Что такое инвентаризация данных и ее важность для данных?

Данные являются основой любого бизнеса, и компании должны знать, как правильно использовать и управлять своими информационными активами. Но многие организации испытывают трудности с получением четкой картины своих данных, что может привести к неэффективности, разрозненности данных и проблемам с соответствием. Проблема в том, что данные часто разбросаны по разным командам, системам и платформам, что затрудняет получение четкой картины информационных активов организации.

В этой статье мы расскажем о важности наличия полной инвентаризации данных и о том, с какими проблемами обычно сталкиваются организации при попытке ее проведения.

Что такое инвентаризация данных?

Инвентаризация данных — это систематический каталог активов данных организации. Он дает полную картину ресурсов данных организации, включая информацию о том, как они собираются, хранятся, к ним получают доступ и используют.

Создавая и отслеживая инвентаризацию данных, организации могут лучше понять ландшафт своих данных и выявить потенциальные риски, такие как утечки данных или несоблюдение нормативных актов, таких как Общий регламент по защите данных (GDPR).

Инвентаризация данных также включает метаданные, которые сообщают вам важные вещи о том, как данные связаны и используются в организации. Эта информация может быть использована для улучшения управления данными и принятия более обоснованных решений.

Инвентаризация данных против картирования данных

Термины «инвентаризация данных» и «картографирование данных» связаны, но они означают разные вещи, когда речь идет об управлении и организации данных.

Инвентаризация данных — это процесс выяснения того, какие типы и источники данных есть у организации, а также где хранятся данные и кто ими владеет. Инвентаризация данных может перечислять такие вещи, как формат, структура, качество и полезность данных. Целью инвентаризации данных является точное знание того, какие активы данных есть у организации, и умение ими хорошо управлять.

С другой стороны, картирование данных — это процесс визуального отображения того, как различные элементы данных связаны и соотносятся друг с другом. Карта данных может быть диаграммой, графиком или другим графическим представлением, которое показывает, как данные перемещаются внутри организации, откуда они берутся и куда направляются. Картирование данных помогает организациям понять, как используются их данные, где они хранятся и как ими делятся.

Типы инвентаризации данных

Существует несколько типов инвентаризации данных, каждый из которых имеет свою собственную конкретную цель и фокус. Некоторые из наиболее распространенных типов инвентаризации данных включают:

Этот тип инвентаризации фокусируется на физическом местоположении данных, таких как серверы, жесткие диски и другие устройства хранения. Он включает информацию о емкости, использовании и состоянии каждого устройства хранения.

Этот тип инвентаризации основан на том, как логически объединены данные, как они структурированы и отформатированы. Он включает информацию о схеме данных, таблицах, полях и связях.

• Инвентаризация функциональных данных

Этот тип инвентаризации фокусируется на бизнес-функциях и процессах, которые поддерживают данные. Он включает информацию о цели, использовании и ценности данных для организации.

Этот тип инвентаризации рассматривает формат, качество и целостность данных с технической точки зрения.

• Инвентаризация управления данными

Этот тип инвентаризации фокусируется на управлении данными, например, на политиках, процедурах и стандартах, которые обеспечивают качество данных, безопасность и соответствие требованиям.

Этот вид инвентаризации фокусируется на конфиденциальности данных и соблюдении нормативных требований, таких как возможность предоставлять, исправлять или удалять персональные данные по требованию.

Как используется инвентаризация данных?

Инвентаризация данных — это как карта сокровищ для организаций, ведущая их к ценным данным, которые находятся в их системах. Используя картографирование данных, компании могут ориентироваться в огромном море информации, которую они собирают и хранят, и намечать курс на повышение эффективности, улучшение отчетности, снижение риска и соблюдение правил конфиденциальности.

Так же, как карта сокровищ указывает пирату путь к добыче, карта данных указывает организациям путь к персональным данным их клиентов. И так же, как пират должен защищать свои сокровища от воров, компании должны защищать персональные данные своих клиентов от несанкционированного доступа или нарушений. С помощью инвентаризации данных компании могут узнать, где в их системах находятся данные людей, и предпринять необходимые шаги для их предоставления, исправления или удаления по требованию. Они также могут убедиться, что их сторонние поставщики делают то же самое.

Итак, если говорить коротко, инвентаризация данных — это своего рода компас для компаний, помогающий им ориентироваться в сложном мире данных и избегать любых опасностей, связанных с соблюдением нормативных требований, а также получать доступ к сокровищнице знаний и эффективности, которая таится в их данных.

Шаги по созданию данных

Создание адекватного инвентаря данных требует системного подхода. Вот пять шагов, которые организации могут выполнить для создания всеобъемлющего инвентаря данных:

1. Создать надзорный орган

Компаниям необходимо создать надзорный орган для сбора информации из различных отделов. Это означает выбор менеджера проекта, который будет отвечать за сбор данных, и, возможно, найм руководителей из каждого отдела, чтобы убедиться, что все идет гладко.

2. Определите область инвентаризации данных

Команда, работающая над инвентаризацией данных, должна работать сообща, чтобы установить цели проекта, сроки, ресурсы и другие правила. Область действия относится к тому, какие данные и в каком объеме команда должна собрать для завершения своей инвентаризации.

3. Каталогизация данных активов

Руководитель каждого отдела отвечает за определение и каталогизацию данных в своем секторе. Это экономит больше времени, чем если бы один менеджер собирал всю информацию о компании. После учета информации каждого отдела проектная группа собирает все данные в один реестр.

4. Полная проверка качества

После очистки и организации данных команда должна выполнить проверки качества. Это включает в себя устранение дублирующей, неполной и непоследовательной информации и повышение качества наборов данных. Когда менеджер удовлетворен базами данных, их можно предоставить остальным сотрудникам, чтобы они могли с ними ознакомиться.

5. Приоритезация инициатив в области данных

Если целью инвентаризации было предоставление информации общественности или внутри компании, менеджерам необходимо расположить свои наборы данных в порядке важности. Команда должна определить, какую информацию они опубликуют в первую очередь и кому. Приоритезация учитывает временную чувствительность, потребности отделов и текущие инициативы.

Важность инвентаризации данных

Одной из лучших особенностей ведения инвентаризации данных является то, что она делает организацию более эффективной и подотчетной. Организации могут лучше управлять и использовать свои ресурсы данных, если они знают, какие данные собираются, кто за них отвечает и где они хранятся. Это может привести к улучшению отчетности, принятию решений и оптимизации операционной производительности.

Инвентаризация данных также важна, поскольку она помогает организациям оценивать и снижать риски. Составление контрольного списка требований безопасности и соответствия — один из способов для организации убедиться, что ее активы данных находятся в безопасности. Это важно для соответствия правилам конфиденциальности, которые требуют от компаний знать, где хранятся их критически важные данные.

Кроме того, организациям необходим инвентарь данных, чтобы знать, какие данные они собирают. Но эту проблему можно уменьшить, разработав план сбора информации, проводя систематические интервью с людьми, отвечающими за данные, и используя системы, которые могут проводить обсуждения за вас. Это дает ученым, аналитикам и другим потенциальным пользователям данных место, с которого можно начать, когда они хотят получить доступ к данным и использовать их. Это дает ученым, аналитикам и другим потенциальным пользователям данных место, с которого можно начать, когда они хотят получить доступ к данным и использовать их. Это может способствовать широкому и упорядоченному использованию данных и операциям.

Кроме того, без точной инвентаризации компании не смогут обнаружить и устранить какие-либо риски в своих операциях и системах. Это может привести к утечкам данных, несоблюдению нормативных требований и другим проблемам, которые могут нанести вред организации.

Проблемы инвентаризации данных

Время, необходимое для проведения инвентаризации данных, является одной из самых важных проблем, с которыми приходится сталкиваться организациям. Из-за большого количества времени, необходимого для завершения процесса, многие компании не завершают свои операции.

Другая распространенная проблема, с которой сталкиваются организации при инвентаризации своих данных, заключается в том, что инвентаризацию необходимо завершить. Это происходит, когда организациям необходимо добавить важные данные, что делает инвентаризацию менее ценной. Чтобы избежать этого, организациям следует убедиться, что их инвентаризация данных является полной и включает все источники данных, такие как мобильные устройства и облачные приложения. Они также должны выяснить, как и кем используются эти источники данных и содержат ли они какие-либо релевантные данные.

Когда организация проводит инвентаризацию данных, третьей проблемой является поддержание инвентаризации данных в актуальном состоянии. Как и любой другой продукт, карту данных следует оценивать, обновлять и проверять на качество. Если этого не делать, карта данных, как правило, устареет до того, как она сможет помочь организации каким-либо естественным образом. Организации могут смягчить эту проблему, создав инвентаризацию, которая будет и простой в использовании, и полной полезной информации. Важно иметь возможность легко реагировать на запросы данных, включать новые источники данных и отслеживать существующие.

Программа профессиональной сертификации Simplilearn в области науки о данных в партнерстве с Университетом Пердью и в сотрудничестве с IBM занимает первое место среди программ для аспирантов в области науки о данных по версии ET. Если вы хотите стать мастером в науке о данных, эта программа как раз для вас!

Глубокое погружение в мир науки о данных с Simplilearn

В заключение, инвентаризация данных является важным процессом для организаций, которые хотят лучше понять свои активы данных и снизить риски, связанные с правилами конфиденциальности данных. Следуя передовым практикам и используя эффективные способы сбора и организации данных, организации могут сделать свои процессы инвентаризации данных более эффективными и точными. Но это не разовая работа. Она требует постоянного обновления и оценки качества.

Хотите освоить управление данными? Запишитесь на программу последипломного образования Simplilearn по науке о данных и выведите свои навыки на новый уровень. Эта программа научит вас навыкам и знаниям, необходимым для эффективного управления и использования данных в цифровую эпоху.

Часто задаваемые вопросы

1. Что такое инвентаризация данных GDPR?

Общий регламент по защите данных (GDPR) — это особый вид инвентаризации данных, который фокусируется на распознавании и управлении персональными данными в соответствии с GDPR. Общий регламент по защите данных (GDPR) — это набор правил, установленных Европейским союзом (ЕС) для защиты персональной информации и конфиденциальности людей в ЕС.

2. Как вы готовитесь к инвентаризации данных?

Подготовка к инвентаризации данных означает выяснение контекста инвентаризации, определение ее целей и задач, определение того, кто войдет в команду и кто будет принимать решения, составление плана и графика инвентаризации, а также определение того, какие инструменты и ресурсы потребуются для сбора, хранения и понимания информации.

3. Что такое инвентаризация персональных данных?

Инвентарь персональных данных организации описывает типы данных, которые она собирает, обрабатывает и сохраняет, где она это делает и кто ими владеет. Информация, которая может быть использована для идентификации личности, называется «персональными данными» и включает в себя такие вещи, как имена, адреса, адреса электронной почты и номера телефонов.

4. Почему инвентаризация данных важна в проекте по науке о данных?

В проектах по науке о данных инвентаризация данных важна, поскольку она облегчает поиск данных и понимание того, какие активы доступны, что необходимо для определения того, какие данные будут наиболее полезны. Инвентаризации данных помогают ученым по данным быстро находить источники данных, необходимые для проекта, и узнавать о структуре данных, надежности и возможности их анализа.