Что такое Asana Project Management Tool? Все, что вам нужно знать

Asana — идеальный инструмент управления проектами для тех, кто ищет тип программного обеспечения, которое может отслеживать важные и необходимые задачи, связанные с вашим бизнесом, которые вам нужно выполнить в заданные сроки. Это программное обеспечение для управления проектами, которое может помочь вам и вашей команде стать более организованными и готовыми ко всему. Вы сможете отслеживать различные задачи, создавать расширенные списки дел и организовывать задания. В двух словах, Asana может выполнять все задачи, которые требуются для ведения бизнеса.

Заработайте 60 PDU: выберите один из 6 курсовПрограмма магистратуры PMP® PlusЗарегистрируйтесь сейчас!

Что такое асана?

Asana похожа на другие программы управления задачами и проектами, которые позволяют командам организовывать, сотрудничать, планировать и выполнять задачи. Она выступает в качестве идеального компаньона для преодоления хаоса и соблюдения сроков. Это веб-инструмент управления задачами и совместной работы, который устраняет беспорядок в электронной почте и объединяет все задачи. Команды могут использовать Asana для отслеживания всех задач, сотрудничества с другими членами команды, обмена связанными файлами и многого другого.

Инструмент широко используется различными известными компаниями, такими как Deloitte, Airbnb, Pinterest и Dropbox. Asana становится фаворитом среди гигантов отрасли благодаря многочисленным функциям управления проектами и совместной работы. Им пользуются миллионы людей в 195 странах, и он расширяется по всему миру.

Asana для управления проектами: как это работает?

Отдельные лица и команды могут использовать Asana для разбиения большой работы на управляемые задачи. Это комплексный инструмент управления работой, который позволяет отслеживать ход выполнения проектов и задач, обмениваться файлами, комментариями и заметками, а также отслеживать сроки. Это современный метод совместной работы в сотрудничестве. Asana, как уже упоминалось выше, — это программное обеспечение для управления задачами, которое имеет определенные функции, такие как проекты, рабочие пространства, задачи и разделы для управления проектами и задачами, связанными с несколькими клиентами и командами.

Asana в основном предназначена для того, чтобы команды тратили меньше времени на написание писем, проведение встреч и работу над поставленными задачами. Инструмент управления проектами Asana помогает своим пользователям работать быстрее и ставить перед собой интересные цели.

Рабочие пространства

Рабочие пространства — это не что иное, как общие рабочие области, где пользователи могут совместно работать над задачами и проектами. Это основные строительные блоки вашего инструмента Asana. Вы можете создавать разные рабочие пространства для разных клиентов или команд по отдельности.

6% рост рабочих мест в сфере ПМ к 2024 году – Upskill NowUMass PCP Project ManagementИзучить курс

Проекты

После рабочих пространств вы получите пространство, где вы можете увидеть ряд проектов. Это основные подразделения вашей организации, которые могут быть как частными, так и публичными. Вы можете пометить их цветом и отфильтровать их в разделе проектов на основе тегов, назначенных людей и приоритета.

Задачи

Этот уровень организации работы в Asana — to-dos. Вы можете создавать задачи, наполнять их разнообразной информацией и сохранять сбалансированную рабочую нагрузку.

Календарь

Раздел календаря в Asana позволяет вам просматривать все ваши отложенные задачи. Вы можете быстро переключаться между «видом списка» и «видом календаря» в календаре Asana, чтобы видеть, какие задачи должны быть выполнены и когда.

Несмотря на то, что Asana включает в себя возможности, которые предоставляют все необходимое для синхронизации, некоторые команды ищут альтернативы Asana, поскольку управление проектами Asana не стало оптимальным решением из-за его ценообразования и ряда других веских причин.

Особенности асаны

Средства коммуникации

Ваш почтовый ящик помогает отслеживать все ваши сообщения и связанные с ними задачи. Вы даже можете прикреплять задачи к сообщениям и использовать обсуждения проекта для продолжения текущих обсуждений. Вы также можете проверять фотографии и PDF-файлы, а любые ваши комментарии могут быть преобразованы в задачи, чтобы остальная часть команды знала, что нужно исправить.

Различные способы просмотра работы

Поскольку Asana в первую очередь разработана с учетом особенностей вашей рабочей силы, она предоставляет различные способы просмотра ваших задач и проектов:

• Список: просматривайте и группируйте свои задачи в формате сетки.
• Мои задачи: Здесь вы можете увидеть все свои задачи в формате списка дел.
• Календарь: показывает список задач, которые необходимо выполнить в установленный срок.
• Доска: отображает предстоящие задачи в формате доски объявлений.
• Входящие: содержит список ваших разговоров.
• Файлы: Группирует все файлы, загруженные в проект.

Инструменты управления и отчетности

Если вы менеджер своей команды, инструменты отчетности Asana облегчат вам организацию обновлений проекта и отправку напоминаний об обновлениях при необходимости. Вы также можете устанавливать «цели», чтобы держать всех на одной странице, и «вехи», чтобы мотивировать и поощрять их упорную работу.

Вы также можете использовать обновления статуса проектов и портфелей для оперативной связи с вашей командой, а также использовать панель мониторинга, чтобы быстро просмотреть статус всех активных проектов и задач и при необходимости выявить проблемные области.

Создание команд позволит вам объединять людей для работы над одним проектом. Раздел команды включает вкладку обзора, где вы можете отслеживать проекты, и вкладку сообщений для объявлений и групповых бесед.

Вы можете добавлять членов команды в качестве подписчиков к проектам, которые им не назначены, чтобы держать их в курсе событий и оповещать их о любых проблемах, в решении которых они могут помочь.

Администраторы имеют элементы управления конфиденциальностью. Вы можете использовать разрешения и другие меры конфиденциальности, чтобы ограничить доступ к определенным задачам или даже скрыть некоторые команды, которые выполняют конфиденциальную работу.

Простая интеграция приложений

Интеграция приложений Asana — одна из функций, которая делает его простым в использовании. Несколько других приложений также хорошо работают с Asana, наиболее примечательными из которых являются:

• Power BI, Microsoft Team, Zoom, Outlook, Gmail и Slack для общения.

• Adobe Creative Cloud, OneDrive, Office365, Box, Google Drive и Dropbox для создания и обмена файлами.
• Harvest — встроенный инструмент для отслеживания времени.

Asana для управления проектами: плюсы и минусы

Плюсы

Ниже приведены плюсы асаны:

• Дизайн интерфейса Asana привлекателен
• Простой в использовании календарь, синхронизированный со всеми вашими задачами
• Возможность просмотра ваших личных задач в одном месте
• Интеграция электронной почты

6% рост рабочих мест в сфере ПМ к 2024 году – Upskill NowUMass PCP Project ManagementИзучить курс

Минусы

Ниже приведены минусы асаны:

• Не существует простого метода отслеживания всех элементов нескольких проектов, срок выполнения которых приходится на один и тот же день или неделю.
• Поскольку это приложение в основном текстовое, часто происходит нарушение структуры, удаление задания или изменение названия задачи.
• Он не позволяет назначать нескольких человек на одну и ту же задачу.
• При таком количестве обязанностей в одном месте процесс может замедлиться.
• Поскольку в Asana отсутствуют возможности отслеживания времени, вам придется использовать внешнюю программу отслеживания времени.

Заключение

Asana — это гибкая система управления контентом рабочего места (CMS), которая может быть адаптирована для удовлетворения потребностей широкого круга предприятий. Это сложный инструмент управления проектами. Чтобы беспрепятственно использовать этот инструмент и освоить его работу, вы можете записаться на курс последипломного образования Simplilearn по управлению проектами, который охватывает стратегирование и управление — проект, программа, риск, качество, управление сложностью, цифровую трансформацию, ориентированную на клиента, внедрение PMO, а также навыки Agile и Scrum.