Что такое Microsoft Access? Управление базой данных упрощено

Данные — это источник жизненной силы современного общества, поэтому, естественно, много внимания уделяется различным инструментам баз данных. В конце концов, если у вас есть правильные инструменты, у вас есть наиболее эффективные средства работы с текущим огромным избытком данных и, возможно, повышения управляемости.

С этой целью мы рассмотрим Microsoft Access. В этой статье рассматриваются важные моменты, связанные с Microsoft Access, например, что такое Microsoft Access, чем Microsoft Access отличается от Excel, преимущества и недостатки Microsoft Access и как используется Microsoft Access.

Что такое Microsoft Access?

Microsoft Access — это известная система управления базами данных, разработанная Microsoft и являющаяся частью офисного пакета Microsoft 365. Microsoft Access сочетает в себе реляционный механизм базы данных Jet от Microsoft со средствами разработки программного обеспечения и графическим пользовательским интерфейсом (GUI). Впервые он был выпущен в ноябре 1992 года, так что существует уже некоторое время. В быстро меняющемся и динамично развивающемся мире ИТ программу, созданную 30 лет назад, лучше всего можно назвать «почтенной».

Microsoft Access также является первой массовой программой баз данных для Windows.

Microsoft Access позволяет деловым и корпоративным пользователям эффективно управлять данными и анализировать огромные объемы информации. Программа обеспечивает сочетание функциональности базы данных и возможностей программирования для создания простых в навигации форм.

Microsoft Access похож на Microsoft Excel, поскольку вы можете хранить, редактировать и просматривать данные. Однако, как мы вскоре увидим, Access может предложить гораздо больше.

Возможности MS Access

Некоторые из ключевых особенностей MS Access:

Удобный интерфейс

MS Access предоставляет удобный интерфейс, который позволяет создавать базы данных и управлять ими с помощью интерфейса перетаскивания. Это позволяет легко создавать таблицы, формы, запросы и отчеты, не требуя обширных технических знаний.

Настраиваемые шаблоны

MS Access включает ряд настраиваемых шаблонов, которые вы можете использовать в качестве отправной точки для своей базы данных. Сюда входят шаблоны для управления запасами, управления клиентами, отслеживания проектов и многого другого.

Мощный конструктор запросов

MS Access включает в себя мощный конструктор запросов, который позволяет извлекать определенные данные из таблиц на основе определенных пользователем критериев. Это включает в себя возможность сортировать, фильтровать и агрегировать данные из нескольких таблиц.

Интегрированные инструменты отчетности

MS Access включает интегрированные инструменты отчетности, которые позволяют создавать отчеты профессионального качества на основе данных из одной или нескольких таблиц. Это включает в себя возможность создавать диаграммы, графики и сводки.

Настраиваемые формы

MS Access позволяет создавать собственные формы, обеспечивающие удобный интерфейс для ввода и просмотра данных в таблицах. Сюда входит возможность добавлять элементы управления, такие как текстовые поля, раскрывающиеся списки и кнопки.

Макросы для автоматизации

MS Access включает макросы, которые позволяют автоматизировать общие задачи в вашей базе данных, такие как открытие форм и выполнение запросов. Это может сэкономить время и повысить эффективность.

Настраиваемый код

MS Access позволяет писать собственный код с использованием языка программирования Visual Basic для приложений (VBA). Это позволяет создавать собственные функции и автоматизировать сложные задачи.

Возможности совместной работы

MS Access позволяет вам делиться своей базой данных с другими пользователями и контролировать их доступ к данным. Это включает в себя возможность назначать определенные разрешения отдельным пользователям или группам.

Интеграция с другими приложениями

MS Access интегрируется с другими приложениями пакета Microsoft Office, такими как Excel и Word. Это позволяет импортировать и экспортировать данные, а также создавать отчеты и диаграммы, используя данные из нескольких источников.

В целом, MS Access предоставляет ряд функций, которые упрощают создание баз данных и управление ими, благодаря удобному интерфейсу, мощным инструментам запросов и отчетов, а также возможности автоматизировать задачи и сотрудничать с другими.

Чем Microsoft Access отличается от Excel

Прежде чем мы углубимся в различия между Microsoft Access и Microsoft Excel, давайте рассмотрим, что такое последний. Microsoft Excel — это утилита для работы с электронными таблицами, используемая в основном для отдельных проектов и выполняющая короткие и относительно простые вычисления.

Пользователи Excel обычно работают с ограниченным количеством ячеек данных одновременно: от нескольких десятков до пары сотен. В результате Excel хорошо подходит для построения графиков и диаграмм таких точек данных и вычислений. Но в то время как пользователи Excel вводят информацию непосредственно в свои электронные таблицы, базы данных Access полагаются на заранее созданные запросы и формы.

В этой удобной справочной таблице показаны основные различия между Access и Excel.

Доступ	Эксель
Он обрабатывает все типы данных, включая числа и текст, и используется для сбора и сортировки данных.	В основном он имеет дело с числовыми данными и используется для финансовых расчетов и электронных таблиц.
Все данные хранятся в одном месте и в одно время.	Многие документы и листы хранятся с избыточными данными.
Он сравнительно более гибкий, чем Excel.	Он относительно менее гибок, чем Access.
Он блокирует данные только на уровне записей, поэтому несколько пользователей могут работать с одним и тем же файлом базы данных.	Он блокирует всю таблицу, поэтому одновременно с ней может работать только один пользователь.
Учиться нелегко.	Этому относительно легко научиться.
Он позволяет пользователям создавать функциональные шаблоны данных и формы ввода данных.	Вы работаете только с основным экраном данных.
Он имеет большую емкость для хранения данных, поскольку создан для хранения и управления базами данных.	Он имеет сравнительно меньшую емкость для хранения данных, поскольку не предназначен для хранения данных.
Он подчеркивает точность и эффективность.	Формат ограничивает скорость и точность.
Он работает на модели данных с несколькими реляционными таблицами и листами.	Он работает с нереляционной или плоской моделью данных рабочего листа.
Он отлично подходит для крупномасштабных проектов и долгосрочных решений.	Он лучше всего подходит для небольших проектов и краткосрочных решений.

Итак, если вы хотите выполнять базовые функции небольших баз данных, электронных таблиц Excel будет достаточно для этой задачи. Однако если вам нужна более сложная и масштабная утилита, способная обрабатывать огромные объемы информации и обслуживать нескольких одновременных пользователей, выберите Access.

Как используется Microsoft Access

Вот некоторые из наиболее часто используемых функций Microsoft Access:

Импорт данных из Excel или других баз данных
Создание форм для ввода или просмотра данных
Разработка и выполнение запросов на получение данных
Разработка отчетов для печати или преобразования в PDF-файл.
Разрешение пользователям взаимодействовать с Access через SQL

Компоненты Microsoft Access

Microsoft Access состоит из следующих компонентов:

Таблицы: Access хранит данные в таблицах, используя формат строк и столбцов. Пользователи могут создать одну базу данных, включающую все данные одного проекта. Эта база данных известна как «плоская» база данных. Подробнее о базах данных позже.
Реляционные базы данных. Хотя пользователи могут размещать данные проекта только в одной базе данных, обычно проще создать множество таблиц, посвященных различным аспектам проекта. К счастью, каждая таблица может быть связана и взаимосвязана; такая схема известна как реляционная база данных.
Формы. Формы позволяют пользователям вводить данные в базу данных, не полагаясь на электронную таблицу.
Макросы. Макросы — это небольшие программные конструкции, состоящие из команд и процессов, которые значительно экономят время.
Модули. Модули — это процедуры, также называемые функциями, которые пользователи могут писать с помощью приложений Visual Basic.
Запросы. Запросы позволяют найти информацию в базах данных. Это полезный инструмент, учитывая размер многих баз данных Access.
Отчеты. Отчеты упрощают процессы сортировки, маркировки, обобщения и группировки данных для упрощения обмена или печати.

Архитектура Microsoft Access

Microsoft Access — это система управления реляционными базами данных (СУБД), которая предоставляет графический интерфейс пользователя для создания баз данных и управления ими. Архитектура Microsoft Access включает в себя следующие компоненты:

Таблицы

Таблицы являются основными строительными блоками любой базы данных. Они хранят данные в строках и столбцах и используются для организации связанной информации в группы. Таблицы в Microsoft Access могут иметь различные типы данных, такие как текст, число, дата/время и т. д.

Формы

Формы используются для обеспечения удобного интерфейса для ввода данных в таблицы. Их можно создавать с помощью интерфейса перетаскивания и настраивать с помощью различных инструментов и элементов управления.

Запросы

Запросы используются для извлечения определенных данных из таблиц на основе определенных пользователем критериев. Их можно использовать для сортировки, фильтрации и агрегирования данных из нескольких таблиц, а также создавать с помощью графического конструктора запросов.

Отчеты

Отчеты используются для представления данных в визуально привлекательном формате. Их можно использовать для создания сводок, диаграмм и графиков на основе данных из одной или нескольких таблиц.

Макросы

Макросы используются для автоматизации распространенных задач в Microsoft Access. Их можно использовать для выполнения таких задач, как открытие форм и выполнение запросов, и они могут запускаться действиями пользователя или событиями в базе данных.

Модули

Модули используются для написания пользовательского кода в Microsoft Access с использованием языка программирования Visual Basic для приложений (VBA). Их можно использовать для создания пользовательских функций, автоматизации сложных задач и взаимодействия с другими приложениями.

Безопасность

Microsoft Access включает встроенные функции безопасности, позволяющие контролировать доступ к базе данных и ее объектам. Access поддерживает безопасность на уровне пользователя, что позволяет назначать определенные разрешения отдельным пользователям или группам.

Внутренний сервер базы данных

Для более крупных баз данных с несколькими пользователями Microsoft Access можно использовать в качестве внешнего приложения, которое подключается к внутреннему серверу базы данных, например Microsoft SQL Server или Oracle. Это позволяет нескольким пользователям одновременно получать доступ к базе данных и обеспечивает лучшую масштабируемость и производительность.

В целом архитектура Microsoft Access спроектирована так, чтобы предоставить удобную и гибкую среду для создания баз данных и управления ими с рядом инструментов и функций, которые позволяют настраивать базу данных в соответствии с вашими конкретными потребностями.

Использование Microsoft Access

Хранение данных

MS Access используется для организованного и эффективного хранения больших объемов данных. Он позволяет вам создавать таблицы, формы, запросы и отчеты для управления вашими данными.

Управление запасами

MS Access обычно используется для управления запасами, где его можно использовать для отслеживания предметов, их местоположения и других важных деталей. Его также можно использовать для создания заказов на покупку и отслеживания продаж.

Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM)

MS Access можно использовать для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), где его можно использовать для хранения информации о клиентах, отслеживания взаимодействия и создания отчетов.

Управление проектом

MS Access можно использовать для управления проектами, где его можно использовать для отслеживания задач, этапов и ресурсов. Его также можно использовать для создания отчетов о ходе проекта.

Управление персоналом

MS Access можно использовать для управления персоналом, где его можно использовать для хранения информации о сотрудниках, отслеживания производительности и создания отчетов.

Планирование мероприятий

MS Access можно использовать для планирования мероприятий, где его можно использовать для управления списками гостей, отслеживания ответов на приглашения и создания отчетов о посещении мероприятий.

Управление малым бизнесом

MS Access — популярный выбор для управления малым бизнесом, где его можно использовать для управления финансами, отслеживания запасов и создания отчетов.

База данных Microsoft Access

Microsoft Access состоит из двух различных типов баз данных:

Во-первых, базы данных с плоскими файлами хранят данные в обычных текстовых файлах и не могут включать несколько таблиц.
Во-вторых, реляционные базы данных хранят данные в формах, связанных друг с другом. Например, реляционные базы данных поддерживают несколько таблиц, в которых текст упорядочен по столбцам и строкам.

Кроме того, база данных Microsoft Access использует следующие типы данных:

Вложение: Хранит файлы, такие как цифровые изображения.
Автоматический номер: назначается Access или пользователем при создании новой записи.
Вычисляемое: создает выражение, использующее данные из одного или нескольких полей.
Валюта: хранит значения валют и числовые данные, содержащие от одного до четырех знаков после запятой.
Дата/время: сохраняет информацию о дате и времени для года в диапазоне от 100 до 9999.
Гиперссылка: хранит комбинацию цифр и текста, используемую в качестве адреса гиперссылки.
Длинный текст: обычно используется для длинных буквенно-цифровых или текстовых данных длиной до 63 999 символов.
Числа: числовые данные, используемые для хранения математических вычислений.
Объекты OLE: эти данные включают аудио, видео и другие большие двоичные объекты.
Короткий текст: сохраняет текст и числа, не используемые в вычислениях.
Да/Нет: сохраняются только логические значения Да и Нет.

Преимущества Microsoft Access

Microsoft Access дает этой таблице множество преимуществ, в том числе:

Он предоставляет пользователям полнофункциональную систему управления реляционными базами данных за считанные минуты.
Легко импортировать данные из нескольких источников
Его легко настроить в соответствии с любыми личными потребностями или потребностями компании.
Онлайн-сервис Microsoft Access прекрасно работает со многими языками разработки, работающими в операционной системе Windows.
Это надежная и гибкая утилита, которая может выполнять любые сложные задачи офисной или промышленной базы данных.
MS-Access позволяет пользователям ссылаться на данные в их текущем местоположении и использовать информацию для просмотра, запроса, обновления и составления отчетов.
Его просто установить и легко понять
Он позволяет пользователям создавать таблицы, формы, запросы и отчеты и подключаться с помощью макросов.
Макросы в Access — это простые программные конструкции, которые помогают пользователям добавлять функциональные возможности в свою базу данных.
Графический интерфейс пользователя (GUI) помогает упростить его использование.
Microsoft Access онлайн может выполнять гетерогенные соединения между многими наборами данных, хранящимися на различных платформах.

Недостатки Microsoft Access

Конечно, ни одно приложение не является идеальным. У каждого продукта есть свои недостатки, и Microsoft Access не является исключением. К его недостаткам относятся:

Если слишком много пользователей попытаются получить доступ к одной и той же базе данных одновременно, это может отрицательно повлиять на скорость и эффективность. Существует очевидный предел тому, сколько людей могут одновременно работать с одной и той же базой данных.
Что касается первого пункта, база данных Microsoft Access более выгодна для малого и среднего бизнеса, но не так полезна для крупных организаций.
Для работы с конфиденциальными данными доступны лучшие системы баз данных.
Microsoft Access не обладает той надежностью, которую можно найти в других системах СУБД, таких как MS SQL Server или Oracle.
Поскольку вся информация из базы данных сохраняется в один файл, это может замедлять работу отчетов, запросов и форм.
Хотя технический предел составляет 255 одновременных пользователей, реальный лимит на самом деле колеблется от 10 до 80, в зависимости от типа приложения, которое в настоящее время работает в организации.
Microsoft Access требует значительно большего обучения и подготовки по сравнению с другими программами Microsoft.

Версии MS Access

Microsoft Access существует уже более 25 лет, и за это время было выпущено множество версий. Вот основные версии Microsoft Access:

Access 1.0 — выпущенный в 1992 году для Windows 3.0, Access 1.0 был первой версией Access.
Access 2.0. Выпущенный в 1993 году, Access 2.0 добавил несколько новых функций, включая поддержку импорта данных из Excel и Lotus 1-2-3.
Access 95. Выпущенный в 1995 году, Access 95 представил поддержку VBA (Visual Basic для приложений) и связывания и внедрения объектов OLE.
Access 97. В Access 97, выпущенном в 1997 году, добавлена поддержка репликации и возможность создания веб-приложений с использованием Active Server Pages (ASP).
Access 2000. Выпущенный в 1999 году, Access 2000 представил поддержку нового формата файлов проекта Access (.adp) и поддержку XML.
Access 2002/XP. Выпущенный в 2001 году, Access 2002/XP представил новый пользовательский интерфейс и улучшенную поддержку импорта и экспорта данных.
Access 2003. В Access 2003, выпущенном в 2003 году, добавлена поддержка новых типов данных и возможность создавать и изменять XML-документы.
Access 2007. В Access 2007, выпущенном в 2007 году, был представлен ленточный интерфейс и добавлена поддержка публикации в SharePoint.
Access 2010 — выпущенный в 2010 году, Access 2010 добавил поддержку веб-баз данных и представил панель навигации.
Access 2013. Выпущенный в 2013 году, Access 2013 представил новый интерфейс дизайна и добавил поддержку веб-приложений.
Access 2016. В Access 2016, выпущенном в 2015 году, добавлена поддержка типа данных «большое число» и объектов TempVar.
Access 2019. В Access 2019, выпущенном в 2018 году, добавлена поддержка новых типов данных, таких как BigInt и вложения, а также улучшено взаимодействие с пользователем.

В целом, в каждую версию Access добавлены новые функции и возможности, упрощающие управление данными и манипулирование ими. В самых последних версиях добавлена поддержка веб-приложений, мобильных устройств и облачных сервисов, что позволяет пользователям получать доступ к своим данным где угодно.

Подведем итоги

Не существует такого понятия, как универсальное решение; У каждого человека или организации есть свои особые потребности, поэтому то, что подходит для одного бизнеса, не подойдет для другого. Однако Microsoft Access — отличное решение для баз данных для частных лиц, малого и среднего бизнеса, а также автономных подразделений крупных компаний. Это значительный шаг вперед по сравнению с Excel. Проверьте это и посмотрите, подходит ли Access вашим конкретным потребностям. Вы также можете проверить загрузку Microsoft Access. здесь.

Хотите узнать о бизнес-аналитике?

Учебный курс по бизнес-аналитике Simplilearn, проводимый в партнерстве со Школой менеджмента Карлсона, фокусируется на понимании ключевых концепций аналитики и вашей способности применять их к реальным бизнес-задачам.

Этот учебный курс поможет вам развить образ мышления, связанный с данными, и аналитические навыки, необходимые для интерпретации и передачи данных для решения бизнес-задач. Независимо от вашей должности или опыта, этот учебный курс по бизнес-аналитике раскроет тайны в области анализа данных и предоставит вам необходимые навыки для применения на рабочем месте с помощью хорошо сбалансированного сочетания видеороликов для самостоятельного изучения, живых занятий и практических занятий. проекты. Это форма повышения квалификации, которая повысит вашу ценность для любой корпорации и идеально подходит для людей, планирующих сменить карьеру или место работы.

Посетите Simplilearn сегодня и улучшите свою деловую хватку с помощью этого ценного учебного курса!