Что такое Microsoft Access? Управление базой данных упрощено

Данные — это источник жизненной силы современного общества, поэтому, естественно, много внимания уделяется различным инструментам баз данных. В конце концов, если у вас есть правильные инструменты, у вас есть наиболее эффективные средства работы с текущим огромным избытком данных и, возможно, повышения управляемости.

С этой целью мы рассмотрим Microsoft Access. В этой статье рассматриваются важные моменты, связанные с Microsoft Access, например, что такое Microsoft Access, чем Microsoft Access отличается от Excel, преимущества и недостатки Microsoft Access и как используется Microsoft Access.

Что такое Microsoft Access?

Microsoft Access — это известная система управления базами данных, разработанная Microsoft и являющаяся частью офисного пакета Microsoft 365. Microsoft Access сочетает в себе реляционный механизм базы данных Jet от Microsoft со средствами разработки программного обеспечения и графическим пользовательским интерфейсом (GUI). Впервые он был выпущен в ноябре 1992 года, так что существует уже некоторое время. В быстро меняющемся и динамично развивающемся мире ИТ программу, созданную 30 лет назад, лучше всего можно назвать «почтенной».

Microsoft Access также является первой массовой программой баз данных для Windows.

Microsoft Access позволяет деловым и корпоративным пользователям эффективно управлять данными и анализировать огромные объемы информации. Программа обеспечивает сочетание функциональности базы данных и возможностей программирования для создания простых в навигации форм.

Microsoft Access похож на Microsoft Excel, поскольку вы можете хранить, редактировать и просматривать данные. Однако, как мы вскоре увидим, Access может предложить гораздо больше.

Возможности MS Access

Некоторые из ключевых особенностей MS Access:

Удобный интерфейс

MS Access предоставляет удобный интерфейс, который позволяет создавать базы данных и управлять ими с помощью интерфейса перетаскивания. Это позволяет легко создавать таблицы, формы, запросы и отчеты, не требуя обширных технических знаний.

Настраиваемые шаблоны

MS Access включает ряд настраиваемых шаблонов, которые вы можете использовать в качестве отправной точки для своей базы данных. Сюда входят шаблоны для управления запасами, управления клиентами, отслеживания проектов и многого другого.

Мощный конструктор запросов

MS Access включает в себя мощный конструктор запросов, который позволяет извлекать определенные данные из таблиц на основе определенных пользователем критериев. Это включает в себя возможность сортировать, фильтровать и агрегировать данные из нескольких таблиц.

Интегрированные инструменты отчетности

MS Access включает интегрированные инструменты отчетности, которые позволяют создавать отчеты профессионального качества на основе данных из одной или нескольких таблиц. Это включает в себя возможность создавать диаграммы, графики и сводки.

Настраиваемые формы

MS Access позволяет создавать собственные формы, обеспечивающие удобный интерфейс для ввода и просмотра данных в таблицах. Сюда входит возможность добавлять элементы управления, такие как текстовые поля, раскрывающиеся списки и кнопки.

Макросы для автоматизации

MS Access включает макросы, которые позволяют автоматизировать общие задачи в вашей базе данных, такие как открытие форм и выполнение запросов. Это может сэкономить время и повысить эффективность.

Настраиваемый код

MS Access позволяет писать собственный код с использованием языка программирования Visual Basic для приложений (VBA). Это позволяет создавать собственные функции и автоматизировать сложные задачи.

Возможности совместной работы

MS Access позволяет вам делиться своей базой данных с другими пользователями и контролировать их доступ к данным. Это включает в себя возможность назначать определенные разрешения отдельным пользователям или группам.

Интеграция с другими приложениями

MS Access интегрируется с другими приложениями пакета Microsoft Office, такими как Excel и Word. Это позволяет импортировать и экспортировать данные, а также создавать отчеты и диаграммы, используя данные из нескольких источников.

В целом, MS Access предоставляет ряд функций, которые упрощают создание баз данных и управление ими, благодаря удобному интерфейсу, мощным инструментам запросов и отчетов, а также возможности автоматизировать задачи и сотрудничать с другими.

Чем Microsoft Access отличается от Excel

Прежде чем мы углубимся в различия между Microsoft Access и Microsoft Excel, давайте рассмотрим, что такое последний. Microsoft Excel — это утилита для работы с электронными таблицами, используемая в основном для отдельных проектов и выполняющая короткие и относительно простые вычисления.

Пользователи Excel обычно работают с ограниченным количеством ячеек данных одновременно: от нескольких десятков до пары сотен. В результате Excel хорошо подходит для построения графиков и диаграмм таких точек данных и вычислений. Но в то время как пользователи Excel вводят информацию непосредственно в свои электронные таблицы, базы данных Access полагаются на заранее созданные запросы и формы.

В этой удобной справочной таблице показаны основные различия между Access и Excel.

Итак, если вы хотите выполнять базовые функции небольших баз данных, электронных таблиц Excel будет достаточно для этой задачи. Однако если вам нужна более сложная и масштабная утилита, способная обрабатывать огромные объемы информации и обслуживать нескольких одновременных пользователей, выберите Access.

Как используется Microsoft Access

Вот некоторые из наиболее часто используемых функций Microsoft Access:

• Импорт данных из Excel или других баз данных
• Создание форм для ввода или просмотра данных
• Разработка и выполнение запросов на получение данных
• Разработка отчетов для печати или преобразования в PDF-файл.
• Разрешение пользователям взаимодействовать с Access через SQL

Компоненты Microsoft Access

Microsoft Access состоит из следующих компонентов:

• Таблицы: Access хранит данные в таблицах, используя формат строк и столбцов. Пользователи могут создать одну базу данных, включающую все данные одного проекта. Эта база данных известна как «плоская» база данных. Подробнее о базах данных позже.
• Реляционные базы данных. Хотя пользователи могут размещать данные проекта только в одной базе данных, обычно проще создать множество таблиц, посвященных различным аспектам проекта. К счастью, каждая таблица может быть связана и взаимосвязана; такая схема известна как реляционная база данных.
• Формы. Формы позволяют пользователям вводить данные в базу данных, не полагаясь на электронную таблицу.
• Макросы. Макросы — это небольшие программные конструкции, состоящие из команд и процессов, которые значительно экономят время.
• Модули. Модули — это процедуры, также называемые функциями, которые пользователи могут писать с помощью приложений Visual Basic.
• Запросы. Запросы позволяют найти информацию в базах данных. Это полезный инструмент, учитывая размер многих баз данных Access.
• Отчеты. Отчеты упрощают процессы сортировки, маркировки, обобщения и группировки данных для упрощения обмена или печати.

Архитектура Microsoft Access

Microsoft Access — это система управления реляционными базами данных (СУБД), предоставляющая графический интерфейс пользователя для создания баз данных и управления ими. Архитектура Microsoft Access включает в себя следующие компоненты:

Таблицы

Таблицы являются основными строительными блоками любой базы данных. Они хранят данные в строках и столбцах и используются для организации связанной информации в группы. Таблицы в Microsoft Access могут иметь различные типы данных, такие как текст, число, дата/время и т. д.

Формы

Формы используются для обеспечения удобного интерфейса для ввода данных в таблицы. Их можно создавать с помощью интерфейса перетаскивания и настраивать с помощью различных инструментов и элементов управления.

Запросы

Запросы используются для извлечения определенных данных из таблиц на основе определенных пользователем критериев. Их можно использовать для сортировки, фильтрации и агрегирования данных из нескольких таблиц, а также создавать с помощью графического конструктора запросов.

Отчеты

Отчеты используются для представления данных в визуально привлекательном формате. Их можно использовать для создания сводок, диаграмм и графиков на основе данных из одной или нескольких таблиц.

Макросы

Макросы используются для автоматизации распространенных задач в Microsoft Access. Их можно использовать для выполнения таких задач, как открытие форм и выполнение запросов, и они могут запускаться действиями пользователя или событиями в базе данных.

Модули

Модули используются для написания пользовательского кода в Microsoft Access с использованием языка программирования Visual Basic для приложений (VBA). Их можно использовать для создания пользовательских функций, автоматизации сложных задач и взаимодействия с другими приложениями.

Безопасность

Microsoft Access включает встроенные функции безопасности, которые позволяют контролировать доступ к базе данных и ее объектам. Access поддерживает безопасность на уровне пользователя, что позволяет назначать определенные разрешения отдельным пользователям или группам.

Внутренний сервер базы данных

Для более крупных баз данных с несколькими пользователями Microsoft Access можно использовать в качестве внешнего приложения, которое подключается к внутреннему серверу базы данных, например Microsoft SQL Server или Oracle. Это позволяет нескольким пользователям одновременно получать доступ к базе данных и обеспечивает лучшую масштабируемость и производительность.

В целом архитектура Microsoft Access спроектирована так, чтобы предоставить удобную и гибкую среду для создания баз данных и управления ими с рядом инструментов и функций, которые позволяют настраивать базу данных в соответствии с вашими конкретными потребностями.

Использование Microsoft Access

Хранилище данных

MS Access используется для организованного и эффективного хранения больших объемов данных. Он позволяет вам создавать таблицы, формы, запросы и отчеты для управления вашими данными.

Управление запасами

MS Access обычно используется для управления запасами, где его можно использовать для отслеживания предметов, их местоположения и других важных деталей. Его также можно использовать для создания заказов на покупку и отслеживания продаж.

Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM)

MS Access можно использовать для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), где его можно использовать для хранения информации о клиентах, отслеживания взаимодействия и создания отчетов.

Управление проектом

MS Access можно использовать для управления проектами, где его можно использовать для отслеживания задач, этапов и ресурсов. Его также можно использовать для создания отчетов о ходе проекта.

Кадровый менеджмент

MS Access можно использовать для управления персоналом, где его можно использовать для хранения информации о сотрудниках, отслеживания производительности и создания отчетов.

Планировка события

MS Access можно использовать для планирования мероприятий, где его можно использовать для управления списками гостей, отслеживания ответов на приглашения и создания отчетов о посещении мероприятий.

Управление малым бизнесом

MS Access — популярный выбор для управления малым бизнесом, где его можно использовать для управления финансами, отслеживания запасов и создания отчетов.

База данных Microsoft Access

Microsoft Access состоит из двух различных типов баз данных:

• Во-первых, базы данных с плоскими файлами хранят данные в обычных текстовых файлах и не могут включать несколько таблиц.
• Во-вторых, реляционные базы данных хранят данные в формах, связанных друг с другом. Например, реляционные базы данных поддерживают несколько таблиц, в которых текст упорядочен по столбцам и строкам.

Кроме того, база данных Microsoft Access использует следующие типы данных:

• Вложение: хранит файлы, такие как цифровые изображения.
• Автоматический номер: назначается Access или пользователем при создании новой записи.
• Вычисляемое: создает выражение, использующее данные из одного или нескольких полей.
• Валюта: хранит значения валют и числовые данные, содержащие от одного до четырех знаков после запятой.
• Дата/время: сохраняет информацию о дате и времени для года в диапазоне от 100 до 9999.
• Гиперссылка: хранит комбинацию цифр и текста, используемую в качестве адреса гиперссылки.
• Длинный текст: обычно используется для длинных буквенно-цифровых или текстовых данных длиной до 63 999 символов.
• Числа: числовые данные, используемые для хранения математических вычислений.
• Объекты OLE: эти данные включают аудио, видео и другие большие двоичные объекты.
• Короткий текст: сохраняет текст и числа, не используемые в вычислениях.
• Да/Нет: сохраняются только логические значения Да и Нет.

Преимущества Microsoft Access

Microsoft Access дает этой таблице множество преимуществ, в том числе:

• Он предоставляет пользователям полнофункциональную систему управления реляционными базами данных за считанные минуты.
• Легко импортировать данные из нескольких источников
• Его легко настроить в соответствии с любыми личными потребностями или потребностями компании.
• Онлайн-сервис Microsoft Access прекрасно работает со многими языками разработки, работающими в операционной системе Windows.
• Это надежная и гибкая утилита, которая может выполнять любые сложные задачи офисной или промышленной базы данных.
• MS-Access позволяет пользователям ссылаться на данные в их текущем местоположении и использовать информацию для просмотра, запроса, обновления и составления отчетов.
• Его просто установить и легко понять
• Он позволяет пользователям создавать таблицы, формы, запросы и отчеты и подключаться с помощью макросов.
• Макросы в Access — это простые программные конструкции, которые помогают пользователям добавлять функциональные возможности в свою базу данных.
• Графический интерфейс пользователя (GUI) помогает упростить его использование.
• Microsoft Access онлайн может выполнять гетерогенные соединения между многими наборами данных, хранящимися на разных платформах.

Недостатки Microsoft Access

Конечно, ни одно приложение не является идеальным. У каждого продукта есть свои недостатки, и Microsoft Access не является исключением. К его недостаткам относятся:

• Если слишком много пользователей попытаются получить доступ к одной и той же базе данных одновременно, это может отрицательно повлиять на скорость и эффективность. Существует очевидный предел тому, сколько людей могут одновременно работать с одной и той же базой данных.
• Что касается первого пункта, база данных Microsoft Access более выгодна для малого и среднего бизнеса, но не так полезна для крупных организаций.
• Для работы с конфиденциальными данными доступны лучшие системы баз данных.
• Microsoft Access не обладает той надежностью, которую можно найти в других системах СУБД, таких как MS SQL Server или Oracle.
• Поскольку вся информация из базы данных сохраняется в один файл, это может замедлять работу отчетов, запросов и форм.
• Хотя технический лимит составляет 255 одновременных пользователей, реальный лимит на самом деле колеблется от 10 до 80, в зависимости от типа приложения, которое в настоящее время работает в организации.
• Microsoft Access требует значительно большего обучения и подготовки по сравнению с другими программами Microsoft.

Версии MS Access

Microsoft Access существует уже более 25 лет, и за это время было выпущено множество версий. Вот основные версии Microsoft Access:

• Access 1.0 — выпущенный в 1992 году для Windows 3.0, Access 1.0 был первой версией Access.
• Access 2.0. Выпущенный в 1993 году, Access 2.0 добавил несколько новых функций, включая поддержку импорта данных из Excel и Lotus 1-2-3.
• Access 95. Выпущенный в 1995 году, Access 95 представил поддержку VBA (Visual Basic для приложений) и связывания и внедрения объектов OLE.
• Access 97. В Access 97, выпущенном в 1997 году, добавлена ​​поддержка репликации и возможность создания веб-приложений с использованием Active Server Pages (ASP).
• Access 2000. Выпущенный в 1999 году, Access 2000 представил поддержку нового формата файлов проекта Access (.adp) и поддержку XML.
• Access 2002/XP. Выпущенный в 2001 году, Access 2002/XP представил новый пользовательский интерфейс и улучшенную поддержку импорта и экспорта данных.
• Access 2003. В Access 2003, выпущенном в 2003 году, добавлена ​​поддержка новых типов данных и возможность создавать и изменять XML-документы.
• Access 2007. В выпуске Access 2007, выпущенном в 2007 году, появился ленточный интерфейс и добавлена ​​поддержка публикации в SharePoint.
• Access 2010 — выпущенный в 2010 году, Access 2010 добавил поддержку веб-баз данных и представил панель навигации.
• Access 2013. Выпущенный в 2013 году, Access 2013 представил новый интерфейс дизайна и добавил поддержку веб-приложений.
• Access 2016. В Access 2016, выпущенном в 2015 году, добавлена ​​поддержка типа данных «большое число» и объектов TempVar.
• Access 2019. В Access 2019, выпущенном в 2018 году, добавлена ​​поддержка новых типов данных, таких как BigInt и вложения, а также улучшен пользовательский интерфейс.

В целом, в каждую версию Access добавлены новые функции и возможности, упрощающие управление данными и манипулирование ими. В самых последних версиях добавлена ​​поддержка веб-приложений, мобильных устройств и облачных сервисов, что позволяет пользователям получать доступ к своим данным где угодно.

Подведем итоги

Не существует такого понятия, как универсальное решение; У каждого человека или организации есть свои особые потребности, поэтому то, что подходит для одного бизнеса, не подойдет для другого. Однако Microsoft Access — отличное решение для баз данных для частных лиц, малого и среднего бизнеса, а также автономных подразделений крупных компаний. Это значительный шаг вперед по сравнению с Excel. Проверьте это и посмотрите, подходит ли Access вашим конкретным потребностям. Вы также можете проверить загрузку Microsoft Access. здесь.

Хотите узнать о бизнес-аналитике?

Учебный курс Simplilearn по бизнес-аналитике, проводимый в партнерстве со Школой менеджмента Карлсона, фокусируется на понимании ключевых концепций аналитики и вашей способности применять их к реальным бизнес-задачам.

Этот учебный курс поможет вам развить образ мышления, связанный с данными, и аналитические навыки, необходимые для интерпретации и передачи данных для решения бизнес-задач. Независимо от вашей должности или опыта, этот учебный курс по бизнес-аналитике раскроет тайны в области анализа данных и предоставит вам необходимые навыки для применения на рабочем месте с помощью хорошо сбалансированного сочетания видеороликов для самостоятельного изучения, живых занятий и практических занятий. проекты. Это форма повышения квалификации, которая повысит вашу ценность для любой корпорации и идеально подходит для людей, планирующих сменить карьеру или место работы.

Посетите Simplilearn сегодня и улучшите свою деловую хватку с помощью этого ценного учебного курса!