Что такое бюджетирование проекта? Инструменты, методы и преимущества

Успешный проект — мечта каждой команды по управлению проектами и инвестора. Проект может быть успешным при наличии двух факторов: завершение в установленные сроки и в рамках лимита финансирования, а также удовлетворение ожиданий заинтересованных сторон и аудитории, для которой он предназначен. Если рассматривать различные точки зрения, то, как правило, бюджет — это совместная сущность, ограничивающая любой проект.

Таким образом, эффективное бюджетирование проекта имеет жизненно важное значение для успешного выполнения проекта. Статья поможет вам понять бюджет проекта, как создать эффективное бюджетирование проекта, а также его инструменты, методы и преимущества.

Что такое бюджетирование проекта?

Бюджет проекта — это план расходов для эффективного выполнения проекта. Составление бюджета проекта — это инструмент и процесс, который оценивает все возможные расходы, которые понесет проект. Это означает, что бюджет проекта включает рассмотрение всех расходов, которые могут быть включены в мероприятия и ресурсы для успешного завершения проекта. Стоимость мероприятий и ресурсов может включать прямые или косвенные расходы. Расходы на обучение, рабочую силу и оборудование, материальные затраты и другие сопутствующие расходы могут быть понесены внезапно для выполнения проекта.

Составление бюджета проекта охватывает оценку затрат и предлагает систематический бюджетный план, который помогает команде управления проектом правильно планировать и управлять денежными потоками, не нанося ущерба текущим проектам.

Важность точного управления бюджетом проекта

Управление бюджетом проекта является важнейшим шагом для обеспечения успешного завершения проекта. Точное составление бюджета проекта позволяет команде эффективно планировать приобретение ресурсов проекта, действия и развертывание членов команды, предлагая стандартные рекомендации на основе того, какой проект необходимо оценить. Кроме того, эффективное составление бюджета проекта позволяет команде принимать обоснованные решения для контроля отклонений, чтобы не было никаких потерь в ходе выполнения проекта.

Вот некоторые важные факторы, которые делают бюджетирование проекта значимым компонентом управления проектами:

1. Эффективное бюджетирование проекта обеспечивает ясность в руководстве командой проекта и обеспечивает участникам прозрачность финансовых требований проекта.
2. Бюджетирование проекта позволяет руководству команды находить и понимать неопределенности. Это помогает им сталкиваться с проблемами, эффективно реагировать и смягчать бюджетные планы.
3. Проектные группы могут осуществлять более качественное и эффективное планирование на основе точного бюджета, чтобы стабилизировать свой прогресс и не иметь необходимости менять решения и идти на компромиссы в отношении определенных видов деятельности и ресурсов в дальнейшем.
4. Планирование бюджета в управлении проектами облегчает расстановку приоритетов в работе. Оно способствует эффективному распределению ресурсов и помогает контролировать расходы. Лучше всего работает с лучшим планированием и эффективным принятием решений относительно расстановки приоритетов в деятельности, распределения ресурсов и возможных путей. Процесс помогает контролировать расходы на протяжении всего хода проекта, не задерживая работу и не влияя на качество.
5. Эффективное бюджетирование проекта позволяет оптимизировать использование ресурсов путем установления необходимых ограничений и границ расходов на основе конкретных стандартных рекомендаций, разработанных в ходе планирования проекта.
6. Бюджетирование проекта отслеживает ожидаемые и фактические расходы проекта.

Как создать бюджетное планирование в управлении проектами?

Составление реалистичного бюджета проекта необходимо для лучшего управления проектом. Менеджер должен помнить все критические факторы, влияющие на расходы проекта. Вот несколько важных соображений, которые помогут понять аспекты бюджетов проекта для создания эффективного плана.

Базовый уровень объема проекта

Базовый план проекта — это понимание объема поставляемых результатов в проекте. Он включает в себя описание объема проекта и структуру декомпозиции работ (WBS), где словарь WBS определяет элементы в WBS. Также называемый официальным планом, объем проекта должен учитывать все виды деятельности и приобретение ресурсов, необходимые для успешного завершения проекта. Адекватное понимание согласованного объема необходимо для создания бюджета проекта.

Оценка стоимости деятельности

Говорят, что действия последнего уровня должны быть рассмотрены, когда мы начинаем определять бюджет. Этот шаг гарантирует, что все отдельные действия рассматриваются в начале, чтобы оценить фактическую стоимость, не застревая в нереалистичном подходе к бюджетированию проекта.

Критерии оценки

Разные проекты имеют разные расходы и доступность финансирования. Определенные предположения, ограничения и организационные принципы влияют на бюджетирование проекта. Эти факторы называются основой или критериями бюджетирования проекта, которые помогают оценить стоимость и обеспечить разумную точность.

График проекта и ресурсов

При составлении бюджета проекта команда управления проектом должна лучше понимать графики бюджета и потребности в ресурсах в ходе проекта. Ясность в графиках помогает определить тип расходов, необходимых на различных уровнях и временных рамках проекта, что еще больше облегчает получение грантов.

Реестр рисков

Команда управления проектом должна оценить достаточно резервов управления и непредвиденных обстоятельств. Это помогает им эффективно справляться с проектными рисками. Поэтому регистры рисков необходимы для рассмотрения факторов риска и их учета для получения эффективных результатов.

Лучшие стратегии эффективного бюджетирования

Хорошо разработанный проект позволяет руководству команды и сотрудникам оставаться в рамках своих бюджетных целей и добиваться успешного результата. Следуйте стратегиям эффективного бюджетирования.

1. Всех соавторов и инвесторов необходимо попросить раскрыть нюансы, которые любой человек может упустить. Кроме того, участие всех инвесторов помогает обеспечить поддержку и должное рассмотрение в отношении любого запроса на изменение.
2. Разбейте проект на отдельные категории мероприятий на разных уровнях. Такой подход может помочь в детальном понимании задач микро- и крупного уровня.
3. Никогда не игнорируйте косвенные расходы проекта, которые могут включать в себя комиссии за конвертацию валюты или налоги.
4. Обязательно свяжите бюджет с целями, задачами проекта и организационными задачами.
5. Лучший бюджет проекта должен быть создан в начале проекта. Однако необходимо последовательное обновление, чтобы отразить ход проекта и изменившиеся условия.

Некоторые инструменты и технологии могут облегчить управленческим группам составление бюджета проекта.

1. Scoro: Инструмент для прогнозирования, бюджетирования, сбора финансовых данных и управления счетами. Идеально подходит для создания предложений по бюджету проекта и подробных моделей бюджета.
2. Harvest: Многофункциональное программное обеспечение, которое может управлять проектами и отслеживать время. Оно отслеживает рабочее время, создает оповещения по электронной почте в соответствии с проектом, устанавливает бюджеты в зависимости от общей стоимости проекта и впоследствии повышает эффективность команды.
3. Командная работа: Инструмент предлагает планы роста и масштабирования для эффективного бюджетирования. Он предоставляет отдельные шаблоны бюджета для облегчения создания и внедрения персонализированных бюджетных планов.
4. Paymo: Программное обеспечение, которое фокусируется на транзакциях в бюджетировании проекта. Оно сокращает автоматизированные платежи, позволяет отслеживать время и создает индивидуальные счета-фактуры. Общая значимость инструмента заключается в помощи в отслеживании расходов для того, чтобы оставаться в рамках бюджета.

Преимущества бюджетирования проекта

Эффективное бюджетирование проекта помогает командам управления проектом, инвесторам и сотрудникам контролировать весь ход проекта и быстро предпринимать проактивные шаги, когда это необходимо. Это гарантирует качественное бюджетирование проекта, и проект будет успешно завершен без потерь. Вот некоторые преимущества эффективного бюджетирования проекта, о которых вам следует знать.

1. Установление четких параметров и ожиданий успеха каждого участника проекта. Бюджет проекта помогает распознавать все типы расходов, потребность в средствах на различных уровнях проекта и эффективное использование ресурсов.
2. Бюджетирование проекта позволяет руководителям проектных групп обеспечить финансирование проекта и требует ресурсов для его эффективной реализации.
3. Бюджетирование проекта помогает участникам проекта вносить ясность в контрольные точки и ожидания. Этот процесс позволяет принимать обоснованные решения относительно приоритетов проекта, эффективного распределения ресурсов и потенциального снижения рисков.

Бюджеты проектов предполагают создание базы для отслеживания и контроля эффективности в ходе реализации.

Проектирование и планирование проекта требует тщательного рассмотрения всех аспектов, чтобы ожидать плавного рабочего процесса. Основные требования:

• Сотрудничество членов команды.
• Своевременная поставка сырья.
• Предоставление оборудования по мере необходимости.

Основой этих и всех других требований является идеально спланированный бюджет.

Значимость бюджетирования проекта делает его неотъемлемым компонентом планирования проекта. Для этого требуется опытный человек, который может учесть все факторы, чтобы составить достойный бюджет проекта. Использование различных инструментов и методов помогает в предоставлении тщательно разработанного и легко реализуемого бюджета проекта.

Заключение

Вас заинтересовали захватывающие перспективы этой карьерной области? Откройте для себя путь к приобретению необходимых знаний и компетенций для получения высокооплачиваемой должности. Simplilearn здесь, чтобы направлять вас, с гордостью выступая в качестве главного авторизованного партнера по обучению Института управления проектами, предлагая курс обучения сертификации PMP®. Программа может похвастаться множеством основных элементов, включая многочисленные смоделированные экзамены и обучение на основе практических занятий, причем одной из ее отличительных особенностей является круглосуточная служба поддержки курса и пожизненный доступ к записанным материалам.

Часто задаваемые вопросы

В1. Как эффективное бюджетирование проекта влияет на общий успех проекта?

Ответ. Проектное бюджетирование классифицирует и расставляет приоритеты в бюджете, устанавливая расходы, которые должны быть сделаны в нужном месте и в нужное время. Эффективное распределение ресурсов с учетом возможных отклонений в проекте помогает привести проектное бюджетирование к общему успеху проекта.

В2. Каковы потенциальные последствия плохого бюджетирования проекта?

Ответ. Составление бюджета проекта может привести к недостаточному или избыточному распределению бюджета, ошибкам в оценке, недостаточному управлению рисками, задержкам в транзакциях и отсутствию планирования на случай непредвиденных обстоятельств.

В3. Как ИИ и технологии меняют практику бюджетирования проектов?

Ans. Искусственный интеллект или ИИ автоматизирует задачу бюджетирования проекта. Они помогают в документировании счетов и распределении денег на основе уровня и категорий проекта. Внедрение ИИ упрощает настройку и добавляет систематическое отслеживание и удобство для организаций.

В4. Какие тактики эффективны для контроля перерасхода бюджета проекта?

Ответ. Некоторые эффективные тактики контроля перерасхода бюджета проекта включают:

1. Признание причины перерасхода бюджета и смягчение отклонений.
2. Сосредоточение внимания на предыдущей деятельности и эффективное распределение ресурсов.
3. Отслеживайте сопутствующие риски и обеспечивайте эффективное управление рисками.