структуры, начиная с общего проекта наверху, за которым следуют подпроекты, пакеты работ и, наконец, задачи.

Что такое структура декомпозиции работ в управлении проектами?

Основная цель WBS — обеспечить включение всех необходимых работ в план проекта, а также предоставить основу для распределения ответственности и отслеживания прогресса.

Первый вопрос: почему мы используем WBS для управления проектами?

Позволяет создавать более читаемые проекты
Работа упрощается и выглядит просто
Указывает на этап и контрольную точку проекта
Помогает оценить масштаб проекта, время, риск и другие факторы
Дает заинтересованным сторонам и клиентам лучшее понимание проекта
Обеспечивает основу для управления и делегирования работы
Служит отличным инструментом принятия решений.
Гарантирует, что в объем работ не включены ненужные задачи.

WBS может быть разделена на пять основных видов деятельности по управлению проектами:

Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)

Оценка стоимости
Бюджетирование затрат
Планирование ресурсов
Планирование управления рисками
Определение деятельности

Зачем использовать WBS в управлении проектами?

Значимые группы процессов управления проектами и области знаний, такие как следующие, выигрывают от хорошо продуманной структуры декомпозиции работ:

WBS в управлении проектами также помогает избежать типичных проблем, включая срыв сроков, расширение масштабов работ и перерасход средств.

Почему WBS полезен для управления проектами?

По нескольким причинам WBS в управлении проектами является ценным инструментом. Изначально он делит Endeavour на удобоваримые, небольшие части, делая его менее пугающим.

Во-вторых, он предлагает дорожную карту для многих людей и команд, вовлеченных в проект. Многие проекты требуют одновременной работы многочисленных команд, и все они должны работать вместе и общаться для завершения проекта. Многие люди и команды могут сосредоточиться на своих уникальных обязанностях и результатах, а также понимать, как их часть вписывается в проект, приняв WBS.

Примеры структуры декомпозиции работ

Давайте узнаем больше о структуре декомпозиции работ на примере системы «Авиация».

Уровень 1 (Это уровень один) Это первый уровень. Теперь разделим систему на подчасть под названием: Воздушный транспорт и обучение
Уровень 2 (Это второй уровень). Мы можем дополнительно разделить воздушное транспортное средство на подчасти, а обучение на подчасти, например: воздушное транспортное средство на приемник, управление огнем и связь, а обучение на оборудование и склад.
Уровень 3 (Это третий уровень) Теперь, когда мы поняли важность WBS (структуры декомпозиции работ), давайте сосредоточимся на подходе, которого мы придерживаемся при создании WBS.

Типичная WBS может выглядеть примерно так:

Инициирование проекта
Планирование
Исполнение
Мониторинг и контроль
Закрытие проекта

Каждая из этих фаз проекта затем будет далее разбита на более мелкие, более управляемые задачи. Например, в разделе «Выполнение» у вас могут быть подзадачи, такие как «разработка веб-сайта», «создание веб-сайта», «тестирование веб-сайта» и т. д.

Типы WBS

Структура декомпозиции работ на основе результатов

Это иерархическая декомпозиция работы, ориентированная на результат. Если это звучит сложно, не волнуйтесь; это означает, что вы изучите общий объем проекта и разделите свою работу на результаты, которые его поддерживают. Этот метод хорошо подходит для проектов с ограниченной продолжительностью и очевидной целью. Создание годового отчета о доходах — один из примеров.

Структура разбивки работ на фазы

Здесь вы создаете рабочие пакеты, содержащие задачи, используя фазы проекта. Затем эти группы задач завершаются постепенно. Поэтому для более длительных проектов с неоднозначными целями следует использовать WBS на основе фаз. Например, вы намерены увеличить удержание на 20% в течение следующих трех лет.

Типы диаграмм WBS

Список структурной разбивки работ

Этот набор задач, рабочих пакетов и результатов также известен как схематическое представление. WBS в управлении проектами иногда может быть создан самым простым способом, который является всем, что вам нужно.

Диаграмма дерева WBS

Изображение древовидной структуры WBS, являющееся наиболее распространенным типом, представляет собой организационную схему, включающую все те же компоненты списка WBS (результаты, фазы, пакеты работ и задачи), но отображающую ход выполнения или рабочий процесс в схематической форме.

Структура декомпозиции работ Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта функционирует как временная шкала и электронная таблица. Диаграмма Ганта — это WBS в управлении проектами, которая более универсальна, чем статический список задач или древовидная диаграмма. Вы можете связывать зависимости, назначать вехи и устанавливать базовый уровень с помощью динамической диаграммы Ганта. Наиболее распространенной версией программного обеспечения для управления проектами является эта.

Project Manager позволяет вам быстро, всего за несколько минут, создать диаграмму Ганта, отображающую вашу систему декомпозиции работ.

Элементы WBS

Словарь WBS

Документ, в котором перечислены все компоненты WBS, называется словарем WBS. Это важнейшая функция WBS в управлении проектами, поскольку она облегчает понимание лексики WBS заинтересованными сторонами и участниками проекта.

Уровни WBS

Уровни WBS определяют иерархию элемента WBS. Три уровня большинства структур декомпозиции работ — это основные результаты проекта, контрольные счета, результаты проекта и пакеты работ.

Контрольные счета

Рабочие пакеты группируются в контрольные счета, которые затем используются для оценки их статуса. Они используются для регулирования определенных элементов объема проекта. Фаза проекта исполнения в нашем примере может быть контрольным счетом, поскольку она связана с несколькими результатами и рабочими пакетами.

Результаты проекта

Предполагаемый результат деятельности проекта и рабочих пакетов известен как результаты проекта. Мы можем видеть несколько результатов проекта в нашем примере WBS, включая бюджет проекта или дизайн интерьера. Они оба возникли из меньших работ и рабочих пакетов.

Рабочие пакеты

Пакет работ — это «самый низкий уровень WBS», согласно определению института управления проектами (PMI) в его своде знаний по управлению проектами (PMBOK). Это делается для того, чтобы члену команды или отделу можно было предоставить пакет работ, набор связанных действий, который является управляемым по размеру. Эти пакеты работ являются жизненно важным компонентом WBS, поскольку, как менеджер проекта, вы можете предсказать их стоимость и продолжительность.

Задачи

Ваши рабочие пакеты состоят из ваших задач, которые определяют область действия вашего проекта. Вы можете указать требования, статус, описание, владельца, зависимости и длительность каждой задачи, используя WBS в управлении проектами.

Подходы к разработке WBS

Руководящие принципы: когда организации готовят руководящие принципы для создания структур декомпозиции работ (WBS)
Аналоговый подход: Это может быть очень полезно, если у вас есть похожий проект, вы можете адаптировать его к своему проекту; например, если у вас есть веб-сайт электронной коммерции и вы уже работали над подобным проектом. Это легко разбить на основе прошлого опыта.
Подход сверху вниз: Подход сверху вниз подразумевает, что вам нужно взять самую большую задачу или модуль в проекте и разбить его. Он требует больше логики и структуры, и, как правило, это предпочтительный метод создания WBS. Этот подход сначала определит решение, а затем разобьет его на более мелкие шаги, необходимые для его реализации.
Подход снизу вверх: Это очень просто. Выберите конкретную задачу, которую можно легко выполнить, и выполните ее. Метод снизу вверх идеально подходит для мозгового штурма решения проблемы.
Техника ментальных карт: Это очень полезная техника, которую используют большинство специалистов по проектам, и она была специально создана для менеджеров проектов. При таком подходе нам нужно написать задачу в нелинейном, разветвленном формате, а затем создать структуру WBS. На рынке доступно множество инструментов для ментальных карт. Они позволяют пользователям записывать и рисовать идеи в нелинейном формате.

При составлении WBS следует учитывать следующие моменты:

Убедитесь, что WBS представляет собой сумму всех работ, включенных в ваш проект.
Хотя список WBS предназначен для одного человека, над ним могут работать несколько человек.
Структура декомпозиции работ должна быть последовательной в отношении того, как будет выполняться работа.
Члены команды проекта должны быть включены в WBS, чтобы все шло гладко
Каждая WBS должна быть задокументирована в словаре WBS, чтобы обеспечить точное понимание объема проекта.

Как создать структуру декомпозиции работ

Создание WBS обычно является одним из первых шагов при запуске нового проекта, поскольку оно обеспечивает четкую и краткую структуру для всего последующего планирования проекта.

При создании WBS следует учитывать несколько важных моментов:

Начните с общей картины: разбейте основные результаты проекта на более мелкие, более управляемые части.
Работайте сверху вниз: как только основные результаты будут определены, начните разбивать их на все более мелкие элементы, пока не достигнете уровня детализации, подходящего для вашего проекта.
Будьте проще: WBS не должна быть настолько подробной, чтобы ее было невозможно понять или использовать. Цель состоит в том, чтобы создать инструмент, который будет полезен при планировании и выполнении проекта, а не в том, чтобы создать документ, который будет настолько сложным, что станет бесполезным.
Будьте последовательны: как только вы определились с форматом для вашего WBS, обязательно используйте этот формат на протяжении всего проекта. Это поможет гарантировать, что все участники проекта используют одну и ту же терминологию и понимают работу одинаково.
Сделайте его гибким: WBS должен быть достаточно гибким, чтобы учитывать изменения, которые происходят в ходе проекта. По мере продвижения проекта и поступления новой информации WBS можно обновлять, чтобы отражать новое понимание работы.

Характеристики структуры декомпозиции работ

Существует множество различных способов создания структуры декомпозиции работ (WBS), но есть некоторые общие характеристики, присущие всем WBS.

Во-первых, WBS всегда начинается с четкого и краткого изложения общих целей проекта. Это гарантирует, что все участники проекта понимают, что необходимо сделать.

Затем WBS разбивается на более мелкие, более управляемые части. Эту декомпозицию можно осуществить несколькими способами, но обычно она осуществляется путем разбиения проекта на фазы, задачи и подзадачи.

Наконец, каждый элемент в WBS должен быть назначен определенному лицу или команде. Это гарантирует, что все знают, кто за что отвечает, и что ни одна задача не останется без внимания.

Создание хорошо спроектированной WBS имеет решающее значение для успеха любого проекта. Следуя этим простым рекомендациям, вы можете быть уверены, что ваша WBS станет эффективным инструментом для управления вашим проектом.

В чем разница между WBS и графиком декомпозиции работ?

Когда дело доходит до управления проектами, существует множество различных инструментов и ресурсов, которые можно использовать для обеспечения успешного завершения проекта. Два наиболее часто используемых инструмента — это структура декомпозиции работ (WBS) и график декомпозиции работ (также называемый WBS). Хотя эти два инструмента могут показаться похожими, на самом деле они служат двум совершенно разным целям.

Структура декомпозиции работ — это инструмент, который используется для разбиения проекта на более мелкие, более управляемые задачи. Этот тип структуры часто используется для создания подробного плана действий для проекта. График декомпозиции работ, с другой стороны, — это инструмент, который используется для отслеживания хода выполнения проекта. Этот тип графика может использоваться для выявления любых потенциальных проблем или задержек, которые могут возникнуть в ходе проекта.

Программное обеспечение WBS

Окончательный результат проекта описывается с помощью программного обеспечения для иерархической структуры работ, а также шаги, необходимые для его выполнения.

Процедура упрощается несколькими способами с помощью программного обеспечения. Некоторые используют диаграмму Ганта, в то время как другие используют сетевую диаграмму. Однако все они разбивают множество этапов и подэтапов, необходимых для визуального представления окончательного результата проекта.

Обязательные функции программного обеспечения WBS

Разбить задачи на части

Задачи, которые приведут вас туда, и результаты имеют решающее значение для определения, но большинство задач необходимо дополнительно разбить, чтобы завершить. Подзадачи могут помочь в этой ситуации. Они являются компонентом более сложной задачи, поэтому вам нужна эта функциональность в вашей программе WBS.

Задачи, зависимые от ссылок

Не все задачи создаются одинаково. Прежде чем одна может начаться или остановиться, другая должна это сделать. Если вы не обнаружите эти зависимые задания немедленно, они могут стать узким местом на более поздней стадии выполнения проекта. Крайне важно иметь функцию зависимости задач.

Установите приоритет и длительность задачи

Создание рабочего расписания является целью программного обеспечения WBS. Поэтому вам требуются функции, которые способствуют этому процессу, указывая важность работы, чтобы вы могли определить, к какой фазе она относится, а также описывая задачу и предоставляя предполагаемое время завершения.

Поддерживайте работоспособность своей команды

WBS в управлении проектами устанавливает ваши задачи и результаты. Тем не менее, у вас должен быть метод распределения ресурсов для вашей команды, пока проект находится на стадии выполнения, чтобы поддерживать выполнение работ по графику. Это содержит функцию, гарантирующую им сбалансированную рабочую нагрузку.

Получите общее представление

Своевременное завершение вашего проекта зависит от вашей способности отслеживать прогресс. План создается с помощью программы WBS, и вам нужны функции для его обновления на каждом этапе проекта. Вы можете увидеть общую среду по нескольким параметрам с помощью панелей мониторинга.

Принимайте лучшие решения

Вам понадобится функция отчетности, которая может предоставить важную статистику проекта по прогрессу и производительности по мере перехода от этапа планирования к этапу выполнения. Вы можете использовать эту информацию для принятия обоснованных решений и руководства проектом до его успешного завершения.