Что такое команда проекта? Роли и обязанности в управлении проектами

«То, что мотивирует меня, — это очень распространенная форма мотивации. А именно, когда другие люди рассчитывают на меня, мотивироваться очень легко» — Джефф Безос

Одним из ключей к успешному проекту является мотивированная команда. Часто, когда проект новый, технология захватывающая, и новые отношения формируются в начале проекта, что и мотивирует команды. Однако, когда команды начинают сталкиваться с проблемами и уровень стресса растет, мотивация уменьшается между проектами и в значительной степени уменьшается к концу проекта. Одна из важных ролей менеджера проекта заключается в создании среды, в которой члены команды могут создавать высокий уровень мотивации с самого начала проекта и поддерживать его на протяжении всего проекта. Члены команды обычно смотрят на своих менеджеров проектов, чтобы оставаться мотивированными и решать некоторые из своих сложных вопросов и проблем.

Вы всегда мечтали управлять несколькими проектами и командами? Изучите все, что связано с управлением проектами, с помощью этой программы послевузовского образования по управлению проектами и масштабируйте свою карьеру уже сегодня!

Что такое проектная группа?

В большинстве случаев тщательное планирование, навыки и сотрудничество проектной группы, а также тщательное планирование приводят к успешным проектам. Без каждого важного члена команды проект не может продолжаться, но не всегда очевидно, кто эти люди или какие функции они выполняют.

5 типичных ролей в проектной команде

Руководитель проекта

Успешное завершение проекта — это прежде всего ответственность менеджера проекта. Обеспечение того, чтобы проект достиг своих целей в рамках выделенного времени и бюджета, входит в компетенцию менеджера проекта. Управляя взаимодействием с участниками и заинтересованными сторонами, менеджеры проектов обеспечивают, чтобы проекты получали достаточно ресурсов.

Обязанности менеджера проекта

Ниже приведены возможные обязанности менеджера проекта:

• Составление плана проекта
• Контроль результатов в соответствии со стратегией
• Поиск персонала для проекта Управление командой проекта
• Разработка методологии проекта
• Организация графика проекта и детализация каждого шага
• Распределение задач между членами проектной группы
• Взаимодействие с высшим руководством

Член проектной группы

Члены команды проекта — это те, кто активно участвует в одной или нескольких фазах проекта. Это могут быть внутренние сотрудники или внешние консультанты, которые работают над проектом полный или неполный рабочий день. Роли членов команды проекта могут различаться в зависимости от проекта.

Обязанности членов проектной группы

Ниже приведены типичные задачи, стоящие перед членами проектной группы:

• Помощь в достижении общих целей проекта
• Выполнение каждого результата индивидуально
• Предоставление знаний
• Совместная работа с пользователями для определения и удовлетворения бизнес-потребностей
• Запись процедуры

Спонсор проекта

Спонсор проекта выступает в качестве его лидера и внутреннего чемпиона. Они часто принадлежат к высшему руководству и вкладывают силы в успех проекта. Спонсоры проекта тесно сотрудничают с менеджером проекта. Они вносят вклад в планирование проекта на высоком уровне и подтверждают цели проекта. Наряду с утверждением утверждений, необходимых для продвижения каждой фазы проекта, они часто помогают разрешать споры и устранять препятствия, возникающие в течение жизненного цикла проекта.

Обязанности спонсора проекта

Обязанности спонсора проекта часто состоят в следующем:

• Принятие важных корпоративных решений для проекта
• Бюджет проекта находится на стадии утверждения.
• Обеспечение доступности ресурсов
• Распространение целей проекта по всей компании

Исполнительный спонсор

Идеальными кандидатами на должность исполнительного спонсора являются старшие менеджеры. В составе управленческой команды он или она является внешним чемпионом проекта и лицом, принимающим окончательные решения, с окончательным утверждением всех стадий, результатов и корректировок объема проекта.

Обязанности исполнительного спонсора

Обычно исполнительный спонсор отвечает за:

• Утверждение всех изменений в объеме проекта
• Предоставление дополнительных средств для изменения объема работ
• Утверждение результатов проекта
• Имея окончательные полномочия по проекту

Бизнес-аналитик

Бизнес-аналитик определяет требования компании и предлагает улучшения. Они обеспечивают соответствие целей проекта текущим бизнес-задачам, повышают производительность и приносят ценность фирме посредством участия в проектных группах. Кроме того, они могут помочь в максимизации ценности результатов проекта.

Обязанности бизнес-аналитика

Обязанности бизнес-аналитика в проектной группе включают:

• Помощь в определении проекта
• Получение требований от пользователей или бизнес-подразделений
• Документация по техническим и деловым требованиям
• Подтверждение того, что результаты проекта соответствуют спецификациям
• Тестирование решений для подтверждения целей

Но как вы, как менеджер проекта, можете мотивировать и поддерживать своих людей?
Вот несколько советов о том, как мотивировать и поддерживать свою команду.

5 стратегий мотивации проектных команд

Как вы, как менеджер проекта, можете мотивировать и поддерживать своих людей? Вот несколько советов о том, как мотивировать и поддерживать свою команду.

1. Лидерство и управление на собственном примере

Члены команды всегда внимательно следят за своими менеджерами проектов. Поэтому, как менеджер проекта, вы всегда должны стараться подавать пример. Вы должны быть максимально честными, прямыми и прозрачными в своих отношениях. Вы также должны усердно работать, мотивировать других и получать удовольствие от своих проектов. Этот подход весьма заразителен в проектах и ​​побуждает других членов команды делать то же самое.

Совсем недавно, работая с Дэвидом над международным волонтерским проектом, я осознал истинное влияние лидерства и управления на примере. Во время управления проектом Дэвид и его семья пострадали от урагана Сэнди. Но, несмотря на трудности, с которыми он столкнулся из-за урагана, включая отключения электроэнергии и нехватку продовольствия, Дэвид пошел дальше и добровольно работал с другими организациями, чтобы собрать средства для пострадавших семей в этом районе. Это вдохновило других членов команды проекта добровольно вносить свой вклад и выполнять проект с большой мотивацией.

2. Будьте внимательны

Члены команды чувствуют себя частью коллектива и больше доверяют своим работодателям, когда вы внимательны к ним. Каждый человек чувствует врожденную потребность быть услышанным, понятым и оцененным за свой вклад. Небольшие жесты, такие как личное слово с членами вашей команды или поздравительные электронные письма, могут иметь большое значение, показывая, что вы искренне заботитесь о них и уважаете их время и усилия.

Однажды, управляя командой разработчиков программного обеспечения, я столкнулся с членом команды, которого замечали за его прогулы и непродуктивную работу. Когда я поговорил с ним лично, я понял, что основной причиной его прогулов был высокий уровень демотивации из-за того, что его не признавали на работе. Однако мне удалось мотивировать его, снизив его рабочую нагрузку, направив его на определенные курсы переподготовки и поделившись знаниями с экспертами в предметной области. Это привило ему более глубокое чувство принадлежности к организации и членам его команды, а также повысило качество его вклада.

3. Будьте прямолинейны

Как менеджер проекта, вы должны быть прямыми и открытыми в своих коммуникациях, а также должны быть готовы решать каждую из проблем. Если вы и ваша команда не можете решить их, то вы должны эскалировать проблему на следующий уровень, чтобы ее решить.

Таким образом вы сможете завоевать доверие и уважение всех заинтересованных сторон, включая членов вашей команды.

4. Будьте позитивны

Несмотря на все трудности, от менеджеров проектов ожидается сохранение позитивного настроя и мотивация своей команды. Члены команды склонны равняться на своих менеджеров проектов во время кризиса. Негативное отношение со стороны менеджера проекта может обернуться катастрофой для проекта.

При реализации проекта на базе Microsoft SharePoint у клиента некоторые из наших основных заинтересованных сторон посчитали, что наша команда недостаточно компетентна для выполнения. Однако, несмотря на все трудности, с которыми мы столкнулись, я и моя команда оставались сосредоточенными и позитивными и, наконец, смогли выполнить проект в рамках желаемого графика и бюджета. Это не только изменило наш проект, но и помогло нашей организации восстановить доверие клиента.

5. Определите четкие ожидания

Вам следует установить и определить четкие ожидания от членов вашей команды. Это может помочь вам в решении нескольких проблем, включая недопонимание, по мере продвижения вашего проекта. Члены команды знают, чего от них ждут, и это помогает им лучше справляться с поставленной задачей.

Как эффективно управлять проектными командами?

Чтобы достичь постоянного прогресса, вы должны вдохновлять своих сотрудников. В прошлом менеджеры, которые подавали хороший пример своим сотрудникам и воспитывали будущих лидеров, преуспевали на рабочем месте. Мы подробно рассмотрим 10 лучших методов управления вашей командой и становления профессионалом в управлении проектами. Методы таковы:

• Обеспечьте баланс в команде

Вы когда-нибудь задумывались, почему компании тратят так много времени на совершенствование своих процедур найма? Почти половина работы, которую вам предстоит выполнить, — это выбор лучших кандидатов на должность. Вы должны убедиться, что выбранные вами члены команды обладают техническими способностями и личностными качествами, необходимыми для удовлетворения потребностей проекта.

• Обеспечить видимость и прозрачность

Менеджеры проектов часто не контролируют правила компании по обмену данными. Однако вы должны убедиться, что все члены команды имеют достаточный доступ к соответствующим данным и что проект прозрачен.

• Обеспечить эффективную коммуникацию внутри команды

Ни одна команда не завершает проект самостоятельно. Они зависят от различных внутренних и внешних факторов, которые могут повлиять на их успех. Вы должны часто взаимодействовать с ними как менеджер проекта, чтобы поддерживать их интерес в ходе проекта. Только отличная коммуникация в управлении проектами может этого добиться.

• Развивайте культуру сотрудничества

Большинство тактик, которые мы здесь рассматриваем, дополняют друг друга. Например, вы не можете иметь эффективную стратегию коммуникации без прозрачности, и вы не можете продвигать сотрудничество без коммуникации. Вся процедура представляет собой связанный цикл.

• Цените каждое предложение

Никто не может обладать всеми идеями. Таким образом, лучше всего практиковать обсуждение стратегии с вашей командой, чтобы повысить доверие. Обсуждение способствует креативности и инновациям. Для оптимизации ваших процедур и повышения общей эффективности вашей команды оба эти фактора имеют решающее значение.

• Установите показатели успеха и вознаградите участников, которые хорошо работают

Слабая система вознаграждений и отсутствие здоровой конкуренции могут помешать росту команды и снизить вовлеченность. Необходимо создать систему вознаграждений, чтобы признать вклад членов, которые хорошо прогрессируют.

• Делегируйте задачи по подготовке будущих лидеров

Вы должны убедиться, что члены вашей проектной группы имеют некоторый опыт в качестве лидеров, потому что они в конечном итоге сами станут лидерами. Вам придется довериться их суждениям и дать им некоторую свободу действий, чтобы изменить ситуацию, чтобы достичь этого.

• Управляйте внутренними конфликтами

Конфликт неизбежно возникает, когда сосуществуют разные личности, особенно в недавно созданных командах. Либо вы можете эффективно с этим справиться, либо еще больше разжечь пламя. Первое правило, которого вы должны придерживаться, — никогда не вставать ни на чью сторону и не терять нейтралитет. Во-вторых, организуйте свой ответ в соответствии с обстоятельствами.

Чтобы улучшить свой стиль лидерства, вам следует получать обратную связь от своей проектной группы так же, как вы это делаете от своих клиентов. Хотя это может показаться естественным талантом, лидерство необходимо развивать и адаптировать к особенностям вашей команды.

• Примите участие в регулярных мероприятиях и праздниках по сплочению коллектива

Признание значительных достижений и вех с остальной частью вашей проектной команды имеет решающее значение. Вам необходимо активно участвовать в празднествах. Члены команды вдохновляются на то, чтобы добиться большего в будущем, когда отмечаются значительные достижения. Кроме того, вы разовьете личную связь с каждым членом вашей команды, что повысит их чувство ценности и улучшит их производительность.

Заключение

Успешные проекты являются результатом поддержания высоких стандартов в практике управления проектами, которые обычно выполняются надлежащим образом обученными или сертифицированными менеджерами проектов, мотивированными командами и поддерживающими спонсорами. Менеджерам проектов необходим спектр навыков, включая несколько жестких и гибких навыков, чтобы выживать и управлять проектами в жестко конкурентном мире, который существует сегодня. Однако именно более высокие деловые навыки, такие как коммуникация, управление заинтересованными сторонами, разрешение конфликтов и способность мотивировать и поддерживать членов вашей команды, создают разницу между посредственными результатами и отмеченным наградами успехом. Менеджеры проектов могли бы рассмотреть возможность использования этих стратегий для мотивации и поддержки своих команд.