Что такое инвентаризация данных и ее значение для данных?

Данные являются основой любого бизнеса, и компании должны знать, как правильно использовать и управлять своими информационными активами. Но многие организации испытывают трудности с получением четкого представления о своих данных, что может привести к неэффективности, разрозненности данных и проблемам с соблюдением требований. Проблема в том, что данные часто разбросаны по разным командам, системам и платформам, что затрудняет получение четкого представления об информационных ресурсах организации.

В этой статье мы поговорим о важности полной инвентаризации данных и о том, с какими проблемами обычно сталкиваются организации при попытке ее провести.

Что такое инвентаризация данных?

Инвентаризация данных — это систематический каталог информационных активов организации. Он дает полную картину ресурсов данных организации, включая информацию о том, как они собираются, хранятся, получают доступ и используются.

Создавая и отслеживая инвентаризацию данных, организации могут лучше понимать свою среду данных и выявлять потенциальные риски, такие как утечка данных или несоблюдение таких правил, как Общий регламент по защите данных (GDPR).

Инвентаризация данных также включает метаданные, которые сообщают важную информацию о том, как данные связаны и используются в организации. Эту информацию можно использовать для улучшения управления данными и принятия более обоснованных решений.

Инвентаризация данных и сопоставление данных

Термины «инвентаризация данных» и «сопоставление данных» связаны между собой, но означают разные вещи, когда речь идет об управлении и организации данных.

Инвентаризация данных — это процесс выяснения того, какие виды и источники данных имеются в организации, а также где они хранятся и кому они принадлежат. В инвентаризации данных могут быть перечислены такие вещи, как формат, структура, качество и полезность данных. Цель инвентаризации данных — точно знать, какие активы данных имеются в организации, и иметь возможность хорошо ими управлять.

С другой стороны, сопоставление данных — это процесс визуального показа того, как различные элементы данных связаны и связаны друг с другом. Карта данных может представлять собой диаграмму, диаграмму или другое графическое представление, показывающее, как данные движутся внутри организации, откуда они поступают и куда направляются. Сопоставление данных помогает организациям понять, как их данные используются, где они хранятся и как они передаются.

Типы инвентаризации данных

Существует несколько типов инвентаризации данных, каждый из которых имеет свою конкретную цель и направленность. Некоторые из наиболее распространенных типов инвентаризации данных включают в себя:

Этот тип инвентаризации фокусируется на физическом расположении данных, таких как серверы, жесткие диски и другие устройства хранения. Он включает информацию о емкости, использовании и состоянии каждого устройства хранения.

Этот вид инвентаризации основан на том, как данные логически объединяются, например, на том, как они структурированы и форматированы. Он включает информацию о схеме данных, таблицах, полях и связях.

• Инвентаризация функциональных данных

Этот тип инвентаризации фокусируется на бизнес-функциях и процессах, которые поддерживаются данными. Он включает информацию о назначении, использовании и ценности данных для организации.

Этот тип инвентаризации рассматривает формат, качество и целостность данных с технической точки зрения.

• Инвентаризация управления данными

Этот тип инвентаризации фокусируется на управлении данными, таких как политики, процедуры и стандарты, которые используются для обеспечения качества, безопасности и соответствия требованиям.

Этот вид инвентаризации фокусируется на конфиденциальности и соблюдении требований, таких как возможность предоставлять, исправлять или удалять личные данные по требованию.

Как используется инвентаризация данных?

Инвентаризация данных подобна карте сокровищ для организаций, ведущей к ценным данным, хранящимся в их системах. Используя картографирование данных, компании могут ориентироваться в огромном море информации, которую они собирают и хранят, и наметить курс на повышение эффективности, улучшение отчетности, снижение рисков и соблюдение правил конфиденциальности.

Точно так же, как карта сокровищ ведет пирата к добыче, карта данных ведет организации к личным данным их клиентов. И так же, как пират должен защищать свои сокровища от воров, компании должны защищать личные данные своих клиентов от несанкционированного доступа или взлома. С помощью инвентаризации данных компании могут узнать, где в их системах находятся данные людей, и предпринять шаги, необходимые для их предоставления, исправления или удаления по требованию. Они также могут убедиться, что их сторонние поставщики делают то же самое.

Короче говоря, инвентаризация данных подобна компасу для компаний, помогая им ориентироваться в сложном мире данных и избегать любых опасностей, связанных с соблюдением нормативных требований и требований, одновременно достигая сокровищницы понимания и эффективности, заключенной в их данных.

Шаги по созданию данных

Создание адекватного реестра данных требует систематического подхода. Вот пять шагов, которые организации могут выполнить для создания комплексной инвентаризации данных:

1. Создать надзорный орган

Предприятиям необходимо создать надзорный орган для сбора информации из различных ведомств. Это означает выбор менеджера проекта, который будет отвечать за сбор данных, и, возможно, найм руководителей из каждого отдела, чтобы обеспечить бесперебойную работу.

2. Определите объем инвентаризации данных

Команда, работающая над инвентаризацией данных, должна работать вместе, чтобы установить цели, сроки, ресурсы и другие правила проекта. Объем относится к тому, какого рода и какой объем данных необходимо собрать команде для завершения инвентаризации.

3. Активы данных каталога

Руководитель каждого отдела отвечает за определение и каталогизацию данных в своем секторе. Это экономит больше времени, чем если бы всю информацию о компании собирал один менеджер. После учета информации каждого отдела команда проекта объединяет все данные в одну инвентаризацию.

4. Полная проверка качества

После очистки и организации данных команда должна выполнить проверку качества. Это включает в себя устранение дублирующей, неполной и противоречивой информации и повышение качества наборов данных. Когда менеджер доволен базами данных, ими можно поделиться с остальными сотрудниками, чтобы они могли с ними ознакомиться.

5. Расставьте приоритеты в области данных

Если целью инвентаризации было поделиться информацией с общественностью или внутри компании, менеджерам необходимо расположить свои наборы данных в порядке важности. Команда должна определить, какую информацию они опубликуют в первую очередь и кому. Приоритезация учитывает чувствительность ко времени, потребности департаментов и текущие инициативы.

Важность инвентаризации данных

Одна из лучших особенностей ведения инвентаризации данных заключается в том, что она делает организацию более эффективной и подотчетной. Организации смогут лучше управлять и использовать свои ресурсы данных, если будут знать, какие данные собираются, кто за них отвечает и где они хранятся. Это может привести к улучшению отчетности, принятию решений и оптимизации операционной деятельности.

Инвентаризация данных также важна, поскольку она помогает организациям оценить и снизить риски. Составление контрольного списка требований безопасности и соответствия требованиям — это один из способов для организации убедиться в безопасности своих информационных ресурсов. Это важно для соблюдения правил конфиденциальности, которые требуют от компаний знать, где хранятся их критически важные данные.

Кроме того, организациям необходима инвентаризация данных, чтобы знать, какие данные они собирают. Но эту проблему можно уменьшить, разработав план сбора информации, проводя систематические интервью с людьми, отвечающими за данные, и используя системы, которые могут провести обсуждение за вас. Это дает ученым, аналитикам и другим потенциальным пользователям данных отправную точку, когда они хотят получить доступ к данным и использовать их. Он предоставляет специалистам по данным, аналитикам и другим возможным пользователям данных отправную точку, когда они хотят получить доступ к данным и использовать их. Это может способствовать широкому и оптимизированному использованию данных и операциям.

Кроме того, без точной инвентаризации компании не смогут обнаружить и устранить любые риски в своих операциях и системах. Это может привести к утечке данных, несоблюдению правил и другим проблемам, которые могут нанести вред организации.

Проблемы инвентаризации данных

Время, необходимое для инвентаризации данных, является одной из наиболее серьезных проблем, с которыми приходится сталкиваться организациям. Из-за большого количества времени, необходимого для завершения процесса, многие компании не могут завершить свою деятельность.

Другая распространенная проблема, с которой сталкиваются организации при инвентаризации своих данных, заключается в том, что инвентаризацию необходимо завершить. Это происходит, когда организациям необходимо добавить важные данные, что делает инвентаризацию менее ценной. Чтобы избежать этого, организации должны убедиться, что их инвентаризация данных является полной и включает все источники данных, такие как мобильные устройства и облачные приложения. Им также следует выяснить, как и кем используются эти источники данных и содержат ли они какие-либо соответствующие данные.

Когда организация проводит инвентаризацию данных, третьей задачей является поддержание инвентаризации данных в актуальном состоянии. Как и любой другой продукт, карту данных следует оценивать, поддерживать в актуальном состоянии и проверять на качество. Если вы этого не сделаете, карта данных обычно устареет, прежде чем сможет помочь организации каким-либо естественным образом. Организации могут смягчить эту проблему, создав инвентарь, который прост в использовании и содержит полезную информацию. Важно иметь возможность легко реагировать на запросы данных, включать новые источники данных и отслеживать существующие.

Программа профессиональных сертификатов Simplilearn в области науки о данных, организованная в партнерстве с Университетом Пердью и в сотрудничестве с IBM, занимает первое место в рейтинге последипломных программ по науке о данных по версии ET. Если вы хотите освоить науку о данных, эта программа именно для вас!

Глубокое погружение в мир науки о данных с Simplilearn

В заключение, инвентаризация данных является важным процессом для организаций, стремящихся лучше понять свои активы данных и снизить риски, связанные с правилами конфиденциальности данных. Следуя передовому опыту и используя эффективные способы сбора и организации данных, организации могут сделать процессы инвентаризации данных более эффективными и точными. Но это не разовая работа. Он требует постоянного обновления и оценки качества.

Хотите освоить управление данными? Зарегистрируйтесь в программе последипломного образования Simplilearn в области науки о данных и поднимите свои навыки на новый уровень. Эта программа научит вас навыкам и знаниям, необходимым для эффективного управления и использования данных в эпоху цифровых технологий.

Часто задаваемые вопросы

1. Что такое инвентаризация данных GDPR?

Общий регламент по защите данных (GDPR) — это особый вид инвентаризации данных, направленный на распознавание и управление персональными данными в соответствии с GDPR. Общий регламент по защите данных (GDPR) — это набор правил, установленных Европейским Союзом (ЕС) для защиты личной информации и конфиденциальности людей в ЕС.

2. Как вы готовитесь к инвентаризации данных?

Подготовка к инвентаризации данных означает выяснение контекста инвентаризации, выяснение ее целей и задач, выяснение того, кто будет в команде и кто будет принимать решения, составление плана и графика инвентаризации, а также выяснение какие инструменты и ресурсы потребуются для сбора, хранения и понимания информации.

3. Что такое инвентаризация персональных данных?

В реестре персональных данных организации подробно описаны типы данных, которые она собирает, обрабатывает и сохраняет, где она это делает и кто ею владеет. Информация, которая может использоваться для идентификации человека, называется «персональными данными» и включает в себя такие вещи, как имена, адреса, адреса электронной почты и номера телефонов.

4. Почему инвентаризация данных важна в проекте по науке о данных?

В проектах по науке о данных инвентаризация данных важна, потому что она упрощает поиск данных и понимание того, какие активы доступны, а и то, и другое необходимо для определения того, какие данные будут наиболее полезными. Инвентаризация данных помогает ученым, работающим с данными, быстро найти источники данных, необходимые для проекта, и узнать о структуре, надежности и возможности анализа данных.