Что такое Microsoft Power Automate и бесплатные шаблоны для загрузки

Если вы являетесь пользователем Microsoft 365, возможно, вы видели значок приложения Power Automate в списке приложений Microsoft, с которыми вы больше знакомы, например Excel, Powerpoint и Outlook. Мы обсудим, что такое Power Automate и на что он способен. Затем мы рассмотрим несколько полезных шаблонов Power Automate, которые вы можете сразу же реализовать.

Многие офисные работы связаны с повторяющимися задачами, которые не требуются от ученого-ракетчика, — например, спасение вложения электронной почты в определенную папку в OneDrive или Dropbox или создав задачу в Microsoft Planner из сообщения в Microsoft Teams. Power Automate был создан для такого рода задач.

Что такое Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate раньше назывался Microsoft Flow. Это инструментарий, похожий на IFTTT (Если это, то это) которые вы можете использовать для таких вещей, как:

• Автоматизируйте процессы в бизнес-настройках.
• Отправляйте автоматические напоминания, когда задача просрочена.
• Автоматизируйте повторяющиеся ручные задачи, записывая действия мыши, нажатия клавиш и другие шаги.

Другими словами, Microsoft Power Automate позволяет заменить ручные, а иногда и сложные процессы автоматизированными рабочими процессами.

Не только для приложений Microsoft

Как и следовало ожидать, Microsoft Power Automate подключается к другим приложениям Microsoft. Вы можете, например, настроить в Power Automate процесс, который принимает сообщение, полученное в Microsoft Teams, и сохраняет его в Microsoft OneNote.

Но что делает Power Automate действительно полезным, так это то, что он также может подключаться к ваш сторонних приложений. В прошлый раз, когда мы проверяли, Power Automate подключается к более чем 500 другим службам. Ого.

Три вида потоков

Microsoft делит действия, которые вы можете делать в Power Automate, на три типа потоков:

1. Облачные потоки
2. Рабочие потоки
3. Потоки бизнес-процессов

Давайте рассмотрим каждый вид потока и рассмотрим, почему вы можете его использовать.

Облачные потоки Power Automate

Облачные потоки в Microsoft Power Automate можно разделить на три категории:

• Автоматизированные потоки
• Мгновенные потоки
• Запланированные потоки

Автоматические потоки запускаются событием, например, когда новый твит публикуется с определенным хэштегом или когда вы получаете электронное письмо от определенного человека. Вы можете использовать автоматизированный поток для подключения учетных записей и позволить им общаться друг с другом. Например, вы можете создать автоматизацию, которая будет отправлять вам текстовое сообщение всякий раз, когда вы получаете электронное письмо от своего начальника.

Нажатие кнопки запускает мгновенные потоки. Допустим, вы неоднократно писали своей команде по электронной почте напоминание о необходимости присоединиться к ежедневному собранию команды. Вы можете создать кнопку, чтобы автоматизировать это. Создайте кнопку, а затем каждый раз, когда вы нажимаете эту кнопку, вашей команде автоматически отправляется электронное письмо с напоминанием о присоединении к собранию. Это не только сэкономит ваше время, но и сократит количество ошибок, таких как непреднамеренное отключение кого-то от электронной почты.

Запланированный поток автоматизирует задачи по расписанию. Например, вы можете создать запланированный поток, который автоматически загружает данные на сайт SharePoint или в конкретную базу данных.

Это три вида потоков Power Automate, которые работают с информацией в облаке. Далее мы рассмотрим потоки задач, которые вы выполняете на своем рабочем столе.

Потоки рабочего стола Power Automate

У Microsoft есть инструмент под названием Power Automate Desktop, который расширяет возможности Power Automate, позволяя автоматизировать повторяющиеся процессы рабочего стола и который включает действия, которые вы выполняете в Интернете. Это похоже на запись макроса в Excel. Вы можете записать серию действий и указать условия, которые должны выполняться для запуска этого набора действий.

Например, вы можете создать поток рабочего стола, который извлекает данные с веб-сайта и добавляет их в файл Excel. Или вы можете настроить поток, который объединяет документы Microsoft Word в PDF-файлы.

Потоки бизнес-процессов Power Automate

Допустим, у вас есть сотрудники, которые отвечают на запросы в службу поддержки. Независимо от того, какой сотрудник взаимодействует с клиентом, вы хотите, чтобы он выполнял одни и те же шаги, чтобы клиентский опыт был единообразным.

Другими словами, вы можете использовать последовательность бизнес-процессов, чтобы настроить последовательность шагов, которым должны следовать люди для достижения определенного результата. Вместо того, чтобы полагаться только на обучение сотрудников, потоки бизнес-процессов направляют сотрудников и помогают им избегать ошибок.

Полезные шаблоны Power Automate

Возможно, самый простой способ осмыслить возможности Microsoft Power Automate — изучить некоторые шаблоны. Если вы использовали IFTTT, вы знакомы с этой концепцией. Шаблоны Power Automate похожи на апплеты или рецепты в IFTTT.

Вы можете использовать шаблоны Power Automate как есть или настроить их в соответствии со своими конкретными обстоятельствами и целями. Вот несколько, с которых можно начать.

Полезные автоматизированные шаблоны потоков

1. Сохранение вложений электронной почты Outlook.com в OneDrive.

Всякий раз, когда вы получаете электронное письмо с вложением, оно сохраняется в OneDrive в папке с именем «Вложения электронной почты от Power Automate».

2. Отправьте электронное письмо для новых твитов по определенному ключевому слову.

Каждый раз, когда появляется твит по указанному вами ключевому слову, Power Automate отправляет электронное письмо с некоторыми основными сведениями о пользователе об учетной записи, разместившей твит.

Полезные шаблоны Instant Flow

1. Отправь себе напоминание через 10 минут.

Этот шаблон потока создает кнопку, которая будет отправлять вам настраиваемое отложенное напоминание.

2. Запланировать встречу с отправителем сообщения.

Этот поток позволяет запланировать встречу с отправителем любого сообщения из канала Microsoft Teams или чата.

Полезные шаблоны запланированного потока

1. Отправьте мне электронное письмо со списком предстоящих событий календаря.

Этот шаблон просмотрит ваш календарь и отправит вам по электронной почте сводку предстоящей недели, включая информацию о рейсах, отелях и погоде.

2. Отправьте электронное письмо с напоминанием в Office 365 Outlook о ранних встречах на следующий день.

Это отличный вариант для людей, которые забывают посмотреть расписание на завтра, но часто проверяют электронную почту. Если на следующий день до указанного вами времени состоятся какие-либо собрания, на вашу электронную почту Outlook будет отправлено напоминание.

Тратьте больше времени на то, что никто другой сделать не может

Слоган Microsoft для Power Automate: «Позаботьтесь о том, что важно. Остальное автоматизируйте ». Согласитесь, они правы. Если вы автоматизируете то, что можно автоматизировать, у вас останется больше времени для более важных вещей, таких как выработка стратегии, глубокое размышление и расслабление. Будущее наступило, и пора заставить роботов работать на вас!