7 вопросов, которые задает каждый студент PMP® об управлении проектами

Я преподаю управление проектами уже некоторое время, и хотя материал немного изменился с тех пор, как я начал, студенты и их потребности в понимании остались прежними.

Понимание различных концепций и того, как они применяются к вашей стратегии контроля в управлении проектами, нелегко с первой попытки. Ниже вы найдете технические вопросы по теме, концептуальные вопросы по теме и другие вопросы, которые чаще всего возникают на моих занятиях, и, конечно, ответы на них.

1. Почему некоторые сетевые диаграммы начинаются с нуля, а некоторые — с единицы?

В диаграмме приоритетов, используя метод критического пути, вы оцениваете ранние и поздние старты/ранние и поздние финиши на углах действия. Вы заметите, что на некоторых диаграммах первым ранним стартом является 0, а на других — 1. Любой из них действителен; если вы заметите ниже, то запас хода все равно тот же. Инструкторы PMP® обычно обучают нотации «День-0», потому что математика проще, и она ссылается на другие темы PM, такие как освоенный объем. Чтобы описать их конкретно:

• День 0 обсуждает длительность – я использую это, когда меня не интересует отслеживание длительности/усилий. Вы заметите, что окончание предыдущей активности эквивалентно началу следующей активности. Длительность между активностями отсутствует, если только не задокументировано отставание.

• День 1 обсуждает расписание – я использую это, когда мне интересна календарная модель для контроля. Я отслеживаю начало старта до конца финиша. Начало последующей активности также увеличивается. Опять же, это полезно, если вы рассматриваете расписание или календарный анализ.

2. Как мне разобраться в данных, информации и отчетах об эффективности работы?

Страница 467 в 5-м издании Руководства PMBOK содержит превосходное обсуждение данных, информации и отчетов о производительности труда. Она определяет эти три компонента, а затем пошагово описывает процесс:

• Данные об эффективности работы являются необработанными, собираются, но не анализируются.

• Информация анализируется и рассматривается в контексте.

• Отчеты представляют собой форматированную информацию, используемую для контроля (анализа, обзора, принятия решений).

На странице 467 вы увидите процесс создания данных, процессы преобразования данных в информацию и процесс преобразования информации в отчеты. На схеме показано, где используются отчеты. Поток данных, информации и отчетов является одним из трех основных потоков в рамках структуры.

3. В чем разница между Scope Creep и золотым покрытием?

Сама область действия помогает вам описывать все и только то, что вы намереваетесь сделать в ходе работы над проектом. Имея это в виду, два риска могут допустить отсутствие контроля в этой теме:

• Вы можете разрешить неконтролируемое изменение области действия — это называется «расползанием области действия». Это происходит, когда изменение применяется, но формально не считается изменением.

• Вы можете позволить изменениям выйти за рамки — либо в дизайне, рассматривая «сетчатую дверь на подводной лодке», либо в исполнении, понимая, что у вас есть дополнительное время и бюджет, и желая найти способ их использовать.

В обеих этих ситуациях общая передовая практика управления проектами должна быть верна — «достаточно», чтобы сделать проект более успешным (в рамках) или уберечь его от провала. Изменение сферы действия всегда должно оцениваться с учетом этого.

4. Почему группы процессов являются «группами процессов»? Почему мы не можем называть их фазами?

Во-первых, вы должны различать процессы управления проектами и проектную работу. Процессы обеспечивают контроль, а работа создает результат.

Процессы управления проектами контролируются; они обеспечивают успех и минимизируют неудачи. Они могут затрагивать и изменять область действия, но они не завершают область действия. Эти процессы могут и будут происходить всякий раз, когда необходим контроль. Например, мы набираем команду, когда она требуется. Мы постоянно планируем — повторение процессов планирования — это не что иное, как перепланирование.

Проектная работа — это область действия; это результат и работа, необходимая для его завершения. Фазы — это не более чем разложенная версия общей области действия, которая часто может быть разбита на различные навыки (строительство, ландшафт, электричество, вода, отопление и охлаждение).

5. Как мы управляем изменениями в WBS?

Изменение в структуре разбивки работ (WBS) — это изменение в объеме. Это необходимо тщательно продумать, поскольку это повлияет на бизнес-цель, а также на стоимость, график, качество, риск и другие ограничения.

Изменение объема работ должно быть формальным и должно управляться (контролироваться). Пассивного управления проектами не существует.

6. Откуда берутся вероятности в нормальном распределении?

Для полного обсуждения, исследуйте Центральная предельная теорема. Когда независимые случайные величины складываются, их сумма стремится к нормальному распределению. Это математическое доказательство, поэтому без хорошего переводчика/исследования и времени оно достаточно плотное, чтобы легко вызвать путаницу.

Однако представьте, что у вас есть шесть точек данных. Теорема гласит, что четыре из них будут относительно близко друг к другу, одна будет иметь тенденцию быть меньше, а одна будет иметь тенденцию быть больше. Два выброса можно определить как крайности. Четыре точки данных, расположенные близко друг к другу (из шести), означают, что 66 процентов ваших точек данных (4/6 = 2/3) должны быть близки к вычисленному среднему значению. Это немного отличается от 68 процентов, но вы можете увидеть логику. По мере того, как вы добавляете все больше и больше данных, реальность все больше соответствует полученным вероятностям.

Бета, или 3-точечная взвешенная оценка, использует концепцию, согласно которой нормальное распределение взвешивает данные, стремясь приблизиться к среднему значению, а не к крайним значениям — вот почему вы добавляете 4 «наиболее вероятных» значения к каждой группе пессимистичных и оптимистичных точек.

7. Почему Agile включен в жизненные циклы проектов? Разве он не отдельный?

Управление проектами говорит о контроле. Agile описывает один из способов контроля работы над проектом, полезный, когда ожидается, что ваша работа будет меняться довольно сильно. Эта методология является одной из многих и описана на высоком уровне во втором разделе Руководства PMBOK 5-го издания.

6-е издание Руководства PMBOK далее интегрирует Agile во все области знаний. Эффективное управление изменениями гарантирует гораздо более высокую вероятность успеха. Чтобы интегрировать это в стандартное управление проектами, передовые практики должны помочь вам подготовиться к реальной рабочей среде — изменяющейся, часто неоднозначной и сложной.

Заключение

Это всего лишь начальное обсуждение тем, которые представляют большой интерес для всех, кто готовится к экзамену на сертификацию PMP®. У тренеров часто нет времени вдаваться в подробности, а именно подробности помогают вам понять, почему этот массив знаний структурирован именно так. И, наконец, это обсуждение — двусторонний обмен информацией. Пожалуйста, поделитесь своими мыслями ниже и следите за обновлениями. Как всегда, вы также можете связаться с другими тренерами и мной на нашем форуме сообщества.

Хотите улучшить свои навыки управления проектами? Пройдите наш курс сертификации по управлению проектами сегодня и выведите свою карьеру в управлении проектами на новый уровень.

PMBOK®, PMP® и PMI® являются зарегистрированными товарными знаками Project Management Institute, Inc.