5 ошибок начинающих менеджеров проектов

Учитывая все разнообразие задач, с которыми приходится сталкиваться предприятиям, управление проектами действительно необходимо практически в каждой сфере. 97 процентов организаций считают, что управление проектами является неотъемлемой частью их деятельности. В конце концов, управление проектами призвано помогать командам работать более эффективно и экономить время, но противоположное может произойти, когда менеджер проекта только начинает. И хотя совершение ошибок — это всего лишь часть кривой обучения, полезно знать о распространенных подводных камнях заранее, что может помочь новому менеджеру проекта быть более подготовленным, зная, на что обращать внимание. Вот некоторые из наиболее распространенных ошибок, которые склонны совершать новые менеджеры проектов.

1. Отсутствие коммуникации

Как и в случае со многими отделами в бизнесе, коммуникация является ключом. Вся команда должна быть на одной волне и понимать, что им следует делать, когда дело касается документирования прогресса в проекте, постановки и достижения целей, выполнения поставленных задач и т. д.

Как руководитель проекта, важно объяснить другим членам команды, что от них требуется и ожидается, чтобы обеспечить бесперебойную работу проекта. Многие руководители проектов не понимают этого на ранних этапах, и когда отсутствует коммуникация, важные вещи могут ускользнуть из виду.

Чтобы избежать проблем с коммуникацией, проводите регулярные встречи с членами команды, чтобы оценить их прогресс. Если вы работаете с удаленной командой, запланируйте регулярные звонки и/или проверки по электронной почте.

2. Постановка задач в виде чрезвычайно крупных проектов

Как новичок, вы можете не захотеть настраивать слишком много проектов одновременно, но иногда необходимо разбить один проект на несколько более мелких проектов. Настраивая один слишком большой проект, многое может пойти не так. Члены команды могут посчитать весь проект слишком подавляющим и запутанным. Незначительные детали могут быть упущены из виду, и даже если некоторые части проекта могут показаться незначительными, пропуск сроков или полное забвение о них может привести к провалу всего проекта.

Используйте шаблон устава проекта для документирования проекта. Таким образом, вы можете определить подзадачи, которые могут выполняться одновременно, а также подзадачи, которые должны быть выполнены до начала следующего шага. Устав также должен помочь вам назначить людей на каждую задачу, чтобы каждый человек в команде четко понимал свои обязанности.

3. Не учитывать потенциальные конфликты расписания

Часто успешное выполнение одной задачи зависит от того, выполнит ли другой член команды свои задачи первым. Но что, если член команды имеет другой проект, который ему нужно выполнить первым? Что, если задержка одного шага приведет к задержке всех последующих шагов? Если несоблюдение крайнего срока означает, что другие члены команды не выполнят свои задачи вовремя, важно предусмотреть такую ​​возможность. Как новый менеджер проектов, вы можете легко упустить из виду важность предоставления членам команды дополнительного времени для выполнения своих задач — просто на всякий случай, если что-то неожиданно возникнет. Вот почему выявление различных рисков и знание временных ограничений может помочь вам лучше предсказать эти препятствия.

4. Неспособность расставить приоритеты в задачах

Допустим, вы составляете список задач для конкретного члена команды. Вы рассмотрели детали того, что влечет за собой проект, и шаги, необходимые для его завершения. Но как новый менеджер проекта вы могли упустить из виду одну важную часть назначения задач: уровень приоритета. Хотя сроки могут быть полезны, когда дело доходит до завершения проектов, они не обязательно выделяют, какие задачи имеют высокую важность и должны быть выполнены в первую очередь. В конце концов, несколько элементов могут иметь схожие сроки выполнения. Если другие важные проекты или задачи всплывают до того, как будут завершены высокоприоритетные задачи, это может быть проблематично. Избегайте потенциальных ловушек, расставляя приоритеты задач с самого начала.

5. Отсутствие подготовки

Многие люди являются практическими учениками и могут оказаться в новых ролях с небольшим или нулевым опытом. Вместо этого они учатся на работе и по ходу дела, что может хорошо сработать в некоторых ситуациях. Однако без формального обучения менеджеры проектов могут упускать из виду вещи, которые могут сделать их более эффективными как менеджеров проектов в целом и, в свою очередь, даже лучше выполнять свою работу. Это включает в себя не только базовые навыки управления проектами, но и полное понимание всех доступных функций и инструментов, которые предлагаются через используемое ими программное обеспечение для управления проектами. Новичку легко изучить ровно столько, чтобы обойтись, но если он позволит себе освоиться только с основами, он может не в полной мере воспользоваться всеми полезными функциями, которые могли бы помочь всей команде.

В соответствии с исследоватьболее половины организаций не имеют программы обучения управлению проектами. Независимо от того, обучаете ли вы команду менеджеров проектов в своей компании или только начинаете свою собственную работу в качестве менеджера проектов, обучение может помочь. Simplilearn предлагает широкий спектр курсов, специально разработанных для обучения управлению продуктами, которые могут предоставить вам (или вашей команде) навыки, необходимые для успеха в управлении проектами. Независимо от того, ищете ли вы краткий базовый курс, чтобы научить вас основам, или тот, который может вывести вас из новичка в сертифицированного специалиста по управлению проектами, или что-то среднее, мы можем вам это предоставить.

PMBOK®, PMP® и PMI® являются зарегистрированными товарными знаками Project Management Institute, Inc.