Что такое план управления проектом и как его создать?

Многие профессионалы рассматривают план управления проектом как Диаграмма Ганта или Расписание. Профессионалы, которые переносят это заблуждение в экзамен на сертификацию PMP®, имеют наименьшую вероятность сдать экзамен. Как вы увидите в этой статье, план управления проектом — это документ, который определяет, как выполняется, отслеживается и контролируется проект; это гораздо больше, чем просто график. Четкое понимание плана проекта может принести большие дивиденды в ходе вашей подготовки к сертификации PMP®, а также помочь в управлении проектами.

Что такое план управления проектом?

Менеджер проекта создает план управления проектом на основе данных, полученных от команды проекта и основных заинтересованных сторон. План управления проектом — это формальный, утвержденный документ, который определяет, как выполняется, отслеживается и контролируется проект. Это может быть резюме или подробный документ, который может включать базовые линии, вспомогательные планы управления и другие документы планирования. Этот документ используется для определения подхода, который команда проекта использует для выполнения предполагаемого объема управления проектом.

По мере выполнения работы производительность проекта измеряется по базовому уровню измерения производительности, включенному в план управления проектом. Базовый уровень охвата, базовый уровень расписания и базовый уровень стоимости совместно называются базовым уровнем измерения производительности. Если в ходе выполнения работы происходит отклонение от базового уровня, менеджер проекта устраняет его, внося коррективы для исправления отклонения. Если эти корректировки не устраняют отклонения, то необходимы формальные запросы на изменение базовых уровней.

Менеджеры проектов тратят значительное количество времени на обеспечение достижения базовых показателей, гарантируя спонсору проекта и организации получение всех преимуществ от своих проектов. Помимо надлежащего планирования, способности менеджера проекта также заключаются в эффективном контроле проекта и обеспечении своевременности результатов проекта, а также в том, чтобы проект был завершен в соответствии с планом управления проектом.

Для чего используется план управления проектом?

Нет лучшего способа получить полное представление о вашем проекте, чем грамотно написанный и структурированный план проекта.

По сравнению с уставом проекта, который представляет собой стратегию высокого уровня для программы, ваш план управления проектом разбивает эту перспективу высокого уровня на практическую повседневную работу вашего проекта, охватывая все, что вам необходимо сделать для достижения целей проекта.

Все, от сроков до бюджетов, ресурсов, результатов и многого другого, будет отображено в комплексном плане проекта, предоставляя вам дорожную карту того, что требует исправления, которую вы можете использовать для управления и анализа своего проекта.

Каковы компоненты плана управления проектом?

План управления проектом представляет собой набор базовых и вспомогательных планов, которые включают:

• Базовые показатели объема, графика и стоимости
• Планы управления по объему, графику, стоимости, качеству, человеческим ресурсам, коммуникациям, рискам и закупкам
• План управления требованиями
• План управления изменениями
• План управления конфигурацией
• План улучшения процесса

Важность планирования управления проектами

В любой успешный проект входит огромное количество планирования. Когда вы менеджер проекта, вам придется постоянно помнить о многом. В результате вашего плана проекта вы будете точно знать, на чем сосредоточиться на каждом этапе проекта, куда распределить ресурсы и время, а также на что обратить внимание, если что-то выйдет за рамки графика или бюджета.

Чтобы получить максимальную отдачу от проекта, вам нужно приложить много усилий заранее, чтобы создать план проекта, который будет хорошо служить вам на протяжении всего жизненного цикла проекта. Вот пять причин, почему планирование управления проектами имеет важное значение.

• Это служит отправной точкой для вашего проекта

Ваш план проекта, основанный на согласованном объеме, сроках и бюджете, будет разработан в соответствии с авторизованным уставом проекта. Наличие этих базовых линий, указанных и авторизованных владельцем проекта, позволит вам сравнить фактический прогресс вашего проекта с тем, как он должен был быть достигнут.

Это очень полезно, поскольку позволяет быстро оценить, идет ли ваш проект по плану, и, если нет, что необходимо сделать, чтобы исправить ситуацию.

• Проект более организован

Нет никаких тревог или сюрпризов, когда ваш проект расписан в четком плане проекта. Чтобы убедиться, что нет места для недопонимания или недопонимания, ваш подробный план проекта изложит все сроки и результаты в мельчайших подробностях, чтобы все участники знали, чего именно от них ожидают.

• В нем подробно излагается объем проекта.

Еще одним преимуществом такого согласования является то, что оно предотвращает размывание границ. Когда документ плана проекта четко определяет ожидания заинтересованных сторон и все согласованные результаты, легко определить, когда что-то выходит за рамки.

Кроме того, это упрощает решение этих вопросов. В результате каждый может быть убежден в том, что он изначально взял на себя обязательства, и нет никаких сомнений относительно того, что входит (или не входит) в рамки проекта, благодаря письменному контракту или листу планирования проекта.

• Обеспечивает более эффективное управление проектами

Разбиение работы над проектом на удобные для восприятия части, такие как результаты, цели или задачи, значительно упрощает определение того, какие ресурсы вам понадобятся для его выполнения.

Опять же, вы, возможно, начали объяснять это на базовом уровне в описании объема работ, но в плане управления проектом вы более конкретно изложите, как вы собираетесь использовать имеющиеся у вас ресурсы.

• Это вселяет уверенность в ваши начинания

Спонсоры проекта, заинтересованные стороны и команда проекта (а если вы чувствуете себя совсем подавленным, то и вы сами) могут почувствовать себя утешенными, зная, куда вы направляетесь и почему.

Когда у вас есть документ с планом проекта, каждый может недвусмысленно понять, как ваш опыт как менеджера проекта способствует достижению целей проекта и организации.

Что нужно знать перед написанием плана проекта

Прежде чем приступить к разработке плана проекта, вам необходимо знать эти пять вещей.

• Определите исходные данные проекта

Первый шаг в создании стратегии проекта — убедиться, что вы понимаете основы. Начните с установления объема проекта, сроков и базовых затрат, поскольку эти ограничения будут определять оставшуюся часть планирования вашего проекта.

Помимо устава проекта, это место, где вы действительно начинаете составлять карту этих базовых линий и устанавливать надежные оценки. Поскольку вы будете сравнивать их с другими проектами, чтобы увидеть, насколько хорошо работает ваш, будьте максимально конкретны.

• Определите последствия неспособности вашего проекта достичь своих целей

В качестве альтернативы вы можете спросить себя: что должно произойти в первую очередь, чтобы следующий шаг стал возможным? Установление зависимостей вашего проекта на раннем этапе позволяет вам лучше управлять своими графиками, выявлять возможные препятствия и минимизировать задержки.

• Выберите ключевых игроков в этом начинании

По мере того, как вы будете выполнять план управления проектом, а также проходить каждый этап более подробно, чем вы определили в ходе анализа заинтересованных сторон, скорее всего, появятся дополнительные заинтересованные стороны проекта.

В это время вам также следует подумать о том, какие заинтересованные стороны должны быть проинформированы и вовлечены на каких этапах проекта, чтобы создать более подробный план управления заинтересованными сторонами.

• Определите основные этапы проекта

Каковы наиболее важные признаки того, что ваш проект движется вперед? Ваш проект может быть разбит на ряд более мелких, более управляемых частей, каждая из которых имеет четко обозначенную цель. Это поддерживает вовлеченность команды, позволяет вам праздновать свои успехи и показывает, как продвигается общая разработка.

• Установите обязанности всех, кто вовлечен в ситуацию

Имея ясную картину требуемых трудозатрат и ресурсов, вы можете начать выбирать, кто что должен делать. У каждого элемента должен быть назначенный владелец, чтобы гарантировать его завершение.

Создание плана управления проектом

Согласно Руководству PMBOK®, план управления проектом является результатом процесса разработки плана управления проектом в области знаний по управлению интеграцией проектов.

План управления проектом не создается сразу. Он постепенно разрабатывается, что означает, что он разрабатывается, уточняется, пересматривается и обновляется. Поскольку план управления проектом объединяет все планы управления областями знаний в единое целое, его необходимо собирать после того, как будут созданы все планы компонентов.

Большинство компонентов плана управления проектом создаются в ходе различных процессов, определенных в Руководстве PMBOK®; например, План управления коммуникациями разрабатывается в ходе процесса «Планирование коммуникаций».

Однако План управления расписанием, План управления затратами и План управления содержанием создаются в процессе разработки плана управления проектом. Когда устав проекта создается в группе инициирующих процессов, он содержит сводку содержания, бюджета и сводного (вехового) графика.

Поскольку у вас уже есть все это на момент начала разработки плана проекта, вы можете продолжить и разработать план управления содержанием, план управления затратами и план управления расписанием. Позже, когда вы выполните процессы Планирование содержания, Оценка затрат и Разработка расписания, вы сможете пересмотреть компоненты плана проекта с большей детализацией, чтобы отразить более глубокое понимание проекта.

Как создать план управления проектом? (объяснение в 6 шагов)

Шаг 1 — Создание шаблона высокого уровня для планирования проекта

Когда речь идет о вашей компании, как выглядит план проекта? Начать с любых существующих ресурсов, которые вы можете использовать в качестве справочного материала, например, примеров или шаблонов планов проектов, — это хорошее место для начала разработки стратегии проекта.

Используйте любые ресурсы, доступные вашей компании, например, шаблон высокого уровня для планирования проектов, рабочий лист планирования проекта, типовые планы или календарь для подготовки проектов.

Шаг 2 — Определите цель вашего проекта

Существует множество бесплатных шаблонов и примеров, которые могут помочь вам в подготовке, но не забудьте выбрать тот, который соответствует типу вашего проекта.

Ваш план управления проектами должен быть персонализирован в соответствии с типом вашего проекта, типом рабочей силы и конкретными требованиями. Планы ИТ-проектов для развертывания нового оборудования, например, скорее всего, будут отличаться от планов гибких проектов, которые, в свою очередь, скорее всего, будут отличаться от более комплексных стратегических планов проектов.

Диаграммы Ганта, списки задач и другие элементы управления проектами могут помочь вам обеспечить эффективность вашего плана.

Шаг 3 — Определите всех заинтересованных лиц

Как только ваш план проекта будет готов, вам нужно будет определить ключевых заинтересованных лиц в успехе проекта. Поэтому важно собрать все ваши требования. Как только вы соберете эту информацию, вам нужно будет определить объем проекта для каждого заинтересованного лица и указать четкие результаты. Чтобы успешно пройти этот этап управления проектами, необходимы хорошие коммуникативные навыки.

Шаг 4. Получите обратную связь от ваших клиентов, участников проекта и членов команды.

Стратегия, написанная в вакууме, вряд ли получит необходимую поддержку, когда придет время. Ваши заинтересованные стороны будут чувствовать себя более вовлеченными в процесс планирования проекта, если вы включите их, и это закладывает основу для атмосферы интегрированной команды, которая принесет пользу вашему проекту.

Обязательно соберите отзывы от ведущих персонажей проекта, когда вы устанавливаете план проекта, будь то совещание по планированию, мозговой штурм или индивидуальное интервью. Кроме того, в качестве дополнительного бонуса? Это отличный шанс для вас продолжить устанавливать связи с ключевыми заинтересованными сторонами, которые вы начали развивать на протяжении всего периода разработки устава и анализа заинтересованных сторон и проекта.

Шаг 5. Любое предыдущее планирование управления проектами, которое вы выполнили, должно быть включено

Если вы уже завершили этапы 1–5 планирования проекта, вам следует включить результаты этих этапов в свой план управления проектом, а также любые исследования, которые вы провели к этому моменту.

В руководстве и стандартах Свода знаний по управлению проектами Института управления проектами рекомендуются следующие стратегии для вашего плана управления проектами:

• План управления областью действия
• План управления требованиями
• Стратегия управления временем
• Стратегия сокращения расходов
• План контроля качества
• Стратегия управления ресурсами
• Стратегия управления коммуникациями.
• Стратегия управления рисками
• Стратегия закупок
• Стратегия взаимодействия с заинтересованными сторонами

Хотя PMBOK рекомендует использовать эти 10 стратегий в качестве основы, вы можете обнаружить, что для разных проектов требуются разные методы.

Каждая из этих областей должна быть охвачена на определенном этапе планирования управления проектом, даже если они не полностью документированы.

Шаг 6 — Выберите центральное местоположение для вашей стратегии управления проектами

Ваш план управления проектом, включая устав проекта, должен храниться централизованно, чтобы все вовлеченные стороны, включая заинтересованные стороны, членов команды, руководство и клиентов, могли легко получить к нему доступ.

Как превратить план управления проектом в план действий

Используя инструмент управления проектами, вы можете воплотить в жизнь определенную стратегию управления проектами, гарантируя соблюдение графика, ответственность своей команды и способствуя открытости на протяжении всего проекта.

Утверждение плана управления проектом

Поскольку план управления проектом является формальным документом, который используется для управления выполнением проекта, он должен получить формальное одобрение. Кто дает одобрение на план управления проектом, зависит от организационной структуры и ряда других факторов.

Обычно заказчик или высшее руководство организации не одобряют документ плана управления проектом. Заказчик подписывает контракт, но часто оставляет внутреннюю работу организации, реализующей проект. Обычно план проекта утверждается руководителем проекта, спонсором проекта или функциональными менеджерами, которые предоставляют ресурсы для проекта.

Руководителю проекта станет проще добиться утверждения плана управления проектом, если:

• Определены все заинтересованные стороны, их требования и цели.
• Менеджер проекта заранее решает конфликтующие приоритеты.

Чем управление проектами отличается от финансового менеджмента?

Управление проектами включает в себя все практики, необходимые для управления проектом с целью поддержания его деятельности с момента его инициирования до завершения, гарантируя выполнение организационных целей и требований заинтересованных сторон.

Финансовый менеджмент — это управление ресурсами и финансовыми операциями для увеличения прибыли и достижения целей организации и заинтересованных сторон в кратчайшие сроки и удовлетворительным образом.

Часто задаваемые вопросы

1. Как составить план управления проектом?

Написание плана управления проектом требует от вас определения базовых показателей вашего проекта. Напишите резюме и создайте график/групповые диаграммы. Затем вам придется выполнить и написать оценку рисков. Запишите ваши коммуникации и подпланы ресурсов. Наконец, представьте свой план управления проектом заинтересованным сторонам. Соберите их идеи, отзывы и предложения. Вы должны попытаться включить соответствующие из них, прежде чем завершить свой план.

2. Каковы шесть частей плана управления проектом?

План управления проектом включает в себя краткое изложение, диаграмму Ганта/временную шкалу, диаграмму заинтересованных сторон или команды, оценку рисков, подплан коммуникаций и подплан ресурсов.

3. Какова цель плана управления проектом?

План управления проектом, содержащий все детали и необходимые шаги, уменьшает путаницу, повышает уверенность и предотвращает препятствия во время выполнения проекта. Он обеспечивает четкий план и ценностное предложение, назначая основные роли, выявляя и предотвращая риски, описывая основные этапы и обеспечивая четкую коммуникацию и доступность основных ресурсов.

4. Что такое методология управления проектами?

Методология управления проектами включает в себя набор принципов, процессов и ценностей, которые оценивают, как команда завершит проект. Она структурирует несколько факторов, которые могут повлиять на конкуренцию проекта, включая планирование, проектирование и документацию, методы коммуникации внутри и вне команды, сроки и режимы оценки.

5. Как программное обеспечение для планирования проектов может помочь в планировании проектов?

Программное обеспечение для планирования проектов протягивает руку помощи и упрощает планирование проектов от начала до конца. Оно обеспечивает столь необходимые функции управления проектами и прозрачность в планировании и выполнении. Оно облегчает эффективную коммуникацию между командами и внутри них, помогает отслеживать ключевые факторы производительности, хранить данные в центральном месте, создавать отчеты и преодолевать любые другие проблемы управления проектами.

Чтобы понять, как построить карьеру в управлении проектами и как обучение на получение сертификации готовит вас к должностям по управлению проектами в любой отрасли, посмотрите это видео о обучении на получение сертификации PMP.

Учитесь бесплатно! Подпишитесь на наш канал на YouTube и станьте частью сообщества счастливых учеников, насчитывающего более 400 тыс. человек.

Выберите правильную программу

Раскройте свой потенциал управления проектами с помощью комплексного обучения Simplilearn. Получите навыки и знания, необходимые для успешного руководства проектами, повышения эффективности и превышения целей. Выберите правильный курс управления проектами сегодня и уверенно продвигайтесь по карьерной лестнице.

Заключение

Вы готовы узнать, как лучше всего управлять графиками проектов, затратами, объемом работ, ограничениями проекта, рыночной конкуренцией, заинтересованными сторонами и т. д.? Программа послевузовского образования Simplilearn по управлению проектами поможет вам начать карьеру в управлении проектами.

Следуя PGP, вы также можете ознакомиться с руководством по часто задаваемым вопросам для собеседования на должность менеджера проекта, чтобы подготовиться к собеседованию.

Вы с нетерпением ждете возможности оставить след в области управления проектами? Если да, зарегистрируйтесь на Программу сертификации по управлению проектами прямо сейчас и станьте на шаг ближе к своей карьерной цели!

PMBOK®, PMP® и PMI® являются зарегистрированными товарными знаками Project Management Institute, Inc.