13 ошибок в управлении проектами, которые могут поставить вашу работу под угрозу

При всем многообразии задач, с которыми приходится сталкиваться компаниям, управление проектами действительно необходимо практически в каждой области, чтобы гарантировать, что проекты будут идти по графику и в рамках бюджета. Фактически, 97 процентов организаций считают, что управление проектами является неотъемлемой частью их деятельности. Однако именно потому, что управление проектами настолько важно, любое количество ошибок в управлении проектами может поставить вашу работу под угрозу. Эти ошибки могут стоить бизнесу времени и денег, в дополнение к тому, что они могут стоить вам вашей работы, поэтому крайне важно знать, как их избегать.

Ниже представлен список из 13 наиболее распространенных ошибок в управлении проектами — ошибок, которые могут подорвать вашу профессиональную репутацию или даже положить конец вашей карьере менеджера проектов.

1. Работа без предварительного опыта или обучения

Многие люди по умолчанию являются практическими учениками, а не по выбору, и оказываются в новой роли с небольшим или нулевым предыдущим опытом. Иногда сотрудники учатся на работе, и это работает хорошо. Однако одна из самых больших ошибок в управлении проектами — это отсутствие опыта и/или обучения. Это включает в себя не только базовые навыки управления проектами, но и полное понимание всех доступных функций и инструментов, предлагаемых через программное обеспечение для управления проектами, которое они используют. Более сложные проекты и проекты с более чем 10 участниками требуют менеджера проекта с опытом в различных видах деятельности, от проведения совещаний до работы с рисками и ожиданиями проекта. Кроме того, хороший менеджер проекта обладает техническими знаниями в любой технологии, которая используется в проекте.

2. Неясный объем

Ясность в объеме проекта имеет важное значение для успеха проекта, поскольку она позволяет менеджеру проекта сосредоточиться на важных аспектах работы, отсекая ненужные действия. Неясный объем отвлекает внимание проекта от его целей и задач с течением времени. Хороший объем проекта тщательно спланирован и должен содержать цели и ограничения проекта, ресурсы, которые будут использоваться, и будут ли эти ресурсы получены из внутренних или внешних источников. Более того, объем должен быть общим и поддаваться интерпретации. При создании объема проекта должны быть задействованы все члены команды проекта, поскольку они обладают необходимыми знаниями и навыками. Кроме того, согласованное членами команды заявление о проекте станет основой, на которой будут приниматься будущие решения в отношении проекта.

3. Плохое планирование проекта

Плохое планирование проекта — огромная ошибка управления проектом. Планирование позволяет проекту не сбиться с пути и завершиться вовремя. Следовательно, это важнейшая мера успешности проекта. Менеджеры проектов должны планировать задачи в зависимости от их хронологического порядка. Они также должны обеспечить, чтобы все заинтересованные стороны проекта были в курсе графика проекта и изменений, которые могут произойти в процессе выполнения проекта, тем самым влияя на график.

4. Не учитывать потенциальные конфликты в расписании

Часто успешное выполнение одной задачи зависит от того, выполнит ли другой член команды свои задачи первым. Но что, если член команды должен заняться другим проектом, который ему нужно выполнить первым? Что, если задержка одного шага приведет к задержке всех последующих шагов? Если несоблюдение крайнего срока означает, что другие члены команды не выполнят свои задачи вовремя, важно заранее спланировать такую ​​возможность. Можно легко упустить из виду важность предоставления членам команды дополнительного времени для выполнения своих задач — на всякий случай, если возникнет что-то непредвиденное. Вот почему выявление рисков и знание временных ограничений может помочь вам лучше предсказать потенциальные препятствия.

5. Слишком оптимистичные сроки

Помимо того, что менеджеры проектов не допускают конфликтов в расписании, они иногда устанавливают слишком оптимистичные сроки. Жесткие сроки часто упускают из виду объем работы, которую необходимо выполнить, чтобы уложиться в сроки. Это заставляет людей чувствовать себя под давлением по мере приближения сроков, что может привести к случаям апатии, когда все выглядят занятыми, но реального прогресса в достижении цели нет. Чтобы противостоять этому, менеджер проекта должен устанавливать реалистичные сроки, которые позволят игрокам команды добиться оптимальной производительности, а также позволять конфликты в расписании или другие задержки.

6. Неспособность расставить приоритеты в задачах

Допустим, вы составляете список задач для конкретного члена команды. Вы рассмотрели детали того, что влечет за собой проект, и шаги, необходимые для его завершения. Но как новый менеджер проекта вы могли упустить из виду одну очень важную часть назначения задач: уровень приоритета. Хотя сроки могут быть полезны, когда дело доходит до завершения проектов, они не обязательно выделяют, какие задачи имеют высокую важность и над которыми следует работать в первую очередь. В конце концов, несколько элементов могут иметь схожие сроки выполнения. Если другие важные проекты или задачи всплывают до того, как будут завершены высокоприоритетные задачи, это может быть проблематично. Избегайте потенциальных ловушек, расставляя приоритеты задач с самого начала.

7. Откусывание слишком большого кусочка

Есть поговорка, что не стоит откусывать больше, чем можешь прожевать. Это относится к управлению проектами, поскольку вы, вероятно, будете заниматься несколькими проектами одновременно. Однако если менеджер проекта одновременно ведет слишком много конкурирующих проектов, существует высокий риск истощения ресурсов, как с точки зрения персонала, так и времени и денег. Контроль количества проектов может помочь предотвратить эту ошибку.

8. Постановка задач в виде чрезвычайно больших проектов

С другой стороны, хотя вы можете не захотеть начинать слишком много проектов одновременно, вы также должны знать о чрезмерно больших проектах. Иногда необходимо разбить один проект на несколько более мелких. Если один проект слишком большой, члены команды могут посчитать весь проект слишком подавляющим и запутанным. Незначительные детали могут быть упущены из виду. И хотя некоторые части проекта могут показаться незначительными, пропуск сроков или полное забвение о них может привести к провалу всего проекта.

Для крупных проектов используйте шаблон устава проекта, чтобы документировать проект. Таким образом, вы можете определить подзадачи, которые могут выполняться одновременно, а также подзадачи, которые должны быть выполнены до начала следующего шага. Шаблон устава также должен помочь вам назначить людей на каждую задачу, чтобы каждый человек в команде четко понимал свои обязанности.

9. Недостаточная коммуникация

Как и во многих других отделах в бизнесе, коммуникация является ключом к успешному управлению проектами. Отсутствие коммуникации между различными сторонами, вовлеченными в проект, может привести к плохому выполнению проекта или даже к провалу. Вся команда должна быть на одной волне и всегда быть в курсе статуса проекта. Каждый должен понимать, что ему необходимо делать на каждом этапе, и документировать свой прогресс по каждой задаче.

Как менеджеру проекта, важно объяснять другим членам команды, что от них требуется и чего от них ожидают. Многие менеджеры проектов не понимают этого на раннем этапе, и когда нет общения, важные задачи остаются без внимания. Чтобы избежать проблем с общением, проводите регулярные встречи с членами команды, чтобы оценить их прогресс. Если вы работаете с удаленной командой, запланируйте регулярные звонки и/или проверки по электронной почте.

10. Игнорирование ошибок команды

Игнорирование ошибок, допущенных командой, управляющей проектом, является ошибкой новичка, которая может привести к потере работы менеджером проекта. Как и все люди, члены команды могут ошибаться. Однако, если позволить ошибкам выйти из-под контроля, это может привести к фиаско, поскольку члены команды учатся заметать свои ошибки под ковер. В долгосрочной перспективе, это будет вина менеджера проекта, если упущенные ошибки будут распространены на другие области проекта, что приведет к неудаче.

В качестве средства защиты руководитель проекта должен уметь определять ошибки, допущенные конкретными членами команды, и немедленно решать их позитивным и дипломатичным образом. Кроме того, члены команды должны быть проинформированы о последствиях своих действий. Неспособность устранить ошибки приведет к культуре, в которой члены команды будут воспринимать ошибки как должное и больше не будут заботиться о качестве выполненной работы. Накопление ошибок с течением времени приведет к более высокой вероятности того, что проекты выйдут за рамки графика или бюджета или вообще потерпят неудачу.

11. Недостаточная поддержка со стороны заинтересованных сторон

Чтобы проект продвигался вперед, важно искать поддержку всех заинтересованных сторон, начиная от высшего руководства и заканчивая работниками ручного труда. Менеджер проекта должен общаться с каждым членом команды об их ролях в обеспечении успеха проекта.

Сотрудники, как правило, делают то, что им поручили, или что угодно, что позволит им оставаться соответствующими поставленной задаче. Поэтому они должны знать цели проекта и свой прогресс на данный момент, не говоря уже о знании того, что им необходимо сделать, чтобы ускорить процесс реализации этапов проекта в срок.

12. Использование неподходящей команды для проекта

То, что у вас есть команда, не означает, что это правильная команда. И использование неправильных членов команды в конечном итоге разрушит вашу репутацию как менеджера проекта, когда проекты терпят неудачу. Хитрость заключается в том, чтобы набрать членов команды с правильными полномочиями, даже если вы сталкиваетесь с нехваткой ресурсов, жесткими сроками или директивой сверху. И включение кого-то в команду просто потому, что у него есть время, чтобы взяться за дело, — неправильный подход. Ждите людей со знаниями и навыками, которые вам нужны в вашей команде, чтобы обеспечить успех проекта.

13. Неправильное управление рисками проекта

Риск реален. И все пойдет не так. Если не принять мер по снижению рисков, которые могут постичь проект, прогресс может сорваться, и проект может выйти из графика или выйти за рамки бюджета. Осознавайте все потенциальные риски, полагаясь на свою подготовку и опыт, и научитесь определять эти риски на ранних этапах. Кроме того, обратите внимание на другие 12 ошибок, описанных выше, каждая из которых может увеличить риск проекта.

Прежде всего, пройдите обучение

Вы можете избежать 13 ошибок в управлении проектами, описанных выше, следуя советам, но обучение — это лучший способ обеспечить наилучшее управление проектами (и безопасность работы). Согласно исследоватьболее половины организаций не имеют программы обучения управлению проектами. Независимо от того, обучаете ли вы команду менеджеров проектов в своей компании или только начинаете свою собственную деятельность в качестве менеджера проектов, обучение может существенно повлиять на ваш показатель успеха.

Simplilearn предлагает широкий спектр курсов, специально разработанных для обучения управлению проектами, которые могут предоставить вам (или вашей команде) навыки, необходимые для успеха в управлении проектами. Если вы ищете краткий базовый курс, чтобы научить вас основам, или курс, который может вывести вас из новичка в сертифицированного специалиста по управлению проектами, мы можем вам это предоставить.