Что такое информационная система управления проектами?

Как менеджеру проекта, вам необходимо эффективно управлять всеми документами, информацией и данными, которые поступают с проектом. Поскольку все знания слишком обширны для менеджера проекта, чтобы справиться с ними в одиночку, становится полезным использовать PMIS или систему Project Management Institute — программное обеспечение, которое может помочь управлять, контролировать и планировать поток информации и данных.

Введение в информационную систему управления проектами

Информационная система управления проектами собирает, организует и использует данные проекта через одно или несколько программных приложений. Эти программы помогают менеджерам проектов в планировании, выполнении и закрытии проектов и организации потока информации.

Существуют различные типы программного обеспечения PMIS, большинство из которых обладают схожими функциями, такими как сбор информации, авторизация работ, инструменты для планирования и доставки и т. д. Некоторые дополнительные функции — сбор и отчетность по автоматизированным ключевым показателям эффективности (KPI).

Для чего используется ИСУП?

Информационная система управления проектами предназначена для поддержки всех элементов управления проектами, включая информацию, которую необходимо отслеживать или собирать. ИСУП может использоваться для управления содержанием проекта, управления интеграцией, управления сроками проекта, управления стоимостью проекта, управления качеством проекта, управления рисками проекта, управления коммуникациями и многого другого.

Основные характеристики ИСУП

Когда необходимо организовать и отслеживать цунами информации для плавного хода проекта, Информационная система управления проектами становится необходимым инструментом для эффективного управления проектами. Информация также оказывается полезной для сокращения расходов, повышения эффективности и снижения риска для всех будущих проектов.

Программное обеспечение содержит множество инструментов, помогающих хранить данные, делая их легкодоступными для поиска, анализа, извлечения и тщательно организованными.

Расписание и планирование

Это одна из основных функций управления проектами. PMIS вычисляет критический путь, резервное время, а также ранние и поздние графики.

Управление ресурсами

Ресурсы в проекте включают все, от материальных до человеческих. Информационная система управления проектами упрощает управление ресурсами, включая ввод ресурсов, распределение, выравнивание ресурсов и многое другое. Кроме того, она помогает отслеживать расходы задачи, потраченные на закупку и распределение.

Бюджет

PMIS отслеживает все затраты, связанные с отдельными задачами, поскольку бюджет всего проекта зависит от оценок каждой задачи. Таким образом, для более точной оценки бюджета – учитывается бюджет заказчика, выделенные ресурсы и имеющееся время, а затем формируется бюджет.

Контроль и производительность

PMIS обеспечивает управление эффективностью путем анализа и контроля затрат и производительности, обновления существующих планов по мере поступления новой информации или изменения существующих данных, а также предоставления сценариев «что если» для руководителя проекта.

Отчетность и коммуникация

Информационная система управления проектами генерирует отчеты для каждой задачи, создает диаграммы и графики всей собранной информации и анализирует данные, которыми можно поделиться с командой и заинтересованными сторонами. Она обеспечивает эффективную коммуникацию между членами команды.

Интеграция и простота использования

PMIS может даже получать доступ к данным из нескольких проектов для многопроектного анализа и интегрировать их с другими системами, такими как инвентаризация, расчет заработной платы и т. д. Чем проще эксплуатировать PMIS, тем меньше затрат и времени требуется на обучение.

Как работает ИСУП в управлении проектами?

В зависимости от фазы проекта PMIS может работать по-разному. Она соответствует требованиям менеджера проекта и помогает в выполнении потребностей фазы, специфичной для проекта. В зависимости от стадии проекта PMIS выполняет различные функции. Базовая PMIS должна позволять вам отслеживать время, объем и стоимость вашего проекта. Хорошая PMIS должна иметь широкий спектр функций программного обеспечения для управления проектами, которые вы можете использовать на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Фаза инициации проекта

На начальном этапе ИСУП может оказать помощь в следующих областях:

• Оценка предварительного бюджета проекта, включающего оценку затрат и ресурсов
• Определение масштаба проекта и подготовка заявок
• Планирование мероприятий проекта и распределение их между соответствующими членами команды
• Организация данных проекта и подготовка необходимых отчетов для представления ключевым заинтересованным сторонам проекта

Фаза планирования проекта

На этапе планирования ИСУП помогает в следующем:

• Расширенное планирование проекта, включая анализ критических путей и связанных с ними задач
• Помощь в управлении затратами и бюджетом, включая реализацию бюджетного анализа, контроля затрат и других показателей KPI
• Проведение планирования ресурсов для всего проекта, выявление существующих ресурсов и разработка резервного плана для тех, которые могут потребоваться позже.
• Создание базовых показателей для времени, стоимости и объема проекта

Стадия реализации проекта

PMIS имеет важное значение для бесперебойной реализации проектов. Более того, с ее помощью упрощается общение со всеми заинтересованными сторонами и членами команды, а также отслеживание разговоров и ответов.

• Все обсуждения, документы и файлы команды хранятся в едином центре, к которому все заинтересованные стороны могут получить безопасный и легкий доступ.
• Это позволяет легко сравнивать текущие данные проекта с базовыми оценками проекта.
• Менеджеры проектов могут оценивать прогнозы затрат, бюджета и графика на полпути к реализации проекта и вносить изменения на основе текущих требований проекта.
• Он помогает эффективно завершить несколько модулей проекта, включая отчетность по проекту, управление затратами, управление материалами и оценку эффективности проекта.

Этап обзора и закрытия проекта

ИСУП помогает оценить, были ли достигнуты цели и задачи проекта на этапе обзора и закрытия проекта.

• Позволяет провести тщательную оценку, чтобы подтвердить, что цели проекта были достигнуты или превышены.
• Вся информация о проекте организована и хранится в централизованном хранилище для будущего доступа и оценки.
• Вся информация о проекте архивируется для будущих проектов.
• Помогает в разработке показателей анализа производительности и итоговых отчетов по проекту для принятия решений заинтересованными сторонами.

Преимущества информационной системы управления проектами

Существуют ручные PMIS, а также онлайновые или облачные PMIS. Преимущества использования последних превосходят все преимущества ручных PMIS. Онлайновая PMIS обеспечит вам скорость, эффективность, емкость, точность и экономичность обработки сложных проектов, причем скорость является наиболее выгодной характеристикой.

Позволяет проекту идти по плану

Отслеживание графиков, затрат и бюджетов может помочь вам избежать дорогостоящих недоработок проекта. Проект остается на верном пути благодаря мгновенным уведомлениям и мониторингу проекта. С помощью SMS или электронных писем PMIS немедленно проинформирует вас о несоответствиях и о том, может ли ход проекта отклониться от графика. Команда может немедленно внести необходимые коррективы, перераспределить ресурсы и внедрить новые процессы с помощью быстрых обновлений из PMIS.

После того, как корректирующие шаги будут выполнены, команды смогут отслеживать свою производительность. Система быстрого отслеживания PMIS обеспечивает компаниям конкурентное преимущество, помогая им управлять проектами в рамках бюджета и по графику.

Способствует лучшему сотрудничеству и командной работе

В ситуациях, когда члены команды могут использовать разные версии документов, проект может легко задержаться или отклониться от курса. PMIS позволяет избежать этой проблемы, распространяя последнюю версию документа среди команды. Менеджеры проектов могут обмениваться документами, контролировать их и обновлять, а команда будет уведомлена о последней версии.

Дает конкурентное преимущество

Информационная система управления проектами строится вокруг данных. Предприятия, работающие на основе данных, в 23 раза чаще привлекают новых клиентов, что приводит к 19-кратному увеличению вероятности получения прибыли выше средней по сравнению с компаниями, которые не принимают решений на основе данных. ИСУП вносит решающий вклад в успех управления проектами, расширяя возможности организаций по сравнению с их конкурентами.

PMIS предоставляет команде доступ ко всем данным, которые могут понадобиться для начала работы. В результате ключевые лица, принимающие решения, могут получить доступ ко всему, что им может понадобиться, от подробных процессов проекта до результатов тестирования продукта и отработанных часов команды.

Наличие всеобъемлющего видения проекта и его подробных данных помогает менеджерам проектов принимать более обоснованные решения для команды. Помимо предоставления проекту значительного конкурентного преимущества, это также может повысить организационную производительность и помочь в достижении целей проекта.

Управляйте различными проектами одновременно

PMIS помогает управлять несколькими проектами одновременно. Менеджеры проектов имеют четкое представление о ходе выполнения каждого проекта, графике и управлении ресурсами. Независимо от того, был ли проект завершен, находится в процессе выполнения или находится на стадии планирования, заинтересованные стороны могут отслеживать все.

Как выбрать информационную систему управления проектами?

Различные информационные системы имеют схожие функции, но некоторые функции могут отличаться. Таким образом, при выборе хорошей PMIS для вашего проекта, вот важные факторы, которые следует учитывать:

Пригодность

Термин «пригодность» здесь относится к различным факторам, таким как размер проекта, размер команды, стоимость пакета PMIS и т. д. Перед выбором PMIS для организации проверяются другие факторы, включая совместимость.

Простота использования

PMIS не должна быть сложной для работы членов команды. Удобство использования обычно различается в разных системах PMIS. Таким образом, простота использования является важным фактором для рассмотрения.

Функции

Все системы PMIS обладают базовыми функциями, необходимыми для управления проектами, но организация должна выбрать систему PMIS с дополнительными функциями, необходимыми для нужд проекта.

Мобильное приложение

Мобильное приложение позволяет членам команды легко управлять ходом работ, когда компьютер недоступен.

Коммуникация

ИСУП должна обеспечивать достаточные возможности для обмена данными и коммуникации, поскольку постоянное общение между участниками проекта имеет важное значение.

Интеграция сторонних приложений

Система PMIS должна позволять интеграцию сторонних приложений для повышения эффективности программного обеспечения. Она также облегчает совместную работу и управление задачами.

Проблемы внедрения информационной системы управления проектами

Команды могут сопротивляться изменениям, которые придут с использованием программного обеспечения PMIS. Некоторые из проблем, с которыми может столкнуться менеджер проекта:

Отсутствие координации

При внедрении PMIS правильная коммуникация и координация в команде имеют решающее значение для ее успеха. Однако, поскольку команды распределены по всему миру и многие работают над несколькими проектами одновременно, важная информация иногда может ускользать, а приоритеты могут колебаться от команды к команде.

Потраченные впустую ресурсы

Плохая координация часто приводит к потере ресурсов, поскольку графики работы команд несовместимы, и это влияет на дату внедрения. Менеджеры проектов должны проводить регулярные проверки со своими коллегами из другой команды. Кроме того, они должны разработать эффективные резервные планы на случай проблем, которые могут возникнуть в ходе внедрения.

Отсутствие интереса со стороны команд

Внедрение ИСУП может оказаться сложной задачей, поскольку плохая коммуникация и делегирование полномочий, а также отсутствие обучения и других ресурсов могут привести к низкой мотивации в команде.

Нет обязательных навыков

Внедрение PMIS требует привлечения нескольких квалифицированных лиц для обеспечения ее надлежащего внедрения. Однако, если команда не знакома с управлением изменениями или если проект требует больше технической информации и ресурсов, это может быть проблематичным для PMIS. Поэтому, прежде чем начинать процесс введения PMIS, убедитесь, что задействован правильный персонал с правильными навыками.

Каковы особенности информационных систем управления проектами?

Для успешного управления проектами программное обеспечение PMIS необходимо. Оно собирает, организует, управляет и отслеживает информацию, помогая в следующем:

• Масштаб проекта
• Управление стоимостью проекта
• Коммуникации в команде
• Управление рисками проекта
• Интеграции и приложения
• Управление качеством проекта
• Управление поставщиками и вендорами проектов
• Взаимодействие с заинтересованными сторонами

Использование ИСУП снижает риски, снижает затраты и повышает эффективность.

Примеры ИСУП

Вот некоторые примеры ИСУП:

• Система хранения документов, которая собирает и организует данные с помощью Microsoft Excel.
• Полная информационная система управления проектами с множеством инструментов управления проектами и настраиваемыми процессами и рабочими процессами.

Выберите правильную программу

Повысьте уровень своих навыков управления проектами с помощью комплексных курсов Simplilearn. Получите практические знания, отраслевые знания и всемирно признанные сертификаты. Возьмите под контроль свою карьеру и достигните успеха в проекте с Simplilearn!

Заключение

Типичная PMIS охватывает несколько важных функций, метод сбора и организации данных и программное обеспечение, которое делает завершение проектов гладким и эффективным, облегчая коммуникацию, сотрудничество и эффективное управление. Поэтому организация должна внедрить информационную систему управления проектами для успешного выполнения целей проекта и повышения производительности.

Начните свою карьеру в управлении проектами, изучая новые навыки, инструменты и методы управления проектами. Зарегистрируйтесь на наш курс обучения по сертификации PMP® и дайте своей карьере правильный толчок. Вы также можете ознакомиться с нашей более углубленной программой послевузовского образования по управлению проектами, которая поможет вам начать свой путь в управлении проектами.