12 лучших советов по работе со Slack, которые помогут повысить продуктивность в 2021 году

На работе вы, вероятно, ежедневно занимаетесь миллионом различных задач. Удерживать их все в голове может быть сложно. Есть тонна приложения для повышения производительности которые могут помочь вам запомнить вещи и управлять своими задачами за вас.

Не хотите искать и устанавливать дополнительное программное обеспечение? Не проблема. Slack имеет ряд функций повышения производительности. Вот основные советы и приемы Slack, которые помогут вам стать более продуктивным в этом году.

Лучшие советы и хитрости Slack для повышения продуктивности

Slack всегда делал упор на продуктивность. Здесь вы найдете новейшие функции, недавно добавленные в Slack, а также старые скрытые функции, о которых вы, возможно, не знали.

1. Организуйте свои Slack-каналы

Поскольку каждый может создать канал в Slack, ваше рабочее пространство может быть загромождено чатами и каналами, которые вы не используете. Проблема в том, сколько времени вы собираетесь потратить, когда вам нужно найти что-то важное среди всего этого беспорядка, например, когда вы не помните имя канала, на котором была опубликована ссылка или вложение, которое вам нужно. .

Хороший способ избавиться от беспорядка в каналах Slack – это держать их в порядке. Вы можете разделить все свои каналы на три основные категории:

• Помеченные каналы: пометьте важные каналы в рабочем пространстве Slack. Это должны быть те каналы, которыми вы пользуетесь чаще всего, например, каналы, на которых вы обсуждаете свои активные проекты, или каналы, по которым вы постоянно ходите за важной информацией и ссылками.
• Обычные каналы: это могут быть все второстепенные каналы, которые вы открываете время от времени.
• Отключенные каналы: есть ли какие-либо каналы, которые производят слишком много шума (например, уведомления), но, кажется, вы не используете их достаточно часто? Найдите каналы, которые вы не проверяете регулярно, и отключите их в Slack.

Чтобы отключить канал, откройте его в Slack, затем выберите имя канала в заголовке беседы. Откройте меню уведомлений и выберите «Отключить канал».

Все отключенные каналы отображаются серым цветом в нижней части списка каналов.

2. Настройте напоминания в Slack.

Вы можете использовать Slack для настроить умные напоминания для себя или своих коллег, чтобы не пропустить сроки выполнения проекта.

Чтобы установить напоминание для себя, откройте окно сообщения в Slack и введите / напомнить мне, а затем текст и время напоминания. Например, / напомнить мне отправить электронное письмо в 14:00.

Вы также можете создать напоминание для своих коллег. Для этого откройте окно сообщения в Slack и введите / remind @someone, а затем текст и время напоминания. Например, / напомнить @Anya отправить электронное письмо в 14:00.

Чтобы создать напоминание для всего канала, откройте этот канал в Slack и введите в окно сообщения / напоминание #nameofchannel, а затем текст и время напоминания. Например, / напомнить #general отправить электронное письмо в 14:00.

3. Просмотрите все свои непрочитанные сообщения.

Для быстрого доступа ко всем непрочитанным сообщениям вы можете использовать функцию «Все непрочитанные» в Slack.

Чтобы настроить его, откройте Slack и выберите «Еще» в меню боковой панели слева. Затем выберите Все непрочитанные. Кроме того, вы можете использовать сочетания клавиш Ctrl + Shift + A (для Windows) или Cmd + Shift + A, чтобы просмотреть все непрочитанные сообщения.

4. Настройте автоматические ответы Slackbot.

Если вы часто отвечаете или задаете один и тот же вопрос снова и снова в Slack, вы можете сэкономить время, настроив автоматические ответы Slackbot.

Slackbot – это встроенный бот который может доставлять вам автоматические ответы, когда указывает на использование триггерных слов или фраз в сообщении или канале.

Чтобы настроить собственный ответ Slackbot, выберите имя своей рабочей области в верхнем левом углу экрана и перейдите по пути «Администрирование»> «Настроить».

В окне Customize Your Workspace на вкладке Slackbot выберите + Add New Response.

Введите слово или фразу-триггер в поле «Когда кто-то говорит» слева, а ответ – в поле «Ответ Slackbot». Ответ может быть простым текстом, а также ссылками, изображениями или смайликами.

5. Настройте уведомления в Slack.

Уведомления Slack могут быть как полезными, так и вредными, если вы получаете их слишком много. К счастью, вы можете настроить, какие уведомления вы будете получать в Slack и когда вы их получите.

Чтобы управлять уведомлениями, выберите изображение своего профиля в Slack и перейдите по пути «Настройки»> «Уведомления». Оттуда вы можете выбрать, какие уведомления вы хотите получать.

Выберите, хотите ли вы получать уведомления обо всех новых сообщениях, личных сообщениях, упоминаниях и ключевых словах или вообще ни о чем.

Вы также можете получать уведомления, когда кто-то упоминает определенное слово или фразу в Slack. Введите эти слова в поле «Мои ключевые слова», чтобы включить эту опцию.

На этой же странице вы можете настроить собственное расписание уведомлений, чтобы получать их только тогда, когда это необходимо.

6. Используйте Slack Connect, чтобы приглашать людей за пределами вашей компании.

Slack Connect это сервис, который Slack предлагает для приглашения людей за пределами вашей компании присоединиться к вашему каналу Slack. Таким образом, вам не нужно беспокоиться о сохранении конфиденциальности и безопасности вашего общения (Slack позаботится об этом), а также о переключении с одного мессенджера на другой, чтобы продолжить общение.

Если вы просто хотите обмениваться прямыми сообщениями с кем-то за пределами вашей компании, вы можете сделать это даже на бесплатном плане Slack. Чтобы отправить приглашение Slack Connect DM, начните новое сообщение и в поле Кому: введите адрес электронной почты человека, которого вы хотите пригласить.

Затем у другого человека будет 14 дней, чтобы принять ваше приглашение.

Если вы и человек, которого хотите пригласить, используете один из платных планов Slack, вы также можете создать общие каналы для более эффективного общения в Slack. Вы также можете пригласить внешних людей присоединиться к любому из ваших существующих каналов (кроме #general).

Чтобы пригласить кого-то на один из ваших каналов Slack, выберите имя канала и следуйте по пути Настройки> Slack Connect> Работа с другой компанией. Введите адрес электронной почты людей, которых вы хотите пригласить, и нажмите Готово для подтверждения.

7. Используйте форматирование текста, чтобы улучшить ваше общение в Slack

Форматирование текста может помочь вам легко понять вашу точку зрения и добавить ясности в общение в Slack. Вы можете легко форматировать свои сообщения в Slack, используя панель инструментов форматирования в окне сообщения или используя специальные символы для каждого формата.

Используя форматирование текста в Slack, вы можете сделать свой текст полужирным, курсивом, использовать зачеркивание, цитаты, маркированные и упорядоченные списки, а также добавлять ссылки и строки кода в свои сообщения.

8. Используйте ярлыки Slack.

Сочетания клавиш помогают быстрее выполнять задачи, что позволяет сэкономить массу времени.

Вы можете найти список всех сочетаний клавиш Slack, нажав Ctrl + / (для Windows) или Cmd + / (для Mac).

9. Управление входящей электронной почтой (только для платных планов Slack)

Отправка писем в Slack – отличная функция, которая может помочь вам сохранить все рабочее общение на одной платформе. Однако некоторые пользователи предпочитают хранить их отдельно. Если вы являетесь владельцем или администратором рабочего пространства, которое использует платный план Slack, вы получаете полный контроль над этой функцией – вы можете решить, могут ли участники рабочего пространства отправлять электронные письма на каналы, DM или Slackbot и публиковать их в Slack.

Чтобы управлять входящими сообщениями электронной почты, сначала выберите свое рабочее пространство. Затем перейдите в «Настройки и администрирование» и следуйте по пути «Настройки рабочего пространства»> «Входящие электронные письма»> «Развернуть». Оттуда вы можете включить или отключить входящие электронные письма.

10. Просмотр активности сообщений (только для платных планов Slack)

Если вы хотите повысить эффективность своего рабочего пространства Slack, вы можете использовать данные, которые вы собираете, просматривая активность сообщений. Это функция, доступная для владельцев или администраторов рабочих пространств, которые используют один из платных планов Slack.

Чтобы просмотреть активность сообщений, найдите сообщение, которое хотите проверить, и щелкните значок с тремя точками рядом с ним. Затем выберите Просмотр сообщений.

Эта статистика может помочь вам измерить влияние объявлений и внутренних коммуникационных кампаний.

11. Научитесь искать информацию в Slack.

Вы являетесь частью большого рабочего пространства и всегда пытаетесь найти информацию о Slack? По умолчанию, когда вы выполняете поиск в Slack, он показывает вам результаты по всем каналам и сообщения от всех пользователей из вашей рабочей области. Однако Slack предлагает несколько более эффективных способов поиска.

Для улучшения результатов поиска используйте следующее:

• in: когда вам нужно искать внутри определенного канала – напр. Результаты тестов: #general.
• from: когда вам нужно просмотреть сообщения от одного пользователя – напр. Результаты тестирования от: @person.
• имеет: при поиске сообщений, содержащих определенные ключевые слова – например, Имеет: результаты тестирования.
• после:, до: или во время: для поиска сообщений за определенные периоды времени – например. Во время: сегодня.

12. Начните использовать Workflow Builder.

Наконец, один из лучших сервисов повышения производительности, который вы можете использовать в Slack, – это Workflow Builder. Workflow Builder – это набор инструментов, которые позволяют автоматизировать повседневные задачи, чтобы вам не приходилось тратить время на их выполнение вручную. Будь то приветственное сообщение для новых пользователей или запрос подписи на документе – вы решаете, насколько простым или сложным будет ваш рабочий процесс.

Чтобы начать работу с Workflow Builder, выберите свою рабочую область и следуйте по пути Инструменты> Workflow Builder. Затем выберите тип процедуры, которую вы хотите автоматизировать, и начните создавать свои первые рабочие процессы в Slack.

Станьте опытным пользователем Slack

Slack часто считают просто коммуникационной платформой. Однако это также мощное приложение для повышения производительности. Вам просто нужно хорошо разбираться в приложении, а также несколько скрытые советы и хитрости Slack чтобы стать опытным пользователем.

Slack помогает вам стать более продуктивным? Какие из ваших любимых советов и приемов Slack? Поделитесь ими с нами в разделе комментариев ниже.