Что такое диаграмма RACI и как она может помочь вашему проекту?

Работа со сложными проектами часто приводит к потере отслеживания ролей и обязанностей. Иногда менеджеры в конечном итоге назначают задачи, не привлекая никого к ответственности. Это заканчивается потерей ответственности за задачи и путаницей. Для борьбы с такими проблемами эффективна концепция диаграммы RACI. Читайте дальше, чтобы узнать больше о диаграмме RACI и о том, как она экономит время в управлении проектами!

Что такое диаграмма RACI?

Диаграмму RACI можно рассматривать как визуальный инструмент, который помогает понять назначенные работы и ожидания, которые следует соблюдать от разных членов. Это позволяет избежать путаницы и повышает производительность, распознавая ответственных людей.

Что означает RACI?

RACI — это аббревиатура Responsible, Accountable, Consulted and Informed, которая дополнительно указывает на статус этих свойств относительно решений, задач или вех. Ее можно назвать матрицей распределения ответственности, которая использует диаграмму для управления проектом задачи, а также ролями и обязанностями участников. Она проясняет уровень работы и статус каждого участника, обеспечивая прозрачность.

Руководство по определению диаграммы RACI

Ниже приведено подробное описание компонентов диаграммы RACI:

Ответственный

Это гарантирует ответственность кого-то, кто контролирует выполнение задачи и делает ее реальностью. Как правило, ответственным лицом может быть один человек, но в зависимости от необходимости может быть задействовано больше людей.

Подотчетный

Ответственное лицо может выступать в качестве подотчетного. Его роль заключается в разделении задач и пометке их как завершенных или незавершенных после выполнения. Для каждой задачи может быть одно подотчетное лицо.

Проконсультировался

Консультация приглашает к обратной связи и критике, которые могут быть использованы для улучшения. Эксперты или непосредственно затронутые лица могут рассмотреть задачу. Количество участников, с которыми консультируются, не имеет ограничений.

Информированный

Включает человека, который не должен быть вовлечен в детали. Им достаточно обзора работы. Количество информированных лиц также не имеет предела.

Понимание ответственности и подотчетности в модели RACI

Ранее мы упоминали, что ответственные и подотчетные люди могут быть одними и теми же. Однако их функции различаются. Ответственное лицо или лица сосредотачиваются на задаче и обеспечивают ее выполнение. Каждый сотрудник, выполняющий задачу, может считаться ответственным.

Ответственные люди сосредоточены на результатах и ​​проверяют их обоснованность. Они подчеркивают статус и качество. В случае проблем с поставкой, ответственные люди будут нести ответственность.

Альтернативы RACI

Диаграмму RACI можно заменить указанными ниже моделями без ущерба для результатов.

Матрица RASCI

Помимо Responsible, Accountable, Consulted и Informed, матрица RASCI включает S для Supportive. Ожидается, что поддерживающее лицо будет помогать ответственному лицу, не отчитываясь за результат задачи.

Диаграмма DACI

Другая альтернатива диаграмме RACI, DACI, является аббревиатурой от Driver, Approver, Contributor и Informed. Диаграмма DACI в основном имеет дело с решающими частями проекта или команды и помогает им. Они направляют команду к принятию правильного решения на основе факторов.

Матрица ответственности RAPID

RAPIC — это аббревиатура от Recommend, Agree, Perform, Input и Decide. Она также связана с принятием решений. Рекомендующий может предложить свое мнение, в то время как решающий имеет исключительную власть в принятии решений.

Как модель RACI используется в управлении проектами?

Модель RACI позволяет вам разделять и назначать роли и обязанности разным членам. Просмотр этого через схему RACI помогает не переназначать задачу и не перегружать сотрудников. Это также обеспечивает простоту поиска ответственного и подотчетного лица.

Когда следует использовать матрицу RACI?

Диаграмму или матрицу RACI можно использовать в следующих ситуациях:

• Задачи, выполняемые взаимозависимо или требующие нескольких ресурсов
• Неясность относительно ответственности за выполнение задач или принятия решений
• Требуются новые сотрудники из-за высокой текучести кадров
• Неравномерное распределение задач проекта
• Требование процесса одобрения или принятия решения

Лучшие практики использования диаграммы RACI в управлении проектами

Таблица RACI служит наилучшим образом при соблюдении следующих условий:

• Подтверждение полного понимания должностных ролей и обязанностей каждым лицом, присутствующим в таблице RACI
• Назначение ответственных членов команды на задачи
• Освоение каждого аспекта RACI
• Выделите решения, задачи и вехи в диаграмме RACI
• Составляйте списки дел, встречи, сроки и другие детали с учетом особенностей проекта.

Правила матрицы RACI

Для повышения эффективности диаграммы или матрицы RACI необходимо соблюдать несколько правил:

• Назначьте одного ответственного за задачу
• Назначьте одного ответственного человека для каждой задачи
• Не перегружайте обязанностями одного человека.
• Включайте участие каждого члена в каждую задачу
• Обеспечить регулярные обновления для консультируемых и информированных лиц.

Шаги по созданию матрицы Excel RACI с помощью шаблона

Диаграмму RACI в Excel можно легко создать, выполнив следующие пять шагов:

Шаг 1: Перечислите результаты/задачи проекта в столбце A.

Перечислите все работы, необходимые для проекта. Обозначьте группу задач, решений, вех или соответствующих тегов. Назовите ее столбцом A.

Шаг 2: Добавьте членов команды или роли проекта в строку 1.

Столбец A — это список, поэтому начните со столбца B. Пометьте первую строку каждого столбца ролью проекта или членом команды. Укажите каждого участвующего члена для различных задач, таких как заинтересованные стороны, рецензенты, эксперты по предметной области или исполнитель.

Шаг 3: Вставьте новый рабочий лист для ролей и определений RACI.

Добавьте новый рабочий лист и аббревиатуру в каждой строке. Добавьте определения в следующий столбец, который будет служить напоминанием, когда это потребуется, и поможет распределить роли.

Шаг 4: Добавьте раскрывающийся список ролей.

Добавьте опцию «Проверка данных» в первую открытую ячейку основного листа. Это добавит раскрывающееся меню для ролей RACI. Добавьте ссылку со второго листа, содержащую буквы RACI и дополнительные настройки.

Шаг 5: Назначьте значение RACI каждому участнику каждой задачи

Приведенные выше настройки помогут легко назначать задачи в соответствии с диаграммой RACI.

Плюсы и минусы RACI

Придерживание диаграммы RACI имеет свои плюсы и минусы, которые обсуждаются ниже:

Плюсы

• Предотвращает перегрузку людей работой
• Помогает в открытом общении с сотрудниками и заинтересованными сторонами
• Предоставляет необходимую и краткую информацию на основе требований
• Помогает понять будущее влияние на работу

Минусы

• Требуется время для создания диаграммы RACI, которую часто можно использовать для других продуктивных работ.
• Он будет бесполезен, если участники не будут его придерживаться или не будут использовать его в качестве справочного материала.
• Отсутствие гибкости в ролях
• Требуется обучение таблице RACI и определениям для каждого отдельного человека, иначе это будет непонятно.

Хотите построить карьеру в самой быстрорастущей отрасли? Присоединяйтесь к нашей программе последипломного образования по управлению проектами. Зарегистрируйтесь сейчас!

Заработайте 146 PDU | В 8 раз больше живого взаимодействия | Несколько проектов Capstone

Станьте руководителем проекта с нашей программой управления проектами PGP. Курс соответствует PMI-PMP® и IASSC-Lean Six Sigma. Вы сможете посещать живые интерактивные занятия экспертов UMass. Зарегистрируйтесь сегодня!